新光銀行利用人資系統　提昇人事行政管理效率

企業的競爭就是人才的競爭
郭純安臺灣新光商業銀行人力資源部襄理／許欣怡臺灣新光商業銀行人力資源部專員

新光金控金融版圖完整，為提供客戶最完善的金融服務，現旗下轄有新光銀行、新光人壽、新壽證券、新光投信及新光保險經紀人五家子公司。為建構完整的銀行體系，於2004年併入聯信商業銀行，更名為臺灣新光商業銀行，復於2005年再併入誠泰商業銀行，將兩家銀行合併為一嶄新的臺灣新光商業銀行，目前全省分行108家。

臺灣新光商業銀行（以下簡稱新光銀行）秉持審慎、穩健的經營原則，不斷地提高競爭力與營運績效，其發展策略包含「營運構面」、「客戶構面」、「組織構面」及「人力構面」四項主要競爭策略。處於現今知識經濟的時代，唯有憑藉充裕的優質人力資源方能快速因應詭譎多變的競爭局勢，而新光銀行本身的成員亦需不斷的學習與汲取知識，才能讓組織得以成長茁壯。

人資部肩負提昇人資管理重責大任

企業的組成是以「人」為主，而人才一直是企業界成長過程中最重視的一環，企業人力資源的表現，連帶會影響到企業整體的營運績效。有感於人力資源在以服務知識為主的年代，已成為企業賴以提供服務、創意，及生產的主要資源，新光銀行人力資源部肩負起協助新光銀行提昇人力資源管理專業素質、提升銀行經營管理體質與競爭能力的重責大任。

舊系統功能已不敷使用 建立新系統的保護性與機密性

人資部襄理郭純安指出，新光銀行舊版的人資系統早在民國87年就已建置完成，因為許多功能已不敷使用，若要修改程式或功能，不管是時間或是人力成本的支出都比較高，經審慎評估後，遂決定汰換舊版系統，同時寄望升級後的人資系統能加速及縮短同仁處理人資相關業務的時間與節省人力成本。
她也指出，人資單位在資訊化方面的經驗並沒有資訊單位那麼有經驗，但隨著時代潮流的演進，及為因應整個公司組織擴編的需求，新光銀行希望能藉由這次的改版升級能讓系統更加彈性與靈活，並確實建立系統的保護性與機密性。

成立專案小組 掌握系統建置進度

由於這套人資系統在管理上是屬於人資部門獨立的系統，所以新光銀行成立一專案小組─由人資與資訊單位來統籌負責與監督，人資部門負責人資業務流程及相關參考資料的提供，資訊部門則負責資料庫轉檔建置、現有人事薪資系統資料轉換之分析與設計。除了實際執行單位外，還有系統廠商叡揚資訊從系統上線前的前置作業的規劃、上線時的導入與問題解決，及至相關後置作業的配合亦全力投入與配合。雙方也會定期舉辦專案會議，確實掌握系統建置的進度與情況。

在建置新系統時，人資單位希望能夠在有限的資料裡面做到資源分享，所以包括與資訊部門在差勤系統資料的間接工程，也是利用人資系統做資料拋轉，特別是人事眷屬的資料現在也能利用新系統做到即時且同步的拋轉，這對整個全行來說，工作效益也因資源的共享而提昇不少。

經歷檔的更新 加速核發獎金作業時程

郭純安襄理說，這次新光銀行導入新的人資系統在功能與設計上都相當靈活，特別是「經歷檔」在更新功能後就與舊系統有很大的不同。她進一步指出，以往每年人資部的同仁在核算獎金時，因舊系統只能查到現職的資料，對於人員過往經歷的資料保留沒有那麼完整與即時，所以每年只要到了核算獎金時，我們就必須先請資訊單位協助撈取同仁的經歷資料後，再由人資部花很多的時間整理才能進行獎金核發作業。因此，趁著這次公司要將人資系統做改版與升級，不管是用電腦邏輯或是人工判斷，人資部花了相當多的時間將人員的「經歷檔」資料重新整理的更完整，現在同仁進系統就能直接取得「經歷檔」的資料，而過去可能要花一個禮拜的時間才能將資料收集與整理，進而產生獎金資訊，現在只需短短的兩三天就能完成核發獎金的工作。許欣怡說，這是我們第一次使用新的人資系統做獎金發放，因為系統帶來極大的便利性及資料的正確性，讓我們對於這套系統也愈來愈有信心與感到放心。

訓練課程可線上管理 減少行政作業流程

人資系統建置完成後，帶來的好處表現在組織圖的展現上。各部門可利用組織圖橫展的方式在原有的組織架構上做調整與改變，讓同仁透過系統看到更清楚、更完整的組織圖呈現。
另外，這次除了完成人資系統的建置外，新光銀行也一併將訓練管理系統建置完成，郭純安襄理表示，現在公司舉辦的教育訓練課程都能利用系統進行線上管理，同仁可以直接利用訓練管理系統完成線上報名，無形中減少教育訓練組的行政作業流程，提昇人員工作效率。

新舊系統的轉換需時間適應 擬定平行測試上線計畫

新系統的上線常會迫使同仁必須改變原有的操作方式，郭純安襄理指出，系統上線後，由於操作流程與操作介面的不同，同仁偶有適應不良的情況發生，多少產生一些對新系統的抱怨。她說：「我想這是每家企業在新系統上線時都會面臨的過程。」她接著表示，同仁在面臨新舊系統的轉換其實是需要時間適應的，因此，在去年12月初新系統上線時，我們即擬訂定一個測試計畫與平行上線的時程，利用一個月的時間採取新舊系統平行測試的方式，讓同仁去使用、適應及習慣新系統，並在今年1月正式上線使用。還記得同仁在系統上線初期對於新系統的接受度並不高，除了新舊系統平行上線外，還透過教育訓練來輔導上線，透過新系統不同的功能來滿足公司每位使用者期望達到的目標。

未來配合金控政策 做到平台資源共享

目前新光銀行與新光金控集團間的人事資料拋轉與提供的問題，郭純安襄理表示，現階段新光銀行定期都會依照集團提供的格式提供相關人事資料再回報給集團。未來更將配合金控集團的政策，提升資訊系統功能，整合內部資源，達到平台資源共享目標，以創造企業核心價值。