【雲端決策專欄】專治表單/文件亂紛紛 Vital FormDoc

身為老闆的您是否覺得以下的情境很熟悉？

每天都要做的事就交給電腦

無論是大公司小企業，每日營運都忙於業務推銷或產品銷售，而支撐起這些生意的是內部的表單/文件製作、分類歸檔、存檔及查找調閱等工作。內部作業是每天都要做的重複性工作，若將日常作業升級為e化作業，行政庶務作業就能更省時、易管理，也減輕相關工作人員的重複作業時間。此外經年累月地透過系統統整日常事務、商業活動的各項表單/文件，可以累積過往的經驗，變成日後企業經營、核心價值傳承的寶貴資產。

邁向e化作業

提升企業經營專業度

當商業環境逐漸邁向高度資訊化的競爭，還用實體檔案櫃管理、儲存各項表單/文件，實在無法滿足資訊化競爭市場快速演進的腳步。即使是電腦內檔案總管的資料，若無法自動同步，管理者無法確保業務手邊的報價單是不是最新版本？同仁的請假單是不是最新核定的版本，除了版本的問題，文件的格式、排版、文字若同時有多個版本，對於企業的專業度是大打折扣。

一再重複的作業

讓Vital FormDoc來幫你

Vital FormDoc 是專為中小企業設計的雲端表單與文件系統，具有及時更新、協同、分享等特性。Vital FormDoc內建多樣

化的表單/文件範本提供套用，管理者也能自行設計所需的表單/文件格式與欄位，使用者僅須依照定義好的表單依序謄寫所需要的資訊即可輕易完成線上表單。完成後的文件再利用標籤將所有文件分類存放，就能同步完成存檔、分類、管理等內部作業，若再搭配內建的全文檢索功能，在彈指之間就能輕鬆查找、調閱過往的資料。

除了上述的編輯、填單的功能之外，VitalFormDoc 也提供表單/文件的權限設定功能、待辦事項的簡易管理、新增或編輯表單/文件的事件通知，讓全體員工都可以收到最新更新的表單/文件通知，也解決表單版本不一致的問題。

未來發展重點

表單簽核與協同編輯機制

Vital FormDoc提供文件和表單的應用，然而企業的日常管理，還需要完整的電子簽核流程，目前叡揚雲端團隊考量中小企業的人員與組織相對扁平化，後續將會把發展的重點放在簡易的表單簽核機制。

此外，目前的工作型態一份文件的產出是由多人共同努力而成，因此協同編輯機制也將是新版的重點項目，因次表單簽核功能與協同編輯機制將會是Vital FormDoc下一階段新版釋出的亮點，以期能更符合中小企業使用表單/文件的習慣。