讓你想像的表單成真 躍然雲端 — 叡揚 Vital BizForm 雲端智慧表單開發團隊專訪
業務拜訪要表單、跟客戶開會要表單、企業內部稽核要表單、申請物品要表單、採購也要表單，企業經營無論哪個環節都有表單在控管和紀錄，而許多工作者面臨新項目要開設新表單往往需要花費許多時間調整和重新設計，填表人在電子表單撰寫時也常常遇到輸入資料卻導致跑版狀況發生，為解決此問題，叡揚資訊的 Vital Bizform 雲端智慧表單因應而生，我們也訪問到 Vital Bizform 雲端智慧表單李宗青經理暢談開發理念。
叡揚資訊採訪團隊（後述簡稱叡）：Vital BizForm 雲端智慧表單是什麼? 有什麼用？
叡揚資訊前端設計部李宗青經理（後述簡稱李）：
我們看到企業中有許多種類的表單，業務拜訪客戶需要寫報告、開會要有會議記錄跟相關表單資料討論，傳統可能會單純用筆記的，或打成 word 再寄給主管，或許單看一個報告都沒什麼，但把這些文件或表單結果拉長時間來看，若要針對裡面的各種資訊做進一步分析，比如業務拜訪報告，老闆或主管一定會想要知道你這次賣得產品，今年、這個月有多少業務報告，或者這個業務有做了哪些報告。
企業在經營過程的八大循環中，會使用各種表單來紀錄各種資料，而企業中使用的表單在國外會稱作 Business Form，這些表單後續的留存分析對企業往後的成長有很大的幫助，所以我們開發 Vital BizForm 雲端智慧表單協助企業打好底子，解決表單各種問題，讓企業表單設計和填寫智慧化，也是聰明好找的表單。
叡：在開發過程中，你以前端設計部經理主導開發此產品，不同於多數程式是由開發部人員發起，兩者的工作職掌其實差距很多，是什麼契機讓你開發 Vital BizForm 雲端智慧表單這套服務？靈感來自於？
李：Vital BizForm 雲端智慧表單其實有許多的架構與內容管理系統相似，都可以透過多種欄位來定義文件或表單的種類，而善用內容管理系統對於網頁設計師來說，是做網站的重要工具或技能，所以對 Vital BizForm 雲端智慧表單整個系統架構，我就有蠻多的想法可以琢磨。
另一方面，我們想要創造一個在網路上填寫的企業表單，就如同你以往印出來的表單一樣親切的表單。我們知道很多使用者還是需要列印出這些表單來進行一些作業，而設計表單能夠在版面上安排出適合列印的內容，節省印出的紙張與空間，是傳統企業表單重視的。如何比以往使用者透過 Word 或 Excel 來建立表單還快，這就需要前端設計團隊考量使用者體驗，透過前端技術來達成。我們希望創造更快速的表單創建的體驗，更直覺、更容易使用。
叡：現在表單市場上幾乎都是使用 Google 表單和微軟 Office 工具，兩者也都有雲端版，為什麼還想切入這塊市場？Vital BizForm 智慧表單跟微軟合作推廣，雙方是基於什麼目標進行合作？
李：Google 表單基本上著眼於外填的表單功能，沒有資訊基礎的使用者只能單純的透過結果做一次性事件的分析，而 BizForm 更 希望能夠是組織裡面長時間不管是事件或者各種庶務表單的留存。但是我們是否也會讓 BizForm 能夠給外部人員當調查用的表單使用呢？答案是肯定的，我們在這部份也會跟 Vital CRM 客戶關係管理系統作整合，讓組織裡面對外行銷調查用的表單能夠留存到BizForm 中。
如果探討 Office 或 Google 文件系列的產品， 其實我們想解決的就是這種沒有格式的文件造成的問題，傳統的文件可能要透過語意分析才能分析出裡面具有的各種條件。但是如果您一開始建立表單就把格式建立好，其實沒有這麼難。
