啟動公文管理資訊化的新紀元

叡揚資訊自1996年即啟動以專案開發方式協助客戶建置公文管理資訊化系統，至今已逾10年。這期間，我們累積了許多作業相關的領域知識（Domain Knowledge）及建置經驗。我們由衷地感謝給我們機會並指導我們的客戶；同時我們也趕上資訊技術不斷演進及政府積極且快速推動e化（如G2G、G2B、G2C）的機緣，促使我們的系統不斷改良成為可採用多元、相容且國際化的公文製作編輯軟體，並提升為線上簽核的新版本，未來更能進展成為行動簽核，以符合政府組織改造、企業國際化、極端講究行政運作效能的新需求。

緣由

回想，當年建置公文管理資訊系統，市場上只有少數公文製作的廠商；我們與之合作，開發一套兼具公文製作、公文管理的整合系統。接著，微軟Office的上市暨盛行，我們就配合市場脈動及客戶需求，將微軟Office納為公文製作工具。1999年，行政院頒布『公文電子交換推廣計畫』，並訂定公文電子交換作業相關規定。本公司依據上述法規進行調整，並於2000年成為第一家通過「文書及檔案管理電腦化作業規範」驗證的公文管理廠商，讓我們的客戶正式進入公文電子交換時代。藉由公文電子交換系統，使公文內容的記載有全國統一的標準，奠定公文系統資訊化的基礎。2002年，電子簽章法頒布施行，使得公文電子交換擴展應用至民眾與企業界。檔案法中對數位檔案的管理規範，幫助政府及企業保存數位寶藏，使得公文管理資訊化更臻完整。近年企業整併、政府規劃組織改造，讓我們預估公文管理資訊化的新紀元即將來臨。

變遷

過去幾年公文作業面、資訊技術面，都有很大的改變，本公司亦步亦趨調整改進產品或吸收新知探討研發。公文作業面的演進有三件值得提出：（一）公文電子交換書面格式及其數位儲存格式的標準化；（二）公文書寫方式的改變（直式橫書），與世界書寫方式接軌；（三）完整的檔案儲存格式及作業規範。另外，國際標準組織訂定公佈的開放文件標準規格，也使得公文管理資訊化作業多一項參考。資訊技術面的改變有（一）全面進入Web介面；（二）XML技術及應用已達成熟；（三）Web Services/Share Services/SOA（Service Oriented Architecture）技術觀念導入；（四）CMMI（Capability Maturity Model Integration）軟體品質要求；（五）資訊安全／應用軟體安全要求更嚴謹。

特性

政府公文書面格式及資訊儲存格式標準化（Standardize）制定後，使得公文儲存格式公開化（Openness）有了依據。機關間執行公文交換的資料格式均已符合標準化與公開化，但公文製作或是公文管理廠商所提供的公文本文資訊之儲存方式未必採用一致的標準，導致各機關更換系統時需要做資料轉換。國際標準組織於2006年5月1日投票通過ODF（Open Document Format）的標準，導致微軟公司不得不提出ODF轉換器來因應這個標準。所以我們覺得新紀元的公文管理資訊系統必須符合此標準。

公文儲存格式的標準化與公開化，會帶領我們思考公文製作軟體工具的相容性（Interoperability），來滿足使用者的選擇需求。未來使用者可以依據個人或環境狀況（成本考量、個人習慣、便利性...選擇使用Open Office軟體或微軟的Office軟體製作文件。同樣的，經由政府相關單位的努力，國內公文電子交換格式（無論是書面或其數位儲存）已有統一的標準，只要公文製作及公文管理廠商依據政府所訂標準開發公文製作軟體，並以標準格式儲存，公文製作軟體的相容性就指日可待。

資訊系統的蓬勃發展，導致資訊駭客的百尺竿頭。駭客在資訊如此透明的環境裡，比數年前更容易養成，有心人士經由網際網路（Internet）可以很快的收集相關技術，使得我們的資訊系統暴露在資安危機中；公文資訊系統就更需要我們特別注意確保其資訊安全（Security）。

財團法人資訊工業策進會在二十幾年前開始對資訊業界宣導推廣軟體工程（當時的SEI課程），近期國內資訊業紛紛計劃導入CMMI作業規範，都是為了提高軟體品質。舉凡程式撰寫能力、程式測試完整程度等都是影響軟體品質的因素。當年所談的Code Review、白／黑箱測試、系統整合測試皆為確保軟體品質的必要作業。以往，這些工作都靠人工來做，對國內資訊業者將造成顯著的負擔且無法給予保證。使得我們必須思考借助工具，達成提高軟體品質的目標。

資訊軟體是有生命週期的，類似人類生、老、病、死。人的一生過得快樂與否、舒適與否，與其日常作息、運動習慣、醫療保健密切相關。資訊軟體啟用後也是需要照顧的，我們既然越來越依賴資訊系統，我們就越需要維護好所使用的資訊系統。這也是公文管理資訊系統新紀元的重要目標之一。

這幾年，「組織改造」這個重要議題在機關與金融業不斷的討論著。政府為了增加國家整體競爭力，計畫調整中央政府組織，雖然立法院尚未通過，無法立即實施，但這已是必行的趨勢。另外，金融業為了進軍國際藉整併而形成金融控股公司。如何以現有組織架構，因應未來新組織，建置公文管理資訊系統時，就必然要考量其彈性（Flexibility）。

