【特別企劃】資訊科技 締造公文管理新驅力
為提升公文辦理效率並積極達到節能減紙的目的，逐步推動各項計畫，自89 年率先推動「公文電子交換推動計畫」加速政府機關公文往返的速度；90 年，再次針對機關線上批核公文，修訂文書處理手冊賦予公文線上簽核之法源依據，並「擴大公文線上簽核」工作計畫；並於93 年起因應電腦使用普及化，政府開始實施公文橫式書寫推動，而這些計畫的推動從政府擴大到民間企業，無不跟著資訊腳步的脈動前進。
公文系統
配合政府各項計畫與時俱進
叡揚資訊為配合政府公文電子化推動的各項計畫，特別成立公文團隊，從公文紙本簽核管理開始，將公文製作設計內嵌於Oce Word 的工具列，隨後並開發Web 版公文製作，但為加速公文線上簽核推動，調整原安裝版公文製作改以RIA 技術開發免安裝版公文製作，大幅降低使用者電腦作業系統不斷升級所造成的不便性。除了不斷加強使用者在公文系統本身使用的方便性外，因應行政院研究發展考核委員會加速辦理資訊改造，資源整併及資訊服務共享兩大主軸，公文團隊再次為政府機關打造公文系統私有雲，落實資訊系統管理集中化，更達到資訊系統共享縮短公文在跨層級間的辦理時效。
注重使用者體驗
系統設計不再只著重功能的設計與應用，更開始注重使用者體驗（UX）設計，HTML5 技術、響應式網頁設計（Responsive Web Design）逐漸成為網頁開發的主流。檔案管理局近年推動電子公文檔案保存新格式，計畫以HTML取代DI 及PDF 公文範本; 公文系統開啟新的應用模式，透過瀏覽器即可使用的公文製作編輯器，不再是夢想而是現在進行式，需大量安裝的時代已經過去。叡揚資訊在開發新版的公文系統時，特別分析過去使用者覺得操作不便的設計，重新開發出可更符合使用者操作的系統，並維持過去所見即所得的設計，讓使用者能快速的適應新的系統及操作介面，除了滿足使用者功能面的需要，直覺、簡易的操作設計是我們核心的設計理念。
好的應用系統須
考慮跨裝置的適用性
設計一套使用者覺得好用的跨裝置、跨瀏覽器應用系統，需要倚賴有相當經驗的設計團隊，除了瞭解使用者的操作習慣外，也應針對不同裝置的特性進行設計，像平版電腦與一般桌上型電腦的操作習慣一定有所不同，這也是在做系統設計時需考量的重點之一。另外使用HTML5 技術設計公文製作編輯器時，需特別注意不同的瀏覽器對API 支援的程度，相同的API 在不同的瀏覽器實作結果可能不同，因此開發時一定要仔細的研究與測試，並針對不同結果的瀏覽器進行特別處理與強化，達到系統的一致性與完整性。
公文系統延伸應用
為機關帶來更靈活的運用
公文系統資訊化後，也逐漸從私有雲服務轉為公有雲服務，為更多中小企業帶來更大的推動力。公文系統除了本質上的技術不斷突破增加公文系統跨區域、跨平台的使用範圍外，公文系統的延伸應用更為機關內部帶來整體的靈活運用，以政府機關而言在推動公文線上簽核系統當下可整合立委質詢案件、院長信箱或人民陳情、會議交辦等各大系統；就金融機構而言因應法務部行政執行署發給之「執行命令」公文，透過電子交換方式以公文系統結合後端帳務系統，加速執行命令法院扣押的自動化與作業連慣性。
公文系統與知識管理系統整合
成為知識資產
公文系統除了是辦公室自動化重要的一環，大數據時代的來臨，公文系統在各機關部的海量資料更是不容小覷。因此，部分機關更加值整合公文系統與內部知識管理系統，透過有效性的權限控管方式達到公文系統資訊全文檢索與資料運用。當系統資訊化後，公文系統不斷的與時俱進，公文不再只是公文，而是辦公室裡重要的知識資產，能為企業創造更多加值應用，累積機關更堅實的競爭力，我們拭目以待。
