【知識協作專欄】找出執行力那顆鬆懈的螺絲釘

逆境擴大成長　往往是最大贏家  

日本開發主管領導力專家小倉廣，在« 交辦 的技術» 一書中提到，交辦時的眉眉角角 很多，管理者需要有一套交辦流程、控管方式及 溝通頻率，才可以讓下屬團隊不拖延、不出包、 有成果。而安侯企管企業績效與資訊科技服務副 總經理劉彥伯也強調，2013 企業面臨更多嚴峻 挑戰，如同2008 年金融海嘯一樣，但之後能逆 勢成長出擊的企業，才是最後大贏家，而企業經 營成功的兩大要素就是「堅實可靠的經營理念」 與「精準無誤的管理系統」，換言之，集結善用 志同道合之人才透過能落實發揮執行力的管理系統，方能徹底改造獲利流程方程式。

職能未顯＆無效重工　最大癥結點

劉彥伯也特地舉例說明，工作流程往往會在有 形無形當中出現癥結點，拿有形的產線來說， 「KPMG 在輔導許多企業的案例當中，往往會發 現經理變科長、科長變成產線，這些管理階層花 太多時間處理異常或是突發狀況，反而忽略最重 要的整體流程推動及工作指導。」他也強調，從 無形面來看，組織內部大多還是以Excel 管理和 以 E-mail 來溝通，但其實，這種管理方式比較 適合微小型企業，「隨著組織日益龐大，Excel 來來往往修修改改會有 亂難以整理的瓶頸，加 上E-mail 資料散亂無法串連、又容易被修改， 過程資訊不能整合在一個地方，且要由個人保存 與管理，反而更容易出狀況，如漏看等，這對協 同作業是一大致命傷。」

劉彥伯說，追根究柢來看，企業經營管理平台 有「SOPPI 五大構面」，S: System, 策略與營運 管理系統、O:Organization, 組織發展與架構、P: People, 人力資源及規畫、P: Process, 營運作業 流程、I: Information Technology, 網路資訊技術 的運用，從這五大構面著手改造及協同銜接，並 搭載整合性IT 資訊系統，方可達到精準無誤的管理境界。

e 化協同作業 綁緊流程發條

談到如何建立一套具流暢度與彈性高的工作管 理系統協助交辦工作的控管，叡揚資訊協同作 業產品事業處經理張嘉真表示，組織內部的專 案工作繁雜，分工合作的情況屢見不鮮，隨著 組織日益成長，訊息正確傳遞、讓工作如期如 質完成，符合工作核心需求越顯困難。故如宏 遠電訊、台灣荒野保護協會、采鋐公關等藉由 導入叡揚資訊 teamKube 工作管理平台，融合 企業組織之文化特性，制定出最適合自身的交 辦管理工作平台，解決專案不易追蹤管理、無 法落實績效、團隊目標不明確及文件版本混亂 等流程上常見的難解點。

teamKube 工作管理系統是以「交辦」、「會議」與「活動」為核心主軸的 e 化協同作業環境，將所有會議與交辦工作串聯起來。張嘉真 強調，在工作執行的各個階段中，teamKube 能匯集工作夥伴的智慧、討論內容、文件，並 完整勾稽工作軌跡，有效提升組織執行力，同 時，打破人事時地物的限制，讓工作經驗成為 組織成長的資產。「過往，業務一旦離職很多 客戶來往的資訊都會隨風飄逝，對於公司來說 是一大損傷。」透過teamKube 這套平台能夠 完整記錄專案活動歷程，提升管理及縮短新手上路時間，能真正落實效能提昇。

此外，過去工作文件繁多或是靠Excel、Email 往來溝通常讓團隊ABCD 版搞不清楚， 在 teamKube 平台上，討論交辦執行一氣呵成， 如采鋐公關利用該平台落實專案執行進度及目標管理，讓績效可以更量化、數字化，清晰事件全貌。

跨部門越複雜更凸顯IT 治理價值性

而宏遠電訊則藉由teamKube 將工作化繁為簡， 像過去編列預算時，請各單位回傳資訊，總會碰到一而再、再而三的修改，所以預算編列的 統籌人員就得不停地收到修改信件、電話等 等，無形中浪費了很多時間，運用 teamKube 的後，只要建立一個交辦，設定好到期日，通 知各單位的負責人，到期日前上傳覆蓋幾次版 本都可以，以到期日當天的檔案為最後確認 版。經過幾次下來，即使還是會有人在到期日 後傳檔案，但可明顯感受到這中間節省很多接 電話、修改檔案的時間，有效提升內部工作效 率。 回到小倉廣« 交辦的技術» 書中所強調，管理 者需要一套交辦能力，方能率領三軍屢戰屢 勝。而在日趨複雜的跨國跨地域的企業裡，透 過IT 管理工具已是治理趨勢，用什麼、怎麼 用與如何推動更是企業組織最關鍵的ㄧ環，畢 竟，好的開始決定企業是否能駛得百年船。