企業e化應用
高聯醫 攜手 Vitals ESP 營造健康促進醫院
高雄市立聯合醫院 - 張宏泰院長
前往目錄

一分鐘看問題

受訪者

張宏泰院長

面臨挑戰

  • 各項表單及文件皆無妥善管理儲 存,有關經驗無法有效的傳承及 學習

  • 搜尋資料都需要經層層關卡,無 法快速找到所需資料

  • ISO 文件紙本簽核,費時又不易 管理追蹤


導入效益

  • 完整保存工作過程中的整體思維 及人事時地物等相關資訊,落實 經驗傳承

  • 各項文件快速連結指標填報及相 關文件佐證,全面無紙化

  • ISO 文件電子簽核,完成歷程紀 錄,簡化流程便於管理

高聯醫院長張宏泰表示,導入 Vitals ESP 知識管理企業雲,就是過往我曾任的服務單位有使用,而好東西、好工具當然要持續使用

2019年適逢高雄市立聯合醫院 40 週年(後述簡稱高聯醫), 以「永續創新」為核心,陸續更新醫療設施、推動空間再造、導入數位解決方案、引進醫學中心教授級及資深主治醫師開診,並規劃增設中醫科、醫學美容專科、減重及睡眠門診等 多元化醫療服務,讓民眾得以獲得最完善的醫療照顧,達到高聯醫「健康促進、全人服務」 的宗旨。高雄市立聯合醫院院長張宏泰表示: 「高雄市立聯合醫院長久以來一直致力於服務大高雄地區,肩負公共衛生保健與社會服務責任,為落實醫療品質及病人安全之核心價值, 持續參與醫院評鑑持續性監測指標 (TJCHA)、 台灣臨床成效指標 (TCPI)、醫院品質績效量測指標等,並每月以管制圖進行指標監測、分析,每年修訂指標閾值,向服務品質最好的健康促進醫院目標不斷邁進。」

好東西好工具持續使用
Vitals ESP 激勵知識蒐集與分享

醫院的提升有賴於同仁的成長,而優質的數位解決方案能快速改善行政流程,讓工作更聰明,高聯醫院長張宏泰表示:「我在 2018 年接任高雄市立聯合醫院院長,憑藉過往服務經驗, 逐步優化軟硬體設施,像是導入 Vitals ESP 知識管理企業雲,就是過往我曾任的服務單位有使用,而好東西、好工具當然要持續使用。」

高聯醫在尚未導入 Vitals ESP 知識管理企業雲前,院內各項表單及文件都是各自管理儲存, 有關經驗無法快速傳承及學習,同仁於系統要搜尋資料都需要經過層層關卡,無法快速找到所需資料。而 Vitals ESP 知識管理企業雲完整結合智慧的自然語言技術,具備全文檢索、自動分類、自動摘要及關鍵字、個人化訂閱等功能,能迅速提供使用者精確的資訊,並主動推薦其他相關文件資訊,加值延伸學習效果;輔以管理性統計分析報表及社群等功能,幫助組織的隱性知識外顯化,有效激勵知的搜集與活用分享。

左起:總務室主任黃燕花、檢驗科主任楊淵傑、副院長賴俊煌、院長張宏泰、叡揚資訊顧問林佳誼、藥劑科主任吳儒芳、企劃 室主任鄭生芳、資訊室主任王思蒼共同合影。

先有量再有質推動知識管理愈用愈上手 在知識管理強調的數位時代裏,知識工作者是醫院最重要的資源,如何讓同仁突破時空限制,共享知識,讓管理者迅速做出正確的決策,是提升醫療品質的關鍵。高聯醫院長張宏泰指出:「一開始推動知識管理,基層絕對都沒有問題,因為都是被交代的,最大的阻礙反而可能是資深同仁不習慣做法與中高階主管投入程度不高。但知識管理推動是無法立即得到成果的,若主事者及單位主管無法投入與堅持就很難推動,之後的管理者想再次推動時,遇到的阻攔與困難就會更多。」

而知識管理要先有量,接著才有辦法有質,而推動至少需要一定的時間累積資料與培養使用者習慣,累積一定的資料量後,使用者就會發現 Vitals ESP 知識管理企業雲找資料很方便,越用越上手,單位跟單位之間被串連,使溝通簡化更流暢,像外科要內科資料、醫管要蒐集各科室資料效率都大幅提升。

高聯醫院長張宏泰也建議剛開始推動知識管理時,可以先從與其他部門互動性、跨領域最高的部門開始,當該部門使用知識管理系統,其他部門要索取資料時勢必得上系統, 進而拉抬整體使用率。

知識管理持續改善機制
落實日常工作

推動知識管理不僅可改善同仁工作流程與提升醫療品質,醫師們更可透過知識管理累積產生的相關資料,運用於論文中,節省資料蒐集、分析、整理與查證的時間,快速澱積專業知識,提升醫療品質,對醫院人才培育更是快速、便捷,效益包括:

