發行人的話
數位工作桌 Embracing Digital Workplace
2020 04月 97
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農曆年前看到第一階段中美貿易談判已經快要 完成,普遍認為 2020 是美好的一年,沒想到 農曆年前後來了個新冠狀病毒,不僅讓全世界 在疫情下幾乎靜止了,也觸動大家再次思考全 球化的美麗與哀愁

突發疫情
應景觀察產業影響

Fidelity 市值圖中顯示 IT Sector 受疫情影響較小 資料來源 : https://eresearch.fidelity.com/eresearch/ markets_sectors/sectors/sectors_in_market.jhtml農曆年前看到第一階段中美貿易談判已經快要完成,普遍認為 2020 是美好的一年,沒想到農曆年前後來了個新冠狀病毒,不僅讓全世界在疫情下幾乎靜止了,也觸動大家再次思考全球化的美麗與哀愁,呼應了2001年諾貝爾經濟學得主 Joseph E. Stiglitz 在全球化的許諾與失落( Globalization and Its Discontents,2002)書中所點出全球化的問題。疫情下除看到對生活上與各產業的巨大衝擊外,也看到大家動員利用科技設法降低疫情衝擊以及找出最終解法的疫苗,例如:台灣政府帶著超高的警覺性隨疫情變化持續超前部署,整合各部會已經建立的資訊系統與資料做整合,分析並加值應用,達到疫情分析與追蹤、管控及口罩實名制等,也看到政府動員口罩國家隊快速提高產量。美國則看到他們動員幾個世界級公司的高速電腦運算能力期待能加速做出疫苗,還有因為需要異地或居家上班,因此在辦公這件事情最直接的視訊會議工具大夯,也出現頻寬不夠的窘迫問題。上述這些跨部會資料整合運用、跨公司合作或視訊會議或是高階主管的電腦線上作業(例如線上簽核等),過去承平時期都不是容易驅動的事情,在緊急情況下卻都突破了,也是窮則變,變則通的詮釋。

這一波衝擊下,我們看到只要是需要“人”親力親為或聚集的產業都受到影響,也無怪乎美國會催促那些事關國家危存的產業鏈需要重新思考全球分工模式,而能讓人在線上作業或自動化的科技與產業則是受到歡迎或較少影響,如下圖可以看到產業市值的跨年比較,大概只有 IT Sector 在疫情下影響較小,特別是這裡頭的 Semiconductor、Software 與 Hardware/Storage 廠商,因為大家在 Biz Continuity 思緒下普遍都是思考如何善用資訊科技及雲端運算來滿足。

數位化進程

數位化這件事在過去幾年於先進國家的工業 4.0 或數位轉型呼籲下已進行一段時間了,數位轉型概念是針對原本不具備數位元素的領域所呼籲,希望藉由數位元素的加入可以讓產品,運作與經營管理或 BizModel 轉型,這一次的疫情霎那間就讓大家不得不讓日常運作與經營管理上直接套用數位化工具。當然有些可以在短時間內找到方法,有的則得花時間或是湊合,解決多少算多少。

職場工作的數位化可如下大致分類:工業 4.0 或數位轉型

1.知識工作者環境,人員較不受工作地點限制:政府、銀行、軟體與設計業、會計師與顧問等知識型服務業、製造業與醫療業內很多設計與管理行政部門之下列工作,普遍是較不受限於工作地點:

1.1決策

1.2經營與管理

1.3研究、設計與實驗-可以是產品的探討,也可以是各行業、各式各樣商業模式的設計,或軟體、機器設備與生產線的設計,這些工作的產出就能做為公司/工廠的運轉設備或生產線以提高自動化程度。

2.尚需人力的生產線以及實體賣場與物流,人員深受工作地點限制:這類牽扯到實體的領域是較難完全不受地點限制或完全數位化,但也逐步在數位化中以減少對人力的倚賴與受地點的限制,例如無人工廠就是產線自動化的成果。

數位化辦公(Digital Workplace)
的層次與分類

針對“知識工作者”可以異地或居家辦公這件事而言,大致上可分為幾個層次:

