Vitals/KM 讓威控自動化 知識傳承分享、同仁溝通便捷
口述：陳光誠威控自動化機械有限公司 工程部 經理
整理：邱郁姿 叡揚資訊 企業電子化產品事業處業務行銷部 產品行銷經理
產業別：自動控制相關業
公司名稱：威控自動化機械有限公司
成立時間：1996年
公司網址：http://www.wecon.com.twu
主要商品／服務項目：⊙精密機械設計⊙電路及程式設計⊙視覺系統⊙機電系統整合⊙加工組立
威控自動化機械股份有限公司（以下簡稱威控）創立於1996 年，致力於精密機械設計、電路及程式設計、視覺系統、機電系統整合、加工組立、安裝施工等全方位整合能力，並獲得『第10屆中華民國傑出企業金鋒獎』。威控在開發半導體與光電產業生產自動化方面，提供完整解決方案，志在提供全球所有製造商可以更快速度、更好品質的先進製程生產，承諾以「解決客戶問題」為第一要務，創造雙贏的局面。
去年8月，威控開始導入建置Vitals/KM知識管理系統，利用這套軟體，有系統的輔助收集公司內部文件資料，將知識長期永續保存傳承。目前威控的知識管理系統中，已累積超過900筆資料，除將公司會議記錄、公告、技術資料等文件上傳外，其中知識管理系統也成為公司同仁生活上交流的一部份，包括有文章小品、健康常識及福委會等訊息都可以得到分享；另外，在知識社群方面也有10個社群討論區，不管是工作上的技術問題，或是同事的慶生，知識管理系統都成為公司內另一個重要的溝通管道。
讓員工自然而然習慣使用系統
負責威控知識管理導入統籌工作的工程部經理陳光誠談到，公司在導入知識管理系統時，並未成立推動小組，而是讓員工自然而然的習慣使用該系統，因為知識管理系統應該是個輔助工具，所以並未採取強制的作法，最重要是要讓同事們願意使用，並找的到所需要的資料。
透過主管會議宣傳 種子同仁學習帶領操作
他進一步說，當初剛開始導入知識管理系統時，就在威控總經理曾廣輝的支持及帶領下，利用主管會議不斷宣導，讓中階主管們先了解什麼是知識管理及知識管理所帶來的好處，並透過各部門的種子同仁，來學習如何操作Vitals/KM知識管理系統，再教導所有同仁的使用，慢慢適應習慣。
也因為威控原來就有很多技術文件等電子檔資料，所以直接上傳資料是較方便的方式，日後可以永久保留查詢，在整理上傳文件方面較沒有問題，而目前同仁們在使用上，並沒有什麼太大困難，操作功能上同仁們也很容易上手，所以大家反應都還不錯，但最重要的是要建立使用習慣。
知識管理分享取代佈告欄公告 訊息流通更迅速
陳光誠表示，威控在導入知識管理後最主要價值是，透過知識管理系統後，公司內部資訊更迅速的流通，也讓公司同仁的向心度更佳。因為過去公司通常是用在佈告欄貼公告的方式作為內部宣導，或是同仁間的eMail的往來溝通，但可能僅局限部份人員才看得到，現在透過知識管理系統，可以把公告或一些相關通知告訴公司所有人，同時知識管理系統的「訂閱」功能也非常方便，可以主動透過eMail主動通知，節省很多時間。
知識管理讓同仁在工作上感受到效益
雖然陳光誠客氣的說，由於導入的時間還不是很久，也做的不盡完整，但導入知識管理系統後，在工作中的許多應用，也開始讓他及同仁們感受到過去沒有效益。他舉例說，以前公司同仁在MIS設定或遇到問題時，總是要由MIS的人員幫忙處理，現在都可以請同仁先在知識管理系統中找到相關文件，看著文件中的說明自行先處理，若不行再由MIS的協助處理，無形中也節省不少人力及時間，也較以前方便許多。
協助客戶服務解決問題 避免重工浪費時間
值得一提的是，知識管理系統在客戶服務方面也有新的幫助及應用。像是現在威控的工程師，已開始把設備程式的新舊版本放在知識管理系統中，當有客服人員接獲客戶詢問問題時，便可以直接先到知識管理系統中找尋答案，同時也把已解決問題的解答，或更新修改過的程式更新在知識管理系統中，當其他客服人員遇到相同問題時，便可以在知識管理系統中先找到解答，避免重工浪費時間的問題。
雖然之前也曾想過將相關FAQ放在知識管理系統中供顧客查詢，但這需要有專人整理並管理，否則可能反而會造成反效果，所以目前威控尚未這麼做。
建置完整技術文件知識庫 廣泛有效利用
陳光誠說，威控在產品技術層面上，大致可以分為程式、工程、機構及生產技術四個部門，所以未來知識管理系統在客戶服務方面可以更廣泛，但也是未來更要積極努力的地方，因為希望慢慢能把這些技術文件建立更完整後，在部份技術文件加上註解，並能統一窗口更新資料，這樣就可以讓所有客服人員更有效的應用，迅速解決客戶的問題。
知識管理系統Web化 未來可讓兩岸業務往來更便利
知識管理系統對威控而言是很好的輔助管理工具，除了是重要知識資料的保存外，另外也扮演了公司內部跨單位重要溝通的重要管道，在知識管理中都有每個部門的週報，同仁們對其他部門的業務也能透過知識管理系統中有所了解，主管們也可以透過知識管理系統來管控，同時也可以透過知識管理系統中的社群和同仁們互動。目前威控在大陸已有辦公室，未來也可能會有兩岸的業務，所以知識管理系統的Web化，可以讓公司的溝通及資訊流通更便利。
未來威控在知識管理的推動上，雖然沒有專門負責的小組成員，但很清楚知識管理工作的落實是全體同仁的責任，為讓文件資料庫更完整與豐富，未來會採取簡單的激勵措施與方法，將文件上傳進知識管理系統變成習慣，讓同仁們能確實迅速找到所需的資料；知識管理的落實在新人訓練上也有一定助益，能幫助新進人員更迅速了解公司過去的歷史及公司文化，同時也希望讓這個系統能輔助改善過去的一些客服或溝通流程。