文 / Aric Chen 、Tehuei Chao、Mandy Kao、Yu Hua Lin 共同整理
人資系統怎麼選？市面上那麼多系統，哪一種更適合我們公司呢？相信許多人在搜尋人資系統時，經常發現各家的 HR 人資系統功能，如請假、簽核、排班、打卡等，看似相同，卻不知如何選擇最符合公司需求的系統，甚至擔心選錯系統會導致不合用？
特別是每家企業的建置環境、規則文化、產業應用皆不同，如何避免選到不適合的系統或無法提供後續解決問題的廠商，進而加重人資負擔。身為人資的你，可以預先準備和留意哪些方面，才能找到最適合公司的系統？叡揚資訊 Radar 人力資源管理系統團隊為您整理了以下選購系統的重點指南。
人資系統選購指南：對焦企業內部真實需求 避免雙方認知落差
首先可以先找到有服務過跟自己企業經營模式類似的廠商，實際了解自己企業營運方式的業者。建議有耐心地把自己的需求單位、企業文化、作業流程列舉出來，逐一跟廠商確認有無對應的功能或客製服務。有經驗的廠商會提供一個完整的問卷，藉此了解企業的作業方法，有助快速且精準地了解到企業實際的需求，避免雙方認知上的差距。
若 HR 過去沒有導入人資系統的相關經驗時，建議找具有豐富導入建置經驗或願意仔細評估您需求可行性的服務廠商，這些能夠讓人資團隊少走很多冤枉路，避免未來需要重新汰換系統的風險。進行選商時，除了評估廠商系統與企業內部需求是否相符外，功能彈性、服務品質、資訊安全等也必須納入考量。（立即預約了解）
評估人資系統導入前：全面考量各項作業 認識各家系統商
導入前：確認企業內部需求，認識各家人資系統，並找出最適合的合作系統商
- 廠商體質、系統架構與功能
- 整合與串接性、機敏資料加密
- 導入流程標準化、售後服務
【需求確認】
- 哪些項目會是企業需要發展的重點需求？
- 了解企業當下的問題、事先做好內部的需求確認，進行不同廠商的系統功能比較。
- 設定核決流程的邏輯必須前後一致，方能確保後續人事管理與系統指令的流程運行順暢。
【規模大小】
- 無論您是中小型企業或是大型企業，系統穩定度都是企業不可忽視的重點。現今許多客戶都有向外展店、多店點、多段班打卡等需求，使用上是否彈性好用。特別是對於中大型集團更需要功能完整和全方位系統，避免導入後更累人。
【日常作業】
- 人資：日常工作與統計報表有高度關聯，可以先評估系統操作流程細節，與日常的作業是否相符，有相關的擴充功能或是系統整合串接？系統可否及時配合法令更新？廠商的導入顧問、服務團隊是否專業？
- 主管 ：權限設定與企業組織架構有高度關聯，通常主管需要設定某些權限，這涉及到事前對於架構設計有否全盤思考過，並預先考量未來企業規模變化狀況、系統能否隨企業需求隨時擴充、承載必要的需求等，都是評估系統前的要點。
- 員工：系統介面是否直覺清晰，UI / UX 設計是否清楚簡單易懂，簡單好用、好上手。
【風險評估】
- 快速配合調整勞動相關法令變動，避免勞檢罰單。
- 提供專業的人資顧問，面對法令調整時有沒有一個可以諮詢的窗口。
- 資安事件頻傳，選擇擁有國際安全認證，重視個資保護與資訊安全的廠商。
【技術開發】
【成本評估】
- 避免價格取勝：雖然價格很重要，但價格不應該成為唯一的決定因素。建議詳細比較以了解系統功能是否滿足企業的需求，不要忽略總成本的評估(未來維護、升級或其他需額外收費的服務)；避免陷入價格戰，誤認為越便宜省錢越好。
- 評估節省時間的效果：減少員工每月花在日常作業上的時間，並且提高生產力和準確性，可以有更多的時間專注在有價值的事情，來增加企業的收入和業務。
【廠商背景調查】
- 了解系統廠商營運概況，包括公司規模、財務營收、成功故事案例、導入經驗等。
- 系統廠商是否有 ISO 27001 相關認證，讓企業安心使用，避免個資外洩的風險。
- 確認系統能否支援不同產業的業務，比如：零售業、餐飲業者有大量的排班需求；各項功能可否讓員工快速上手，符合人資作業上的需求，降低學習的陣痛期等，都是評估的重點項目。
- 導入顧問背景是否熟稔人資相關法令、溝通方式等，有助減少後續的合作問題。
- 提供機敏資料加密、資料權限設定等，避免IT人員進資料庫就能把資料看光光。
- 可不可以申請試用。
【關鍵提問】
在導入前，可以詢問廠商以下幾個問題來判斷系統廠商是否能滿足企業的要求。例如：
- 詢問過去是如何了解需求並協助其他企業的具體方法？
- 有否類似客戶或產業合作的使用經驗？
- 若遇到無法達成的部分，這些問題是如何解決或處理的？
若是系統商能清楚且有條理地表達，並精確指出哪些需求可以或不行被滿足，且在合約中明確納入這些細節，則可信任度較高。若廠商口頭承諾能滿足需求，但在簽訂合約時卻無法明確承諾，則需留意後續可能出現的潛在問題。
導入中：應有專業的人資系統導入顧問，引導企業找出人事管理痛點
- 導入系統時，是否會安排足夠的系統教育訓練課程，協助客戶上手使用。
- 提供專業的人資顧問，從溝通中發現人事管理的問題，並給予適當的改善建議。或是在法令調整時，有多一個諮詢的對象。
- 初步了解客戶需求後，能與企業一起探討系統與模組間整合的應用情境，提供相對合適的操作流程建議。
導入後：別輕忽系統維護、版本變更、危機解除等應對方式，都必須列入評估
- 觀察廠商的團隊素質、後續維運服務的人員，是否態度良好、好溝通。例如：工程師能否將難懂的程式語言轉為人資能理解的語言等。
- 系統能否持續不斷優化、符合法令規範，且在不影響系統功能的情況下快速更新。( 延伸閱讀：健保費用計算、勞保費用計算、勞保退休金、勞退新舊制 )
- 叡揚資訊團隊服務專業，依據客戶需求持續更新優化，更有專業技術團隊後續的維運服務。若您當前的系統已不敷使用需要汰換系統，歡迎聯絡我們，由叡揚資訊專業團隊為您評估把關。（立即預約了解）
小叮嚀：在選擇人資系統時，請務必合法合理，挑選即時更新勞動法令的系統，以確保勞工的權益得到充分保障，讓公司更長遠地發展！祝福各位 HR 夥伴們找到適合的系統！
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