【特別企劃】善用 e 化工具 提升工作日誌的管理效益

年中檢討會議即將到來，主管們又開始進行團隊績效的考核了。但卻有不少主管只能藉由對員工的印象來評估團隊表現的好壞，缺乏精確的數字及紀錄來忠實呈現工作績效，更無法全盤透視所屬員工執行或完成的專案及績效。

根據2010年《麥肯錫季刊》指出，由於知識型員工的工作時間，大概有一半都花在互動上，而缺乏有效的協同作業工具，只會使溝通障礙的問題更加明顯。

績效，不該憑印象　用工具讓績效一目了然

相對地，員工也有這樣的困擾，大半年的時間一晃眼就過去，認真回想一下，除了回答「很忙」之外，卻苦無實證檢視自我成長及工作表現。過去，我們雖可藉由「工作日誌」來回溯員工及自我的表現，但是這些散落、無整理、缺乏意見回饋的文書資料卻往往派不上用場，淪為制式化管理工具而已。

以改善企業經營績效為志業的嘉威企管顧問實踐師劉雅妍強調，工作日誌的確重要，但在複雜繁忙的龐大企業體中，透過e化就能將工作日誌轉為管理上最好的工具。她舉例說明，第一，可以有效地降低開會次數，避免浪費龐大成本，並將時間還給員工，去做更重要的事！第二，做好日常管理，可以協助每個人了解每日工作重點，並即時反應問題，而獲得更有效率的解決方案。第三，主管可檢視被交辦事項的即時狀態，即時予以修正討論，確保目標的達成。第四，有效改善會議召開的時間，針對核心議題進行探討，分享經驗，取得明確的共識！

但這樣面面俱到、具有組織化、統整力、協同度的e化工具，進入到企業卻往往分散地變成Email、MSN、電話等無效率的往來連繫，不僅耗工耗時，也缺乏統整為具有決策分析的資料。叡揚資訊協同作業產品事業處行銷業務部經理張嘉真指出，相信層層指派或分工的工作流程常發生在你我的週遭(如圖所示)，透過Email交辦，會有1.無法追蹤工作進度；2.信件找不到；3.無法確認是否每個人都明瞭工作權責；4.專案結束後，如果後續發生問題，那又要如何在茫茫信件中，找尋最重要的關鍵信。為了解決前述問題，叡揚資訊特開發以「交辦」、「會議」與「活動」為核心主軸的teamKube工作管理平台，除彈性配合既有的工作習慣，更能串連所有會議與工作。

交辦、追蹤、管理好方便 公司流程工作經驗自動留存

而teamKube工作管理平台，讓團隊輕鬆交辦分配工作，以任務為出發點，A任務的負責人是誰，誰為協辦團隊，要在何時結案稽催，都可以在系統上靈活派工、彈性運用，不但可以協助管理者一目了然團隊工作進度的工具，同時，對於員工來說，也可以藉由系統了解自身工作進度，並藉由自動留下進度、討論等等，讓衡量績效更輕而易舉。

teamKube的「導航樹」功能 有助釐清大型任務架構

「指導新人最難的一環就是了解組織體系的分工系統作業，指派一項大型工作給新人的時候，新人往往不知道A工作要找誰？B工作又是哪一個部門進行協助！」參加研討會的學員分享到。而導航樹功能，就是可以把大型專案做詳細拆解，知道哪些工作是分派或再分派給哪些單位，負責的窗口又是誰，如此一來，不但可以把紀錄留下來供新人參考，還可以追溯流程環節，讓下一次專案更好。

聰明匯整工作紀錄 撰寫日周月報不重工

雖然平常工作按照進度本來就需要回報工作進度，但往往企業或單位內為了確認工時、配合繳交政府計劃所需研究日誌、或單純為了解員工日常工作內容，另外要求繳交紙本或是各類格式的工作日週月報表。當然，如果原先就有例行的週會、月會或季會，為了報告事前彙整的工夫也少不了。為避免這種重複的工作，teamKube 開發中的「報告百寶箱」功能將於2012年的下半年度問世，也在本次研討會中首度公開草圖(如附圖)，「報告百寶箱」可望與「工作日誌」相呼應，使用者依自行定義所需的時間區間，將所有的工作紀錄匯整成一份報表，以最簡單與不重工的方式進行工作日誌的管理，完整地呈現個人及團隊成員的工作歷程與職場能量！

支援行動化應用 讓效率更提昇

因應行動化來臨，teamKube也推出PlzHelp App，iPhone、Android平台手機都適用，無論身在何處，都能為您追蹤待辦工作隨時了解最新工作進度，結合手機方便的拍照、錄音等功能，讓資訊傳遞更多元。