【特別企劃】文化部公文資訊系統組織改造經驗談

配合政府組織改造，文化部將於101 年度 成立運作，不僅解決文化業務長久以來 面臨人力及資源的困境，將原本分散的文化事 權予以整合，更顯見政府對文化領域之重視與 國家文化發展之新契機。

因此，行政院研究發展考核委員會加速辦理資 訊改造，以資源整併及資訊服務共享（Shared Services）為兩大主軸，要求機關成立資訊工 作小組，並於新機關籌備小組成立時將該小組 轉成資訊改造分組，積極推動組改資訊移轉整 併、資訊預算編列及建構以部會本部為基礎的 共構機房，期配合行政院組織改造推動進程， 落實資訊無縫移轉、服務不中斷。依據〈行政 院及所屬各機關組織調整作業原則〉，各部原 則得設內部一級資訊單位。因此，文化部組織 法正式施行日期為101 年5 月20 日，原文建 會資訊小組亦於是日改設資訊處，正式成為內 部一級單位（如圖一），統籌文化部資訊業 務、經費與人力。

該部公文系統於97 年開始找廠商發包專案， 希望全面汰舊換新公文系統。當時在規劃新的公文系統時，是以文化部為架構發展來規劃，除了在web 版的設計外，希望能將各部屬資料 庫共用，並符合檔案法的相關規定，包括相關 的電子簽章法，以及歸檔後要加上相關機關簽 章等，所需的流程都能於線上完成作業，故花 費近兩年時間，當時文建會在98 年11 月完成 導入後，從98 年12 月後，陸續在兩年內導入 了19 個附屬機關，逐漸完成文化部公文架構 之雛型，並在這兩年陸續做修正，採分次有策略地導入，「一次全面導入北中南附屬機關風 險較高，故決定以穩扎穩打的模式循序漸進式 到位法，在人力最大允許下獲得最大效益」。

98 年起即著手進行相關資訊資源盤點工作

為順利達成文化部資訊改造之目標，文化部資 訊處自98 年起即著手進行相關資訊資源盤點 工作，規劃長期網路架構與電腦機房配置，並 秉持分階段執行的原則，逐步開發建置行政共通系統，研擬人員與經費向上集中方式，與所 屬機關共同討論、溝通，取得共識。組改前亦 密集確認細部作業方式，隨時因應實際情形進 行微調，5 月20 日改接時，人員不慌不亂、 各司其職，順利依既定之作業流程完成各項改 接工作。

文化部本部包括7 司、5 處、1 任務編組及11 個駐外單位，所屬3、4 級機關（構）亦達19 個（如圖二），掌理之業務範疇涵蓋極廣，為 符合資訊改造之整合、集中方向，以最小支出 達到最大效益，就公文資訊系統作業調整擬定 工作計畫項目如下：

1. 確認參加演練機關、機關人員與公文資訊 系統廠商清單及連絡資訊。
2. 文化部向行政院人事行政局申請編列核定 新機關全銜、新機關代碼。
3. 確認公文資訊系統演練環境之可用性。
4. 公文管理系統機關組織名錄、發文字號、 總收文號、創稿號、代擬代判機關號核 定，及相關報表格式與資料整併之修正。
5. 公文製作系統之通訊錄及地址、通訊錄群 組之核定。
6. 公文製作交換目錄是否可設定為公文電子 交換網路系統之交換目錄與核定。
7. 重新制訂或修正檔案管理系統所用之檔案 分類表及檔案保存年限區分表。
8. 改制前機關檔案資料備份及系統轉置作業 測試。 這些皆有賴於叡揚資訊公文管理系統廠商一起並肩合作，而在策略方面，除秉持系統資源共 享、管理集中，以及軟體整合、共用原則外， 另不求一次到位，確立「由易至難」及「分階段處理」之二大策略，亦即：

一. 簡單、容易的事先做，待協調或整合難度 高的事，分階段辦理。

二. 組改前陸續完成移轉，以免當日不及應變。

改接作業前　循序漸進步步達成

此外，因應文化部成立之日，於組改前3 個月 起即上緊發條、密集討論與確認各項改接工作 是否按照既定時程表進行，務求改接當日順利 達成任務，而文化部資訊處的處理原則為，較 易處理簡單的部分先做好，越到尾聲越可以集 中火力處理複雜難度高的問題，人員也不會疲於奔命，讓進度輪廓可以更清晰。

一. 組改前3 個月

確認工作內容與進度，釐清、評估各工作項目 執行排程與可能之風險，此階段工作包括：

1. 每2 星期確認與檢討系統組、網站組與行 政共通組工作內容與進度，同時確認人事 處有關機關組織與人員，本部Logo。
2. 釐清改接前可提前辦理工作項目，如公文 系統導入等。
3. 評估可能形成風險的工作且預為處理。