結合 ISO 文件管理
電子簽核快速易掌握

Vitals ESP 知識管理企業雲可結合 ISO 文件管理,審核流程將改由電子化之簽核及審查取代原有之紙本流程,並且於 系統中有完整異動、簽核及審查之歷程紀錄,縮短文件審核時間,且透過系統完整的歷程紀錄,讓單位及管理者輕鬆 掌握 ISO 文件,提升工作效率。

文件多重關聯分類使用
主題性瀏覽更便利

藥劑科透過系統建置專屬資料夾, 以 PGY2 (二年期畢業後一般醫學訓 練) 為例,藥師線上填寫學習進度, 再利用審核文件方式交給導師審核,最後由單位主管確認,而教學成效指標上,文件可被多重關聯的分類使用,利用主題性提供瀏覽便利性,同時滿足醫教中心在教學醫院評鑑上收集、管理資料的需求。 藥劑科也透過系統建立交班日誌知識類型,讓同仁每日直接線上填寫交班日誌,大幅減少紙張耗用,也可確認同仁是否每日確實的交班, 使工作管理更加輕鬆便利。

特殊個案完整紀錄
成就醫院學習典範

急診室如遇特殊個案,過往可能只有少數同仁清楚事件發生經過及處理方式,導入系統後,資料完整保存處理方式、後續交辦等工作過程中的整體思維及人事時地物相關資訊,讓環環相扣的臨床工作組織連結更密切,累積成為高聯醫的實際案例與學習典範。另醫療人員專業證照、證書類別眾多,透過叡揚顧問教導使用分類主題來各別顯示,就可在分類主題中一覽所有人員的統合資料,不需要在知識館各別選取查看,滿足不同角色人 員檢視需求。

醫院評鑑
有效列管追蹤事項

Vitals ESP 知識管理企業雲的醫院評鑑模組可增列主管交辦功能,主管審視評鑑條文後,可針對建議事項或其他交辦事項進行列管,承辦人員亦能於系統針對主管交辦事項進行評鑑條文修訂及進度回報,相關歷程皆能有所記錄及追蹤。另評鑑系統中報表功能,能夠輕易在系統中掌握所有評鑑條文的進度。系統化除方便評鑑委員查閱資料,快速連結指標填報及相關文件佐證,也減少紙本浪費。

軟硬體定期維護追蹤
管理更輕鬆

除人員應用,醫院的採購項目、資產也可透過系統定期維護追蹤,以近期更換鍋爐為例,高聯醫已有 40 多年歷史,鍋爐也跟著有 40 多年歷史,去年發現有水蒸氣溢出現象,一查才知道鍋爐使用了這麼多年, 便趕快安排預算做更換,若過往有做知識管理,就能快速了解先前不更換的原因與相關應變措施是什麼,不用等到問題發生才做處理,管理更輕鬆。

高聯醫院長張宏泰指出:「同仁運用 Vitals ESP 知識管理企業雲,凡走過必留下痕跡,就像人臉辨識系統,同仁與主管就會清楚哪個同仁是負責什麼事項、有什麼問題時可以找誰,讓專家們浮出水面,而透過系統妥善保存各項資料,逐步累 積成大數據,就能進一步挖掘分析,展現資料價值。」

顧問服務不可或缺
專業經驗讓應用事半功倍

推動知識管理需多方配合,主事者支持很重要,各科室主管投入很重要,同仁配合與交流應用很重要,系統工具方便好用功能強很重要,而很容易被忽略的顧問輔導與教育訓練其實也很重要。好的工具若無人說明,往往需要花費同仁許多時間摸索,如遇問題無法第一時間解決,變成學習障礙,同仁使用興致自然不高。

高聯醫臨床業務報表及人員較多,在初開始建立文件及模式分類時,同仁感到很徬徨及無助,靠著叡揚資訊顧問的專業素 養,與別具一般教師充滿親和力與熱忱的服務態度,讓原本令人緊張、有壓力的教育訓練,變得輕鬆易懂,降低同仁們對新系統的排斥,也願意主動交流分享,甚至連中午用餐時間都搶著和顧問共同用餐, 請教系統應用與討論如何優化流程,感謝顧問在每一次的教育訓練、討論都提出建議及協助,並給予模板供參考,讓高聯醫在後續的文件建檔及分類幫助甚多。

高聯醫院長張宏泰表示:「導入 Vitals ESP 知識管理企業雲不僅協助高聯醫強化培育人才的核心價值,院內也透過推行品管圈改善活動、內部比賽及外部獎項參與等方 式,培養同仁學習發現問題及解決問題能力,並持續改善機制落實於日常工作,讓同仁內化知識,逐一淬煉醫院服務品質, 畢竟唯有同仁與醫院一同成長,才能使高聯醫持續往服務品質最好的健康促進醫院邁進。」