【導航e紀元】電子公務 政府執行力關鍵趨勢

政府執行力的關鍵要素

學者愛德華(George C. Edwards III)於1973年在其「執行公共政策」書中提出的愛德華公務執行模型，揭櫫了提升政府執行力的四項關鍵要素：

(一)溝通(Communication)：溝通是政府公務執行的首要條件，公務執行若傳達的越清晰且越有效率，則越能收到預期的效果。公務溝通的範圍可以小從承辦單位內之溝通、機關內協同單位間的溝通到跨機關施政合作的溝通等。

(二)資源(Resources)：一旦執行公務沒有相關資源配合，一切也都只能束諸高閣。公務資源可包括人，小從辦公用品，大至相關儀器設備、場地，都是成功的公務執行所不可或缺的資源項目。

(三)執行者意向(Disposition of Actors)：任何公務執行者皆有其態度、意願與偏好，並且會對公務表現出己身的觀點與態度，此時，若執行者本身對於公務表現出反感甚至相當反對的態度情緒，毫無疑問的將會影響該項公務之執行。 (

四)官僚結構(Structure of Bureaucracy)：執行者可能知道如何執行公務，也可能擁有充分的資源與合作的態度推行公務，但若無健全的組織結構來配合執行，公務仍無法有效的加以貫徹；官僚結構有兩項顯著的特性可以加以討論： • 標準作業程序(Standard Operating Procedures,SOPs)：行政機關為處理日常事務所發展出來的一套慣例規則，稱為「標準作業程序」，機關一旦建立標準作業程序可以節省更多時間，處理更多公務，也較能應付繁雜的狀況。 • 分離化(Fragmentation)的協同機制：分離化是指執行公務責任分散至不同的機關單位之現象。責任分離化的現象將導致政策協調日益困難、更有可能因為責任分離化，導致金錢與人力資源的浪費。因此應重新設計機關的責任分配，加強公務協同機制功能使責任分離的偏頗現象減至最低，提高公務執行的效能。

思維的電子公務是挑戰型政府電子治理方法的核心

2010年國際資訊技術高峰論壇(WCIT)會議中，將電子化政府的演進分為二大進程：第一類是改善型的政府(Improved Government)，主要的工作重點在於現有基礎上將機關訊息交換整合，或提供線上申辦、便民服務等電子化公眾服務。另外一類新型的政府願景，叫做挑戰型政府(Challenged Government)，主要的工作重點在於運用創新的資訊科技技術提供由內造的流程優化並擴大為創新的公眾服務、主動服務以及多元服務。在新的定義下，資訊服務不僅僅是電子化政府的工具，而是用來強化與支援施政理念的工具。 挑戰型政府的最佳經驗以日本政府最具代表性。日本政府對於電子化政府之推行不遺餘力，其目的乃在於便民、簡化管理與效率政府。自從2007年3月起，已有1萬4千項(大約95%)中央政府的行政流程改為線上與自動化服務，中央政府也制定了使用線上服務之行動計畫(Action Plans for PromotingOn-line Use)，對於經常使用之165項共用之公務處理流程推廣為集中共用的線上處理服務。

總結各國政府之實踐結論，挑戰型政府如日本、新加坡、歐盟等多數皆以內省而外造的電子治理(e-governance)為推展框架。依據聯合國文教組織(UNESCO)的定義，電子治理主要有三個範疇：

(一)改良政府公務處理能力，即電子公務(e-administration)，為電子治理的核心。
(二)連結公民，即電子公民(e-citizens)和電子服務(e-services)。
(三)建立政府內部以及政府與公民社會的互動，即電子社會(e-society)。

電子公務(e-administration)是以新思維新技術來提升政府公務處理效率，為電子治理方法的核心樞紐。以下將說明叡揚電子公務方案將如何運用新思維新技術來提升公務人員的公務執行力：

可實現組改後集中共用的官僚結構環境

正如火如荼進行當中的行政院組織改造，因為資訊系統集中與資訊人員集中的政策方向。從管理面向來看，未來各機關勢必同時管理多套相同的資訊系統，且管理責任將加重，因此集中整併與業務自動化是最佳的管理策略。

對政府機關而言，可集中整併與業務自動化之共用業務裏，其中主管機關主管共用行政系統，如人事行政局之人事系統、主計處之公務預算系統等，未來由主管機關提供共用系統；公文系統多數機關已往向上集中之方向進行整併共用。除此之外，最需要集中整併與業務

自動化的共用業務，亦是叡揚電子公務方案的核心範圍，臚列如下：

• 總務作業：一般行政、財務購置與營繕、水電通訊、典禮集會、出納、物品、公務車、場地、宿舍、辦公處所、財產等業務
• 採購作業：小額採購業務等業務
• 企劃管考：國家發展計畫、年度計畫、中長程個案、先期、選項列管、管考…等業務
• 重大案件：施政方針、報告、上級機關指示、首長交辦、新聞發布、國(議)會聯絡、民意論壇…等業務
• 業務活動：活動辦理、會議記錄、工作報告、工作紀錄、委員遴聘…等業務
• 資訊業務：人員、設備、網路連線、資訊系統申請、資源分派、管理業務

集中整併與業務自動化共用業務，不僅僅可快速為機關整併處理日常事務的標準作業程序，且高度業務自動化更可以節省更多時間，處理更多公務，也較能應付繁雜的狀況；亦可重新設計機關的責任分配，加強公務協同機制功能使責任分離的偏頗現象減至最低，提高公務執行的效能，如此以實現組改後集中共用的官僚結構環境。

近於習慣的智慧文書模式可增進執行者意向

大部分公務流程很難自動化的原因，在於形形色色不同的文書格式，當強迫於傳統的電子表單格式的操作模式，容易破壞原始文書格式，亦可能因此降低執行者的操作意向。叡揚電子公務方案採用比較接近於自然習慣的智慧文書模式，以流程的特性將文書性質分為排版文書、表格、試算表、圖表等多重組合，並採用Web2.0的相關技術(如標記)使資訊可以充分再利用，並進而整合公務資源等後續之智慧流程整合。

叡揚電子公務方案採用比較接近於自然習慣的智慧文書模式，因此較不易引起執行者本身對於公務自動化操作表現出反感甚至相當反對的態度情緒，因而影響該項公務之執行。

智慧化流程強化公務溝通

公務執行若傳達的越清晰且越有效率，則越能收到預期的效果。叡揚電子公務方案採用智慧化流程的技術，將各種共用的自動化公務流程依據性質分解成為單元流程，再組合成複合流程、一站式流程。透過流程智慧推理整合、自動安排或指派、主動通知、自動接收回覆、異質格式轉換等技術形成高度自動化、順暢溝通內外資源的流程網絡。

叡揚電子公務方案的公務溝通範圍可以小從承辦單位內之溝通、機關內協同單位間的溝通到外部資源的協同合作的溝通等，因此可強化公務溝通方式，促進公務處理效率。

DNA架構串整形成優質公務資源網絡

一旦執行公務沒有相關資源配合，一切也都只能束諸高閣。公務資源包括人，小從辦公用品，大至相關儀器設備、場地，都是成功的公務執行所不可或缺的資源項目。叡揚電子公務方案架構採用先進的DNA架構，前端(Device)採以多元智慧化行動化設備可以快速訊息通知，後端(Application)整合相關共用服務、相關公務資源，並以異質交換整合主動通知，如此形成公務人員，相關辦公用品、儀器設備、場地之資源，以及內外資源之整合資源網路(Network)。