【知識協同專欄】weMoin環保無紙又同步 電子化會議最佳典範

1980年代電腦開始普及，就有人提出電子化會議的概念，其中美國亞利桑那大學(UniversityofArizona)及明尼蘇達大學(UniversityofMinnesota)提出的實驗性計畫，被視為電子化會議雛型。到了2005年，隨著網路技術的發展和多元應用，才以網頁版(browser-basedsystems)及友善的圖形化介面(GUI，graphicaluserinterface)發展出現代的電子化會議系統。

時至今日，無線網路、雲端科技及行動裝置交織發展，電子化會議的發展與應用更臻成熟，但使用者依然採用紙本資料開會，電子會議仍非主流。傳統會議無論是會前資料預覽、資料更新、會中資料討論以及會後資料留存都是一大問題，例如:會前印出會議資料預覽，如遇資料更新，前版資料即無用武之地，若會議資料龐大，根本無法隨身攜帶，更妄論會中進行討論，尤其紙本筆記，更難以系統化整理，會後留存成一落落的文件，事後查找又是一大工程，不但佔空間、沒效率、更不環保。

有鑑於此，行政院於102年頒布電子公文節能減紙續階方案，擴大實施公文處理電子化及電子化會議，並設定105年12月達到30%電子化會議的目標。但要召開一個有品質、環保且能夠同步的電子化會議是否需要複雜的網路架構和很昂貴的終端設備呢?會議資料能事先預覽或能否保留標示的筆記呢?公司無線網路不是很穩定根本無法開電子化會議吧?這些擔心weMion都有解!

1.離線開會 weMoin也行得通

weMoin提供會議資料下載功能，讓使用者在會前先瀏覽會議資料，以便開會時快速進入狀況，即使到了沒有網路服務的場域也可順暢且完整的預覽會議資料。此外，若開會時網路中斷，亦可離線瀏覽已下載的會議文件，不會影響會議的品質。

2.文件同步 會議資料隨時更新

在重大會議前，為確保資料的正確性，難免會更新會議資料，但是對資料彙整者而言，必須重新列印與抽換會議資料，不僅浪費資源、耗費人力、也傷害環境!為此，weMoin簡化資料更新的繁複作業流程，只須重新上傳文件，所有與會者可即時瀏覽、存取新版會議資料。

3.權限鎖定 機敏資料永不外洩

由於紙本會議文件難以控管瀏覽權限，是資安上一大隱憂。反觀，電子化會議須先進行帳號密碼認證，並控管瀏覽與使用權限，判別與會者能瀏覽、下載的資料有哪些。為滿足多元類型會議，weMoin提供兩種層級的權限設定，可分別設定議程的瀏覽權限與單一文件的瀏覽/下載權限，層層把關的控管機制可確保和議題無關的成員無法取得會議資訊及相關文件，杜絕會議機敏資料外流的問題。另外，也可直接匯出電子簽到表，貫徹電子化會議精神。

4.會議跟隨開到哪裡跟到哪裡

電子化會議的實際使用情境上，主講者擁有會議主控權，使與會者跟上會議畫面，促使全體會議成員共同專注於當下的議題，但也保留會議自主性，讓與會者依照需求彈性選擇跟隨主講者或自行瀏覽其他資料。會議同步機制能確保與會者的參與程度，也保留一定的空間讓與會者可以彈性運用會議時間，不僅達到會議目的也提升開會效率。

5.手寫註記
 典
範重要資訊絕不漏網

在會議中，主講者對文件的演繹和註解是會議的重點，而紙本資料開會往往東抄西漏，weMoin的會議資料是以PDF檔案格式呈現，確保會議進行中，會議參與者不會更新到會議原始資料的內容。另一方面weMoin提供主講者可直接在會議資料上分享重點註記與文字便利貼，提供與會者於會後參考;此外，與會者也可直接寫下個人會議心得或標註重點，會議結束後方便個人日後整理、追蹤有所依據。

6.UI簡潔人氣 app最高榜樣

weMoin的圖形化介面簡易好懂，讓使用者在第一次使用weMoin召開電子化會議不會被太多的細項功能干擾而降低使用意願，主要是因為weMoin要能夠同時支援iOS、Android等跨系統、多裝置顯示，太過繁複的功能在平板電腦上將顯得侷促，這也是叡揚開發團隊當初在進行系統規劃與UI設計時極力避免的狀況，因為weMoin的開發目的是要提供多人同時召開電子化會議，需能讓使用者快速上手，將時間聚焦在討論與決策上。

7.全面性規劃電子化會議 會前、中、後3步驟

會前預覽、會中討論、會後追蹤，是會議的標準3步驟，即便從傳統會議轉換成電子化會議也必須依循此流程，weMoin屬於叡揚teamKube無紙化會議解決方案的『會中討論』部分，teamKube無紙化會議包含會前閱覽資料、會中聚焦討論、會後追蹤待辦事項與匯出會議紀錄，解決過去會前不明所以、會中討論離題、會後不了了之的狀況。

政府所推行的無紙化會議政策雖是建立在節能減碳的議題上，但是weMoin能達到的目標不僅是環保，更期望能簡化會議前置作業負擔，並全面性串連會前中後的作業流程，強化會議決策力與降低營運成本，並實現智慧辦公的終極目標。