【特別企劃】隨時隨地iPad 批公文 提昇效率又環保

"拿起iPad 就可以批公文，這不是電影情節也不是未來式，而是新北市今年六月的新 創舉。新北市政府研考會與資訊中心率全國之先，推出行動版電子公文系統，市府 主管無論位於何處，只要拿起iPad 等平板電腦，就能隨時隨地處理公文。"

新北市研考會主委吳肇銘表示，會開發這一 套行動版電子公文系統，必須要從電子公 文線上簽核說起。行政院在99 年1 月頒布「電 子公文節能減紙推動方案」，將公文線上簽核列 為政府機關節能減碳以及提昇效率的重大政策作 為，根據行政院的規畫，各機關應該在民國101 年底前推動公文流程電子化。

線上簽核省時間 提升效率與品質

「線上簽核可說是公文流程電子化的最後一 哩。」吳肇銘說，10 年前新北市政府就開始採 用電子公文系統（一代公文），當時只限於在電 腦上創稿，承辦人以公文編輯軟體製作完公文後，還是得把公文列印出來，然後用人工遞送的 方式進行簽核流程。目前開發的「二代公文系統」，除了簡化操作介面、整合公文製作與管理 等功能外，最重要的就是加入了具有電子傳遞功 能的「線上簽核機制」，讓公文從創稿到核決、 發文的整個流程全程電子化。

新北市政府27 個一級機關自101 年5 月起全面 啟動電子公文線上簽核，5 千多位市府員工不但 可透過電腦編輯公文，並可經由流程設定，直接 傳送、辦理公文，公務員桌面上案卷堆積如山的 情形，將逐漸成為歷史。

吳肇銘表示，使用電子公文簽核第一個效益就是 節省時間，提升為民服務的效率與品質。舉例來 說，以往單位內的公文採用人工傳遞，若每份公 文平均需傳遞五個單位，每個單位傳遞時間至少 要10~30 分鐘，整體公文傳遞流程至少要耗費 1~3 小時不等；透過電子傳遞，則只要數秒鐘。 若會簽單位分散於不同地區，則可節省的時間將 更可觀。

採用自然人憑證 強化資訊安全

實施公文線上簽核最重要的關鍵就在數位認證， 新北市採用自然人憑證進行認證。吳肇銘說，相 較於傳統紙本簽核所用的職名章，自然人憑證不 但具有PIN 碼的保護，也具有無法被盜刻、盜 蓋的優勢。當承辦人要簽辦公文時，必須先打開讀卡機，插入自然人憑證，才可以收發電子公 文。吳肇銘解釋，由於讀卡機裝設於辦公室內之 電腦，因此當主管外出開會時，便無法即時簽核公文，仍必須等回到辦公室後才能辦理公文。這 使得原先希望可以隨時隨地辦理公文的美意受到 了阻礙，並讓整個公文流程所能節省的時間受到限制。為此，新北市團隊在多次腦力激盪及最新 科技的協助下，終於突破了困難，領先全國率先 推出「行動版」公文線上簽核系統。

新北市政府資訊中心主任高永煌解釋，行動版的 線上簽核有兩個資安要件，首先主管必須先申請 「遠端認證」，透過安全網路機制（SSLVPN） 連線到新北市政府公文系統。當認證無誤後，主 管便可輕鬆地在府外處理公文，不必因急件而得 匆忙趕回辦公室簽核公文。當主管在外地簽核完 畢後，公文即可進入到下一個流程，不會因為主管不在市府而使得流程停滯。第二個要件則是， 當主管回到市府辦公時，必須透過自然人憑證登 入公文系統做公文簽核「確認」。透過「遠端認證」以及後續「確認」兩個關鍵動作，確保資訊安全後，整個「行動化」公文簽核終於可以跨出 辦公室，真正達成隨時隨地辦公文的理想。

公文直接線上跑 空間紙張可減少

除了提昇行政效率外，電子公文也是推動節能減 紙的環保尖兵。公文線上簽核後，沒有大量的紙本公文，也就不需要購買資料櫃來放置公文。吳肇銘說，以往新北市政府各機關處理公文，一年 至少要用290 萬張A4 用紙，耗費至少100 公噸 的紙張。目前已規定附件10 頁以下的公文，都 必須採用電子公文，預估今年可望省下122 萬張 紙。此外，以往每份紙本公文體積約需0.0001 立方公尺，平均一年約有33 萬份紙本公文，共 需要33 立方公尺的空間來存放，而在線上簽核 後，則只需要一個標準機櫃（36U）約0.7 立方 公尺的空間即可，相當於節省47 倍的空間。

吳肇銘認為，新北市首創行動化電子公文簽核的 關鍵成功因素，除了熱愛科技的朱立倫市長支持 外，機關間的充分協調合作、以使用者為中心的 介面與流程設計，都是這套系統可以順利推動的 關鍵。新北市預計在今年底將各區公所、二級機 關和學校等計456 個單位，全面導入電子公文線 上簽核系統，未來不但可以擴大節能減碳效益， 對於跨機關公文會辦的時間也可以更加縮短，大 幅提昇市府服務效率！實現朱市長推動智慧城 市、智慧政府的目標。