  1. 網路與電信通訊之基礎設施及使用者的設備。
  2. 溝通、視訊與對話平台:這些需求是 Gmail、LINE、mobile phone 等主要想解決的問題,也是一般大家最直接就會想到要用也容易上手使用的工具,也有台灣廠商開發出品質極佳的工具,例如網擎資訊 Openfind 的 Email ,訊連科技的 U Meeting(Video Meeting & Conference)也都是這類應用的佼佼者。
  3. 提升人員工作效能的協同作業與內容管理平台:
    動腦的知識工作者主要的產出就是內容,而內容產生過程多半是經由會議或是多人討論產出,協同作業與內容管理就是很重要的基本工具,這也是叡揚主要投入的產品,且已經有非常多客戶使用的領域;國際上這類產品也很多,例如 Microsoft 就有這領域產品。
  4. 組織功能性或商務特定應用系統:這是一個因各行各業作業與商務模式不同,而有很多分類的巨大產業。叡揚因客戶需要,在這領域投入也相對早且深,期間隨著科技與需求變化持續演化這類產品。

IT 支出成長率預測Wikipedia 中對於 Enterprise Software 的相關說明

 功能性或商務特 定應用系統 : 因各 行各業作業與商務 模式不同,產生不 同需求。協同作業與內容管理
 溝通、視訊與對話
 網路與通訊

叡揚數位化辦公的工具(Digital Workplace):

1.協同作業與知識管理平台

提供團隊在日常作業中互動的方便性,讓腦袋中的思緒在經由構思或互動激盪後轉化成圖文,能很自然在作業流程中被留存,這是所有領導人都努力想做的事。

Vitals ESP 協同知識平台是叡揚在協同作業領域非常成功的產品,除了可獨立作為企業協同作業與知識管理之工作平台外,我們也利用其 API 針對一些特殊目的作業流程開發出一些特定合身的應用,例如影響醫院品質與收入甚鉅的醫院評鑑作業。在以 Vitals ESP 為基底推出醫院評鑑系統幾年後,這產品幾乎成為醫學中心的標準配備以及區域級醫院之評鑑工作平台的首選工具!客戶說有這樣的工具,可以讓評鑑工作日常化,程序落實化,做到平時如戰時,戰時如平時。這讓我們進一步延伸想到很多合規作業都如同醫院評鑑是有合規的作業規範,例如 ISO27001、ISO27701、行政院資安法、金融檢查等都有其規範,甚至是品牌商對其生產的供應商也會要求遵循某些國際規範,各公司或機關團隊剖析解讀這些規範後,分工並執行做出自己內部的施行細則、稽核項目、內容與自評表、佐證等,最後則是大家在此平台上工作,依循平台上作業程序並留下佐證文件,以供日後團隊參考以及內外部稽核之用。在品質普遍被重視的現今,通常一個單位會有多個標準需要符合,例如 ISO27001、ISO27701、CMMI 等,如果一個系統設計成能夠同時支援多個標準,如此就可以省下大量功夫及上手新系統的時間,這就能降低落實的困難度,也是競爭力!

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2.特定辦公或商務應用系統

2.1 公文電子化作業:政府推動公文電子化充分看到政府推動事情的外溢效應,也在疫情下支撐政府機關異地辦公與居家上班的彈性。多年前政府單位就開始推動 G2G、G2B、B2B 等計畫,一開始是在政府單位的 G2G,後來延伸到需要跟政府打交道的銀行、財團法人、營建與工程業及學校都普遍建置公文管理,充分看到政府的引領的確產生非常大的外溢效應。

SPEED 公文系統待辦區

叡揚公文系統演化至今,不僅滿足客戶公文作業上需求,在加上對話機器人,AI 智慧分文以及連結 Video Conference 而可大幅提高方便性與效率,也讓客戶異地或居家辦公處理“公文”,毫不受時空限制。