與微軟的合作上，我們的服務建立在 Azure 上，是簡單輕量的服務，相信我們的成功也能帶給微軟 Azure 很大的推廣作用。
叡：Vital BizForm 雲端智慧表單的特色是什麼？這套解決方案如何協助企業發展？在數位轉型浪潮中又能扮演什麼角色？可以舉例說明各產業應用 Vital BizForm 雲端智慧表單可獲得的優勢？
李：BizForm 雖然是表單，但我們一份表單完整的生命週期包含設計、撰寫、審核、討論、轉寄、交辦、留存、列印等需求，所以一個表單您可以在上面討論或者交代一些事情，指派工作、簽核等功能。
而表單本身有版本紀錄，也可以將完整格式列印出來。傳統透過紙本除了浪費空間外，也相當難查找，如果用一般的 Word 或 Excel 作文件本身創建，難以跨文件做內容資料的彙整統計，BizForm 不單單是 一般解決您組織內表單填寫或設計的需求，其實他會是一個組織成長過程中相當重要的資料庫。
目前我們有貿易公司就是專門透過 BizForm 作業務拜訪報告使用，雖然原本母公司要求全部採用別的系統，在原本系統不強制使用後，客戶也是回來繼續用我們系統，另外也有公家機關用在交接班的紀錄，其他用戶則是多用於內部管理方面的表單的需求。
叡：Vital BizForm 雲端智慧表單的 UI 介面設計風格非常清爽，可以分享設計概念嗎？
李：哈哈！我們介面還會改喔！目前這版介面大概是兩年前我設計的風格，但是隨著我們逐步將公司內其他產品風格統一後，陸續的 Vital 系列產品風格也要進入新世代，不單單是 BizForm 我們的 Vital CRM 最先套用了新的介面，會在今年中上線部分完成的功能。
今年底，BizForm 也會跟進。總體來說，我們設計部所設計的介面風格多半跟隨世界潮流上最新的趨勢，配合每個操作細節細膩的討論來完成這些介面，我們不會用太多複雜的配色，整體希望透過清淡的色系讓你長時間掛在上面使用不會有太大的視覺負擔。
叡：有沒有哪些功能是本來有，但後來決定捨棄的？為什麼?
李：大概是以前的重要指標這個功能吧！這個功能在以前是產品定位限定於客戶拜訪報告時的好用功能，但是在表單類型擴張到更多後，我們把這個功能重新包裝成分類與智慧清單。分類功能會顯示分類底下有多少表單，而分類可以指定顏色，但是未來我們將會重新把標籤拿出來利用。
叡：在開發的時候曾遭遇哪些困難？如何克服上述問題？有參考過什麼成功案例嗎？
李：剛開始整個充滿困難呀！BizForm 原本叫做 FormDoc 更早是 Vis-à-vis，從我進公司開始就接觸這個產品的誕生，但是一直到去年我與團隊接下這個產品繼續規劃設計新功能，從設計、前端、後端開發者都是第一次接手這個產品，而我們的開發團隊年齡都在 27 歲以下，個個充滿冒險犯難勇於嘗試的熱血之心，在前端上我們在原本 Angular.js 框架下加入 Vue.js 的技術來寫表單設計的功能，而且大家都是第一次用 Vue.js 呢！另一方面讓設計開發團隊凝聚 對產品的向心力也是初期需要磨合的，但是目前我們都對這個產品有自信也有很多想法要落實。
叡：對 Vital BizForm 雲端智慧表單有什麼期許？未來的短期、中期目標是？
李：當然是成為世界第一賣最好的企業表單軟體！哈哈！這個產品不單單是服務功能本身而已，提供客戶更多現成的表單作應用，客戶不需要自己花太多時間從 0 開始設計，也是我們要持續充實的內容層面。不單單是一般的企業人事管理表單，也可能從應用面來新增表單。