應用Vitals/KM有效創新技術　震雄機械產品領先群雄

口述：劉康瑞、謝佩娟(震雄機械廠股份有限公司 技術支援部 技術支援經理、資訊課長)

產業別：自動控制相關業　公司名稱：震雄機械廠股份有限公司　成立時間：1980年　公司網址：http://www.asianplastic.com.tw/
主要商品／服務項目：⊙塑膠射出成型機及切削工具機之研發、設計、製造、銷售、售後服務

「技術創新，產品領先」是震雄機械研發團隊躍身為國際業界翹楚最有力的證明。震雄機械關注整合性知識管理，側重於「研發技術」的知識管理，希望能不斷地注入新觀念及新製程來精進作業，並透過分享及經驗傳承，提昇生產效率，創新價值永續經營。

建置產品技術文件知識庫　幫助新人快速上手

過去五年，台灣震雄機械廠每年平均成長率達到20％，員工個人年平均產值六百萬元以上；除擁有最先進之加工設備外，更率先採用全數值比例式控制微電腦控制器、多功能智慧中文電腦系統等，引領台灣的射出機製造業邁向高科技領域，遂成為台灣塑膠射出成型機最大生產廠商。就因為這麼大的產量，震雄機械需要有更好的工具來幫助同仁提昇效率，並快速分享產品的技術及設計等知識，以避免發生重工情形。

為此，震雄機械希望藉由「Vitals/KM知識管理系統」的導入，將公司中重要的技術、維修、產品及ISO等相關文件建置在知識庫中，讓公司的新人或同仁在遭遇任何相關問題時，只要從知識管理系統就可以輕鬆查詢到所需的資訊，知識管理系統的建置不但可以幫助新人了解公司業務並很快上手，並讓同仁能快速解決工作上的問題。

低成本KM取代PDM用摘要註解輕鬆搜尋圖檔

震雄機械應用建置成本較低的「Vitals/KM知識管理系統」取代PDM（Product Data　Management），將產品研發、生產及銷售的相關文件慢慢建置在知識庫中。其中，對震雄機械而言，產品設計圖的搜尋及分享是非常重要的，因此運用Vitals/KM將設計圖上傳至系統，並在「摘要」欄中加入註解，這樣同仁只需利用「全文檢索」功能，就可找到所需要的圖檔及相關文件，大幅提昇同仁的工作效率，知識文件的分享對同仁工作帶來相當大的助益，不再像以前一樣，有找不到人問或找不到參考資料的情況發生，並加快產品的研發及銷售時程。

支援多國語言可隨時隨地查詢資料

對於兩岸三地的同仁在資料搜尋的問題上，系統也提供支援多國語言機制，所以不論是英文或繁簡體中文的文件，均可避免文件亂碼的情況發生，輕而易舉就能找到所需資料。

舉例來說，現在運用Web化的知識管理系統，可隨時查詢到「業務出機單」，其中文件會記載產品製程的內容及特殊設計等內容，當業務同仁遇到有相同需求的客戶或維修問題時，就能透過系統輕鬆查詢到解答，迅速答覆客戶的問題，較以前省時省力，達到「事半功倍」之效。同時Web化不會有時空及地域的限制，只要能上網就能找到所需的資料，分享應用相當方便。另外，知識管理系統對業務或客服人員在訂單管理查詢上也提供很大幫助，可以很快地找到訂單及報價；另外，對維修人員在BOM（Bill of　Material物料清單）表的查詢也很重要，當產品有更新或修改時，只要透過BOM表就可以知道各項料號，並索引申請調閱圖檔，省去過去用人工填寫需求單所發生的錯誤及耗費時間。

Vitals/KM操作界面容易　MIS管理便利

震雄機械也提到，Vitals/KM知識管理系統在操作設計上，因為和一般大眾熟知的軟體操作或Outlook差不多，因此，同仁們在學習應用並沒有太大的問題，並透過權限控管，開放同仁上傳知識文件，鼓勵分享相關工作經驗及知識，真正落實知識管理。

對震雄機械資訊部而言，運用Vitals/KM知識管理系統在管理上是較容易的，由於不論是使用者或文件夾都有明確的權限控管，同時知識庫文件是開放權限，由各單位同仁自行上傳，因而簡化管理上的問題，也節省了資訊部在資料維護上的工作負荷。

同時，震雄機械也將訊息公告放在系統中，如此便可以快速與同仁分享公司最新的訊息，並透過系統中的訂閱機制，讓使用者不但可自行訂閱自己所需的資訊，或由主管指定訂閱功能，未來更可以主動發佈分享訊息，確實做到知識的有效分享，達到主動告知的效益。

配合考核激勵辦法　鼓勵同仁整理上傳知識文件

在導入推行過程中，震雄機械遇到較大的問題是，剛開始同仁對於上傳文件知識的情況反應並不熱烈，這是因為每位同仁工作負荷量都很大，在產品製造生產過程中，常需要到工廠現場了解情況，實際上能坐在電腦桌前工作的時間並不多，也因此過去一些相關文件尚未完全數位化，或資深同仁還沒有將其知識撰為文件，因此一開始要同仁把文件上傳至系統的效果不是很理想。另外，各部門同仁及主管在知識庫建置時，都在思索且不確定究竟什麼樣的知識才是應該被放進系統中，且組織也缺乏專人專責這項工作，所以要建置內容及規模較完整的知識庫是需要一段時間。然而，現階段公司的知識管理行動已推行一段時間，也請負責同仁在執行重要案子時，和國外往來相關回覆處理的e-Mail務必上傳至KM中供日後查詢之用，另外，同仁在社群中討論的精華區也會匯入知識庫中。

當然，為了可以更激勵同仁將知識文件上傳，震雄機械也開始擬訂一些獎勵辦法，以工程部為例，未來將把知識文件上傳視為工作資料維護的一部份，作為員工工作績效考核的一項，並提供獎金作為鼓勵，希望同仁都能開始主動的把工作的相關文件上傳到知識庫中，這樣才能讓不管是顯性或隱性知識都能永續保留，達到有效分享的目的。

找出核心知識及主管支持是KM導入成功關鍵

要如何成功的地建置導入知識管理呢？震雄機械認為「主管支持」是最重要且關鍵成功因素，因為得到主管的支持才能讓此政策徹底的被執行，且使用者的配合意願也會相對提高；另外，要有計劃性地找到企業的「核心價值」也很重要，因為知識要達到「分享」的目的，首要任務即要先有內容建置，所以要知道什麼樣的知識文件是要被放進知識管理系統供同仁們使用，這樣才能真正找出對組織及同仁有價值的知識，進一步達到知識管理的目的「傳承分享，創新價值」。

未來希望整合ERP　整理建置FAQ

未來對知識管理的想法，震雄機械希望能再進一步整合公司內的ERP系統，將ERP中重要文件直接轉入知識管理系統中，這樣可以減輕同仁們重覆上傳文件至系統的負荷；另外，對於產品設計及研發過程中的FAQ目前仍尚未整理，這也是接下來很重要的工作，因為一旦FAQ建置完成，同仁即可自行透過知識庫中的FAQ機制，快速回覆並處理客戶問題，進而提高客戶服務滿意度。

在震雄機械建置知識管理的過程中，叡揚資訊團隊除全程協助外，只要使用者有任何疑問，也都能迅速給予回覆及協助，有效解決使用者的問題；同時透過教育訓練來幫助使用者快速熟悉系統操作，適時地提供所需服務及品質保證，深獲震雄機械高度的肯定及認同。