2.2 線上申請與線上審查(或處理)作業:服務型態的企業或政府單位都可以看到這類的作業,例如:在金融業就有線上申請貸款與審查、保險申請與審查以及理賠、政府單位各機關也有不同形態的補助案或獎項競賽的申請與審查以及民眾各類證件申請或申訴等作業,這類作業電子化之後好處不少:

1) 申請人與處理的人都不受時空限制

2) 大量減少紙張與交通往返

3) 可由資訊系統做數據分析,產生防弊以及創造新價值:例如台北市府的民眾單一申訴系統,過去市民申訴案常因為不知道該要跟哪個單位投訴而導致一案投訴很多單位,造成很多單位處理同一個案子。有了單一申訴系統後除了引導民眾只要到系統投訴一次即可,當民眾如仍有到各單位重複投訴亦可由系統及時發覺,同時後續可以對所有案件做一些有價值的分析供施政規畫,這樣一案多投的現象在政府的各類補助案也可能是普遍現象。這類系統的特性就是得符合商務作業流程規範,所以可以非常有效提升作業效能,但也表示這類系統的多樣與變化性。

叡揚這類的系統有幾類:金融業放款的徵信授信系統,行政機關或大企業提案與首長會議管理系統,政府機關或醫學中心的補助案申請與審核系統,以及民眾的線上申訴與處理系統。

 SPEED 公文系統製作頁面,容易閱讀好上手

SPEED 公文系統的小幫手,大幅提高工作的方便

叡揚所提供的商務作業流程相關系統可分為四類 : 徵信授信 系統、會議管理系統、補助案申請審核系統及線上申訴與處理 系統

2.3 開拓商機與客戶服務的客戶關係管理:雲端服務讓商家不用購置系統與佈建資訊人力就可以立即有功能強大的系統可用。任何企業或組織都有客戶且因能滿足客戶而存在,因能了解客戶並爭取更多客戶而成長。不僅在商業領域倚賴這類資訊系統來了解客戶並提對高客戶服務水平與價值,政府或政治人物在做民眾服務也有此需求,商家或小店家也會需要系統來設計各類的紅利積點方案以及交易管理,來吸引、留住更多客戶。叡揚於2000年就已投入客戶關係管理,於2010 更以 Mobile First 與 Cloud First 之精神全新改造並推出雲端 Vital CRM ,至今已十年,除了在台灣有不少客戶外,也已推廣到海外。

Vital CRM 能協助開拓商機與客戶服務的客戶關係管理,並 更深入了解客戶並爭取更多客戶而成長

2.4 電子表單─雲端服務:任何單位都會需要一些簡單的表單可以紀錄資訊並供後續查詢,例如客訪或維修紀錄,有的還需要批核,例如費用報支或是請購單等,這類線上作業不僅是無紙化更是可以跨時空協同處理。Vital BizForm 就是可以讓客戶可以將既有紙本表單輕鬆轉換成 look and feel 幾乎一模一樣的電子表單。

Vital Bzform 獨創的所見即所得表單設計,讓線上表單同時具有以往樣貌,兼具數位化、資料結構化之優勢

Vital BizForm 獨創的所見即所得表單設計,讓線上表單同時具有以往樣貌,兼具數位化、資料結構化之優勢。

 

Vital CRM 透過分析模組掌握客戶深層訊,與 Line 整合拓展行銷打擊面Vital CRM 透過分析模組掌握客戶深層資訊,與 LINE 整合拓展行銷打擊面。

解題或開辦業務前,想想如何借助資訊系統幫忙,設計資訊系統時得將資安與個資列為必要考量

現在的世界運轉速度快且規模化,所以大家在想要做事情或開辦業務之前普遍會想說用甚麼資訊工具,這次疫情管控就清楚看到善用現有政府各單位資訊系統日積月累所生的資料彙整分析並加值應用所創造的高價值。現今大家在知道資料的價值外也都非常重視隱私,所以資訊系統隨時都面臨可能來自各方攻擊並盜取資料的威脅,因此在資安與個資上需要的考量與投資不僅是不可免,更是需要在設計初期就投入心力以取得較好成效,而這資安與個資議題也是我們在開發程序中必備且關注的重要事情。