【導航e紀元】10萬人公文系統上線 叡揚去年大突破

10萬，是去年叡揚資訊協助客戶完成的公文系統上線人數，這其中包括許多政府機關及幾大金控。這個數字對於60多人的公文事業處來說，是莫大的鼓舞，也是莫大的責任。

線上簽核往下屬機關推動

談到對於未來公文系統推動的看法，叡揚資訊副總蘇守謙沈穩地說：「行政院所屬一級機關及地方一級機關在部屬線上簽核大致都已完成，今年重點是在協助各一級機關導入其下屬機關，亦即開始進入行政院研考會所定的全面推廣階段。同時，在各大金控陸續建置公文線上簽核之後，今年有較多的地區銀行也開始在規劃導入。」

對於上述一級機關及金控集團式的運作，叡揚資訊大都是以私有雲的方式來架構。公文私有雲就如同是一個虛擬辦公室，不但可以節省經費，還可以提高效能。舉例來說，某主管機關的二三級單位可能散落在北中南各地，過去的做法是公文不僅需要透過外部交換費時，各單位還需架設機房及配置維運人力；但公文私有雲是由上層主管機關統籌建置，再供組織內部共同使用的雲端運算環境，可以解決簽核公文在不同辦公地點間的問題，尤其是跨機關或跨子公司之間的會辦，更可以發揮效益，使公文簽核超越了時間與空間的限制，有效提升行政效能，促進跨部門簽核的效率。

私有雲為下一波建置重點

「叡揚在公文私有雲的技術已經Reday!」蘇守謙強調，叡揚已經累積近20年的公文技術、經驗，也已經協助許多機關完成公文私有雲的建置，不論是政府機關、大型金融機構，從實際作戰經驗，或是技術規模，叡揚都具備一定的能量，尤其是面對動輒上萬人的使用單位，更是其他同業所難以承擔的。

密切觀察最近幾年客戶導入線上簽核，蘇守謙一句話點出專案成功的關鍵：「內部規定和使用習慣能否有效取得共識，並按照計畫時程執行，是公文能否順利上線的主要關鍵。」

公文系統如同建設房子 說改就改背後成本高

一個專案就像是蓋房子一樣，這房子要給多少人住?誰要住哪裡?動線如何規劃?這些需求都是在設計師畫完設計圖，和業主討論決定後，再交由施工單位按此藍圖來建造的，如果中途沒有太大的變更，房子就可以順利交屋。「但問題就是在，房子蓋到一半，忽然又有新的想法產生，輕則稍作修補，重則打掉重來，如此往往返返、修修改改，工程落後常因此而起。更麻煩的是，蓋房子如果因為設計變更而需打掉重做，廠商和業主之間都會有同樣的不捨，因為眼睜睜的看著它被打掉。可是在軟體專案中，打掉重做的工雖然和工程施作一樣大，但卻因為外表看不出來而一再的被忽視。」

文書單位往往具有舉足輕重之地位

「很多使用單位在建置之初都會問我們，如何可以確保如期上線？」蘇守謙表示，根據多年的經驗，「通常公文系統會牽涉到兩大單位，一個是資訊部門，另一個就是文書單位。因為主要的規則制定者是文書單位，其既熟悉公文流程，也了解使用者的習慣和需求，因此如果文書單位可以扮演需求的統籌歸納者，並具備決策能力，可以讓需求拍板定案，再跟資訊部門共同管理專案進度，則對於專案的順利進行絕對有莫大的幫助。

公文系統如同建設房子 說改就改背後成本高

但如果有新的需求，卻發現工程已啟動的話該怎辦？「可以把新的需求統整歸納出來，等到下一版或是維護時，再作調整。因為許多需求之間是有連動性的，想到一個改一個，既不符合經濟效益，也可能因為想法不夠周全而反覆變更，或造成局部效益影響整體效益的情況。」蘇守謙強調，需求不可能停止，隨著組織變動、新業務開發拓展等等，需求一定會隨著組織變動而異動，而組織就是一個最大有機體，會不斷地演化進步，「這觀念我也常與客戶分享，對於需求提出一定要忍痛，定出一個凍結的時間點，因為公文系統如同這有機體的心臟，上線時間的延後背後往往是耗費更多的人力成本及效率。」他補充說明。

專案動輒上萬人 叡揚技術經驗有口皆碑

回歸到10萬人這數字，「試想一個專案一次就牽扯到幾萬使用者，其背後涉及到硬體設備、網路效能、應用程式、資料庫設計等，的確是需要累積相當經驗才能突破的！

蘇守謙說，從前期的專案規劃、需求訪談，到中期的開發測試及時程控管，甚至到後期的教育訓練、輔導上線，叡揚一直在小心翼翼維護專案品質，避免「量變則質變」的可能。也因此，叡揚資訊對於客戶專案的選擇，內部有一嚴格的取捨標準，對於壓縮的期程，或過於理想的期望，叡揚團隊會盡力在事前充分溝通，以確保叡揚的信念能夠堅持：「品質與價值，承諾必實現。」往後叡揚還會繼續朝公文私有雲、行動化等方向發展，讓應用更多元、更高效、更便利！