二. 組改前1 個月

依據既定排程，審視及再次確認執行可能性與風險，先逐步導入各機關使用行政共通系統：

1. 持續整理確認與檢討系統組、網站組與行 政共通組工作內容與進度，同時確認人事 處有關機關組織與人員等。
2. 每星期六，從四級機關開始，每次安排兩 到三個機關進行進行整併，依各機關新組 織架構先行辦理導各機關EIP、人事差勤 與公文系統( 因為公文系統會牽涉EIP 及 人事差勤系統)，避免5 月20 日改接當日 各項工作繁重，茲生問題。( 註: 之所以 會從四級機關開始，乃因組織變動人數較 少，故先做好調整就定位，讓重心慢慢清 轉向需要大幅調整之單位。)

三. 組改前1 星期

即將成立的文化部預定融入原文建會、新聞局 及研考會政府出版品管理處部分的業務與人 員，為因應正式上路後可能面臨的各種狀況， 在人員陸續到位後，文化部籌備小組即提前展 開試運轉作業。

因此，資訊處成立之前即著手處理來自不同組 織的系統移轉問題，且配合部內全面打散重組 的人事安排，協助新加入的使用者設定個人電 腦軟硬體，並指導熟悉既有行政共通系統與相 關資訊服務。在組改前1 星期執行工作如次：

1. 持續整理確認各機關組織與人員。
2. 確認改接當日各機關聯絡窗口與電話。
3. 辦理文化部、影視局與文資局行政共通系 統組織，如公文系統，並持續進行人員設 定、新進人員行政共通系統教育訓練與PC 軟體安裝與設定。
4. 辦理文化部行政公文系統試營運作業。

另，特地採公文雙軌制，也就是說文化部與文 建會的公文同時進行。舉例來說，新公文就走 文化部新架構的公文系統，而原來已經存在在 文建會的公文則持續跑流程但不再做創簽，未 結案之公文直到七月底隨著舊公文系統一起關 閉結案。不過，因為當時文化部尚未正式成立，所以對外發文採舊公文紙本為主。

四. 組改當日

而變動較大的三級機關，如：文資局、影視 局，才在改決當日，進行組織變動，由於5 月 20 日為星期日，為確保改接當日無縫接軌， 5 月18 日（星期五）即先聯繫各機關窗口與 廠商應於5 月19 日（星期六）與本處所有人 員一起備戰，並啟用新的機關憑證，就各網 站Logo、公文系統等逐步展開切換與上線， 經過一日一夜的挑燈夜戰，公文系統一次導入 20 個機關，順利完成並在5 月20 日以文化部 形象正式向外發聲。 本次公文管理系統能順利完成組改之無縫接 軌，團隊組織同仁盡心盡力，密切配合，事 前規劃演練，複雜問題切割細分為幾個議題， 分段處理，同時有賴於叡揚資訊全程的參與、 討論與執行。資訊改造必須倚賴合作廠商之 技術支援，及很多人協助與指導。

在教育訓練只有兩場下，又面臨新聞局及影 事局是新納入單位( 約100 多個人)，不但牽涉1. 作業功能及使用環境不一樣 2. 操作面問 題，加上兩局的個人電腦環境與文建會不一 樣，「真的是一台一台重新做設定，也讓當 時的第一線人員的王建文及張志誠忙得不可 開交。」甚至上線之初的一個月，電話總是 滿線接都接不完，「主要是部分單位過去是 紙本或是部分紙本做業，而原文建會單位已經習慣線上簽核流程，這種使用操作環境的 改變的確需要一段時間才能慢慢平穩收斂。」

而叡揚也願意配合文建會，在上線前的一個月，特地做一個切換功能，同仁可以在同一 個畫面切換文建會及文化部的公文系統介面， 「可以馬上看到文建會及文化部的角色差異， 減少同仁上線之後的不適應及操作問題」。 此外，測試期的前一個月，不光是導入，其 中還包含系統的切換及測試等等大小事情， 而這些也是透過與廠商的齊心力配合。

未來原新聞組的駐外單位新增11 個，統籌用 文化部之公文系統，將採簡易公文做連線制度，目前也尚在建制這塊，畢竟還需要適用各駐外單位之需求。對於文化部資訊處來說， 資訊技術專業能力是必要的，但人員溝通與協調是最大成功關鍵，秉持溝通、溝通再溝 通，讓同仁對於未來與新系統有信心，也讓系統運作可以更順利。