溝通協同作業能力創造大差異

發行人的話

溝通協同作業能力創造大差異

2012 11月 69

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25 歲的叡揚，客戶始終都是大企業，但我們也很想讓我們的系統可以提供給具備活力的SME(Small and medium enterprises)，但礙於SME 資訊化的預算及人力有其困難度，直到雲端應用服務的出現，讓 SME 可以藉由 e 化而更有競爭力與成長契機，促成 SME 成長也是政府的重要政策，最近市場各式各樣 SME 用戶使用後給我們的使用案例，是讓我們持續將雲端服務發展更好與進一步將服務推到海外的動力。

八○年代中期個人電腦興起，製造DRAM 的始祖－英特爾Intel 揮淚斬斷關閉DRAM 部門轉進微處理器事業，誰也沒料到當時DRAM 產品被日本TOSHIBA、NEC 打得潰不成軍的英特爾在轉型之後，成為世界上最大的半導體公司。

1980 年美國 NBC 播出了「日本能，為什麼我們不能？」促成了美國企業界重視品質造成引進日本全面品質管理的風潮。Intel 前總裁 Andrew Grove 在 1983 年所寫的書 'High Output Management' 回憶道，當時日本企業勢如破竹、銳不可當，有一派人認為日本的快速應變能力與其辦公室配置有關，在日本，經理和他的部屬通常是繞著一張大大長形桌子而坐，一有問題直接開口，如此便不費氣力地加速了資訊傳遞的速度，但也正因如此，日本在運用 email 上明顯地慢了一步；而美國企業卻憑藉無遠弗屆、化天為秒的email 在資訊傳輸與溝通協調力擊敗東洋大軍，站穩世界經濟霸主地位。

20 多年後，商業模式、營運模式、生產溝通模式也跟過去大相逕庭，如 1990 年代後現代 Internet 興起及全球化現象，email 很快就成為工作職場上最重要的工具之一( 尤其是對白領階級及知識工作者)，之前開公司的三大事是找到辦公室、申請公司登記、裝電話機，現在申購手機與建構 e-mail system 更是必需品，而實體辦公室也不再是必要條件，因為手機與 email 掀起行動化辦公風潮，只要能上網就可以是一個迷你行動辦公室。

在全球競爭更加白熱化之際，Apple、Google、Intel、 Microsoft、IBM、Amazon 各有其策略，互見消長。故創新策略及執行力更顯其重要，除了繼續以最少資源創造最大效益外，組織也必須建立兼顧彈性與規模流程，並且培育可快速決策與執行管理的系統。

球賽錄影很有價值! 什麼是知識工作團隊工作過程的錄影?

在大螢幕中，電影魔球Moneyball 中所強調的球隊經營如同企業協同營運的縮影。球賽過程中，球員教練都需要密切注意自己跟他人的互動，故球賽的錄影不僅成為球隊自我檢討的最佳工具，也成為破解對手戰略的研究寶典。但是把鏡頭拉回到平日辦公室中，想像一下如果我們也嘗試用錄影的方式觀察工作團隊的協同合作溝通，我們真的也能觀察到他們的活動過程嗎？答案除了否定外可能還外加侵犯隱私的罵名，更何況現在全球化的現象下，工作團隊根本就是跨地域時段，那麼當我們想要跨地區互動做分工探討，或是討論，或想即時知悉團隊成員的動態與進展，目前多還是透過email 往往返返，但是當我們事後要回來用email 找資料或是交接，那肯定是有苦難言，搞得暈頭轉向、耗時又耗力，更凸顯協同合作的重要性。

Email 往返的溝通模式很簡單但事後不好管理再利用

Email 因為很簡單，所以很快就被大家接受，但因為其缺乏分類格式自訂設定及分析管理之用，就很困難，例如要將跟某個客戶來往資訊統統找出來做 review 或交接，那就得煞費苦心。因而就有了新一代 collaboration 的平台產生，如 Microsoft的 Sharepoint server，以及我們所開發的 Vitals/KM ( 以文件為中心的 collaboration 平台) 與 teamKube ( 以 activity 或 task 為中心的 collaboration 平台)，我們認為讓 knowledge worker 藉由在一個工作平台上工作，而且自然而然的將工作過程與產出留存下來，統整協同作業最需要的「專案管理」、「文件管理」、「訊息整合」與「問題研討」等四大部份，將可達到如同球場上一樣，每個成員不漏接不混淆內部資訊傳達而且具備良好默契互動，並留存經驗成為最佳學習平台。

協同作業上雲端 : Vis-a-Vis 愛報告

因而我們由 2002 就開始投入此領域，具備 web 2.0 social style 的Vitals/KM 歷經 10 年努力，在縝密細緻、知識密集的醫療業搏得極高的評價，例如在 19 家醫學中心的醫療評鑑工作上就有包括台大、北中南榮總、成大、奇美、中山、彰基等 11 家選用 Vitals/KM 作為工作平台。這些頂級醫院的信任與採用對國人自行研發設計的國產軟體是一個很大的鼓勵、肯定。 Vis-a-Vis 等同於英文的 Face to Face 的法文，是將 Vitals/KM 作為 PaaS (Platform as a service) 所開發的 SaaS (Software as a Service) ，目的是要達到 :

一、雲端新力量- 隨選即用

希望提供一個任何中小企業或工作團隊都承擔得起的 collaboration 平台，這個 SaaS 服務充分具備了雲端特色：
1. On demand：可以選擇所需要的使用人數、磁碟空間、使用期間、付費方式等，系統會在 2 分鐘內立即開通服務。
2. Anytime， Anydevice and Anywhere
a. Anytime：跟中華電信合作，如同電話一樣提供 7 x 24 全天候服務
b. Anydevice：只要您有 browser (IE， Safari， Chrome， Firefox)，或是Android or iOS 的行動裝置都通，且系統會依照您的 device 決定最合宜的使用者畫面與操作方式。
c. Anywhere：出差、在家、旅途中都可以隨心使用，解決過往一開電腦百封信等著處理的不即時。

二、聰明客製化- 使用者自訂報告格式

讓不具備專業電腦技術的使用者可以自行設計合適的報告格式，例如針對拜訪客戶的報告、客服或客訴報告或工地/ 生產線/ 設備（例如水閘門、消防栓、機台）/ 公安等檢查報告，設計出來的報告格式讓使用者可以以最簡單的挑選預設內容或拍照/ 語音/ 錄影輸入、或在預設的提示下輸入內容。

三、人性使用化- 直覺化介面更貼近市場

1. 對end user 來講，整個系統就是非常直覺的畫面，但卻可以組合出充裕的功能更符合商務需求。
2. 對於系統管理員來說，多了一個方便但功能強大的報告格式與權限控管畫面。
就我們所知這是台灣第一個可以線上開通的 SaaS 應用，推出後我們很多使用者活潑應用方式常不是我們過去有的，例如 :
1. 行政院雲端運算應用與產業發展推動辦公室

考量組織人員精簡，故採用叡揚Vis-a-Vis 作為作業流程之溝通協同平台，統整團隊訊息、相關業務報告及會議紀錄，透過Vis-a-Vis 搜尋、智慧關聯功能，只要輸入關鍵字，所有相關討論紀錄一併出現，同時訊息傳遞透過平台為依歸避免誤解漏失之可能，為工作繁忙的團隊建立一個強大無形之行動辦公室。