以上所述，是為新紀元公文管理資訊系統的主軸。總而言之，此系統至少要具備（一）Standard；（二）Openness；（三）Interoperability；（四）Security；（五）Reliability；（六）Serviceability；（七）Flexibility等七項特性。

過程

我們將產品開發同仁與專案開發團隊分開，以「公文程式條例」、「文書處理手冊」、「文書流程管理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「機關公文電子交換作業辦法」、「檔案法」、「檔案法施行細則」、「機關檔案資訊化作業要點」及「機關檔案管理作業手冊」等相關法規為基礎，召開多次公文專案資深人員討論會，確定系統架構及功能。有了應用系統架構及藍圖，就開始建構產品開發環境，我們採用工具執行版本控制（SubVersion）、問題控管（JIRA）、自動測試（Testing Framework）、軟體安全掃描（Fortify Software）、軟體品質驗證（Code Review、Memory Leak Check^，確保產品開發的進度及品質。現在，這些機制與工具成為我們建置專案的標準作業規範。2007年，本公司通過CMMI ML3 V1.2品質認證，使客戶對我們產出軟體的品質更具信心。

成果

經過大約兩年（二十餘人年）的努力，我們發展出新紀元的公文管理資訊系統。它包含親和性的公文製作多元工具，符合國家標準的數位公文內容，也採用國際標準的文件格式（ODF）。這個多元化的公文製作軟體工具就是Web版、Microsoft Word、Open Office Writer等三種，所製作的公文檔案皆符合國家與國際標準，故彼此具有相容性。本產品對上述三種軟體都有增修公文範本功能，滿足客戶自訂範本之需求，改善一般廠商對於Web版需逐一撰寫程式的困擾。為了配合國際化之趨勢，本產品Web版公文製作提供多國文字輸入功能（簡體字、日文、阿拉伯文、韓文、拉丁文．．．，確保企業國際化時，仍可繼續使用。

產品的可靠性是我們開發系統的最高指導原則之一，所以在產品開發過程中，我們導入了「Testing　Framework」之架構，「SubVersion」的版本控管。依據測試腳本，利用「NUnit」做單元測試，使用「WaitN」，進行功能自動測試、鍵入排程每日測試，最後產出驗證報表並據以調校、反覆測試，進而提高產品之可信賴性。

公文管理資訊系統是組織裡最多人員使用的系統，其資訊安全不能只靠硬體設備，為杜絕SQL Injection、Cross Site　Scripting等攻擊，從系統開發之始即應進行安全防護。在程式撰寫階段實施程式碼分析（Fortify Software-Source　Code Analysis）、於功能測試階段執行安全性測試（Fortify Software-Security　Testing），最後於整合測試階段完成滲透測試（Fortify Software-Penetration　Test），透過測試工具找出潛藏之系統漏洞，並針對測試覆蓋率、執行效能、記憶體漏洞與壓力測試等進行各個維度之驗測與修正。此外，公文系統儲存了大量且重要的文件，所以系統更應包含「身份認證機制」、「連線安全機制」、「資料庫防護」等完善的資安規劃與設計，提高客戶對此產品之信心。

藉由應用系統伺服器（AP Server）採用NLB（Network Load Balance）之架構，資料庫伺服器（DB　Server）與檔案伺服器（File Server）以HA（High　Ability）之叢集（Cluster）架構建置，加上備份伺服器之執行運作，我們規劃更完備的公文備援機制可補足傳統備份功能之不足，並提高整體系統的穩定度及可用度。

為提高客戶的滿意度，我們除了在台北總公司有七十餘位專業的公文工程師，於嘉義、台南、高雄、屏東也有駐點服務工程人員，當客戶需要時，可提供最快速的服務。本公司亦安排系統工程師定期為客戶執行公文系統安全健檢，服務內容包含系統伺服主機檢測、Log判讀等。藉由遠端服務之多媒體平台及問題追蹤系統（JIRA），進行保固維護之問題登錄、診斷、追蹤與稽核，確保我們的服務品質。

在公文管理系統，我們設計了許多個人化的功能，使用者可以依照自己的喜好設定版面、畫面顏色、字型大小，同時我們為強化使用者操作的便利性，提供即時公文資訊、活動式的公文資訊顯示區、多重身份切換（使用者若在企業內多機關兼職，可使用同一帳號／密碼），我們也從以往功能導向的操作方式提升為作業流程導向，因此使用者進入公文系統，就像顯示個人工作桌一樣，可於同一畫面看到所有待辦案，透過系統自動判斷可指引使用者快速簽辦；系統利用參數設定提供客戶許多彈性，包括於最短時間應變企業整併或政府組織調整。

我們以歡躍的心情積極預備迎接公文管理資訊化的新紀元。「滾滾長江，後浪推前浪，茫茫人世，新人換舊人」，我們要以更努力、更積極的心情投入公文管理資訊系統的開發與建置，與長久支持我們的客戶一同繼續成長，使我們在公文的專業領域持續成長與進步，相信在我們推出的新版本公文管理資訊系統中，您會看見我們的創意；新技術的引進及前膽性、完整性，並且我們亦將繼續稟持以客戶滿意為導向的服務精神，與您一同以更開放、更相容、更穩定、更彈性、更安全的系統迎接公文管理資訊化的新紀元。