從容備詢的第一步 系統化管理質答詢題庫

對行政機關來說努力動員全機關的施政作為，千萬不能因為備詢資料準備不齊、質詢過程找不到最佳答辯內容而功虧一簣！因此對幕僚/籌備單位來說，如何快速彙整各個業管單位回覆質詢事項的內容（包含收集、排版、列印、呈核等），以及讓首長被質詢時，在急迫壓力與極短反應時間內，能快速找到正確且扼要的最佳回覆，是籌備單位與幕僚單位的極大挑戰。

依各機關組織規劃，一般而言國會聯絡人或幕僚是由單位企劃管考、公關、秘書等同仁兼職，除了要處理本職工作外，也要籌備會議資料，經常忙到不可開交，而機關首長、各業管承辦人也一樣不敢懈怠，以下從三個角色切入剖析各環節常見的問題：


1. 機關主管於立法院質詢當下

• 過往僅能透過紙本翻找答覆資料，既慢又沒效率。
• 分類編排形式單一，無法按機關主管習慣查閱。

• 若質答詢問題超出準備範圍，紙本資料也無列出，僅能憑藉對該項業務之印象回覆，錯失讓立法委員跟民眾進一步了解政策作為的機會。

2. 國會聯絡人 / 幕僚會前資料籌備

• 籌備時必須從各個業管單位蒐集簡答版與詳答版的填報內容，才能進行後續排版、列印、呈核，由於要先確保題庫資料的正確性與完整性，因此排版列印總是在最後一刻才完成，造成長官來不及閱讀題庫資料。
• 幕僚單位透過 Mail 跟各業管單位收集填報資料，常會遇到文件時效及版本錯誤等問題。
• 紙本資料過多除了攜帶不便、翻閱查找不易，更耗費印刷成本。

3. 各單位承辦人員填報答覆內容

• 各處室資料檔案眾多，無統一分類規則，時常會有檔案重複上傳或分散存放的狀況。
• 無法快速找到過去質詢答覆題庫或相關參考資料。
• 修改或更替檔案時，無法快速檢視檔案差異之處，易導致後續作業出錯。

數位化籌備回覆資料 一鍵列印並快速查詢

在取得質詢題目後，各單位繳交的答覆資料是否具完整性、正確性，勢必要由『人』來檢查，但是回收各單位答覆 Email，以及逐檔下載、調校格式再編印成冊等步驟，其實都可以透過『系統』代勞。

叡揚資訊自行開發的立院質答詢系統，正是能解決此一問題的系統，透過線上彙集、自動套表功能，取代人工收信、下載檔案及排版作業之負擔，資料確認無誤後，藉由系統內建標準質答詢內容格式，只需一個按鍵即可編排成冊列印出來，再進行後續呈核即可。執行過程不僅快速有效，也不會發生排版或版本出錯，此外，數位化彙整的另一好處是能讓長官有更多充裕時間閱讀答覆資料！

必勝關鍵在三分臨場反應 與七分模擬準備

當長官站在備詢台上時，幕僚單位能不能協助長官即時參閱、即席作答就是勝負的關鍵！因此事前的模擬與資料分類規劃很重要，例如：當某黨派立委上台質詢時，就要先準備好該立委的題目與答覆資料；當被問到重大案件處理措施時，就要找到該議題系列的答覆資料；如果每次都被問到同一個立案議題時，就要將歷次回覆準備好，以備不時之需。

善用立院質答詢系統的多維分類功能，能讓答覆資料無論是從「政黨」、「立法委員」、「重大案件」及「立案」等面向都能被找到，即使沒分類好找不到資料，也能透過關鍵字查詢。要確保能查到資料的前提是一定要集中所有資料在系統上，尤其是歷次備詢資料或參考資料，放上去的資料越豐富越完整，在備詢當下就越有利，即使臨時被問到超出準備範圍的議題，也能全文檢索找資料，從容應對即席作答！

在質詢當下，對長官及幕僚來說是分秒必爭的關鍵時刻，備詢台上的電腦螢幕只需出現必要、關鍵的字句來協助作答即可，因此系統介面必須直覺、簡潔、好操作，避免過多干擾，才能方便長官一眼抓住重點。即使是這樣的小細節立院質答詢系統也注意到了，特別設計 Quickfocus 模組來簡化瀏覽介面，方便聚焦回覆重點，並且支援電腦、平板、手機等行動裝置，不被現有的硬體裝置限制住。