【交流園區】企業組織好比團隊球賽 皆需協同互動

叡揚資訊執行長張培鏞，以球賽的走位、傳 球、補位、護航、得分等等情境作為開場 白，闡述企業組織的協同互動之道，他認為兩種 不同的場域之間，似乎存在著一些相同道理。

譬如企業的會議室，雖然不若球賽活潑，但綜觀 準備議程、討論、腦力激盪、共識、決議等所有 行進過程，其實還是可以透過一些方式，讓與會 者能產生更良好的互動。另外，從Plan、Work Breakdown、Do、Check 一直到Act 的整個專案 過程，亦猶如「團隊球賽」情境，專案團隊成員 彼此之間，同樣亟需良好的溝通、協同互動。

從資料流、文件流，再推進到活動流

過去日本經濟強盛時，靠的正是良好的溝通效 率，而賴以增進效率的元素是「圓桌會議」；到 了90 年代，美國再次超越日本，靠的也是溝通 效率，但溝通載具變成了E-mail，且因E-mail 大 幅縮短信息傳遞的時空限制，所以締造「化繁為 簡、化天為秒」妙效，終至擊敗日本的大方桌。

自此之後， 從網誌、BBS 討論區／ 論壇、 Facebook ／ Twitter 一路演進，意謂人類溝通、 協同互動方式不斷改變。張培鏞表示，一向致力提供「白領自動化」解決方案的叡揚資訊，亦順 著溝通技術的發展脈絡，一步步從「資料流」、 「文件流」推展到了「活動流」，由公文管理、 知識管理為出發點，進而推進到以「會議」、「交辦」及「活動」為核心主軸設計的協同工作環境，使得不同知識工作者彼此之間的溝通更為方便、即時，終至帶動企業生產力的提升。

緊接著，張培鏞針對不同類型的的協同互動模 式，予以深入說明。首先談到「文件流與管理」， 其主要目的，不外是「即時讓別人知道我的動 作」、「即時知道別人的進展」，唯有釐清這些 事，企業的各項專案或計畫，才能繼續往下走。

在此過程中，以往甚難被具像化、實體化，也不 容易被保存下來的業務員客戶拜訪資訊，將會是 驅動企業知識管理的一大軸心，務必讓這些資訊 能夠被留存與交換。可別小看拜訪資訊，它對於 企業，不僅是可貴的商機、資產，同時亦可觸發 分享討論、激盪隱性知識，因此需要倚賴1 套合 宜的知識管理系統，妥善保存拜訪資訊，且能依 客戶、產品等屬性進行管理分類，並具備即時訊 息通知及線上討論機制。

迅速掌握任務架構，管控所有交辦作業

張培鏞接著談到「工作流與管理」。他指出， 要想善盡工作流的管理，其先決條件，就是要擁 有好的工作計畫觀測平台，透過諸如導航樹等視 覺化方式，讓企業中高階主管或專案經理，能 夠一目瞭然迅速掌握任務架構，其中包含所有 Task 的Owner 配置資訊、預定結束時間、處理 記錄、工作日誌。

至於下一步，即是妥善管理交辦作業。舉例來 說，企業執行長想要招募人才，便將這個徵才的 構思，指派予處長來擬定並落實相關計畫，當然 此後的工作，絕不是處長一人獨力執行，他通常會將整個計畫拆解為一個個Task，並向下交辦 給不同專員來負責完成。

面對這個多階層且分叉的作業型態，執行長有無任何機制，可清楚追蹤各項作業的執行現況？只要善用譬如叡揚teamKube 等無紙化工作與會議管理追蹤系統，即可滿足這項需求，俾使執行長能夠查看相關任務名稱、到期日、負責人以及子 交辦等詳細資訊，乃至於各個子交辦項目的狀態 (例如『已完成』、『尚未到期』或『已過期』)， 清楚整件事情的脈絡，甚至可篩選人員／時間匯 出Excel 工作報表，便於掌握工作動態。

透過雲端服務，輕鬆推動協同作業

目前teamKube 已成為叡揚雲端協同作業服務的一環，同樣位在這個雲端行列，另有兩個服務 項目，一是VIdegree 雲端客戶關係維繫服務， 另一則是Vis-a-Vis 雲端報告管理服務。

對於絕大多數人，從小就要寫報告，長大後則需要寫更多，那麼報告寫在哪裡？做什用？有的是 自己用、寫在筆記本上，有的作為與別人分享、 討論或教育的工具，有的是為了工作上需要時翻 找之用，有的是為了尋找回憶與傳續給下一代； 但問題來了， 不管手寫、紙本、E-mail、Word 或Excel 等格式，方便參閱與分享？答案顯然是否定的。

雲端報告管理服務的宗旨，在於形塑團隊共筆的 電子筆記本，運用「格式化＋提示＋勾選模式＋ Auto Complete」方式，讓寫報告變容易，可以 少打很多字。 至於雲端客戶關係維繫服務，即為大家熟知的 CRM，但台灣師範大學美術系副教授林達隆靈 機一動，用它來推動「雲端教學」，帶學生到雲 端上課，從而藉由線上面對面、作業與上課資料 的上傳，再透過VIdegree 標籤將所有關聯素材 全都串起來，方便管理、分類與搜尋，堪稱創新 應用。