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雲端應用
作業更順暢,辦公零距離-台北市電腦商業同業公會雲端辦公文

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面臨挑戰

• 台北市電腦商業同業公會承接很多計畫案,經常用公文與眾多廠商溝通,需要公文系統輔助作業

• 面臨組織合併,沒有一套完善且健全的簽核公文系統來整合


導入效益

•不用逐份公文蓋章、製作大宗郵件掛號清單等,減少很多人工作業的時間

•導入新的公文系統,進行組織單位內部流程的改造,將行事整合一致

•遠距辦公時期,也絲毫不影響公文作業

專員劉依芬說明TCA原本的作業方式,收文由資訊中心寫的系統,以及另外發文使用衛福部提供的WebjAgent來處理,透過兩套系統併行進行公文電子化作業,紙本發文則由同仁自行作業,所以早期是沒有單一系統可作業的。

台北市電腦商業同業公會(以下簡稱TCA),是全台最大的資訊團體,也是台灣資訊產業公會與協會組織的龍頭代表之一,服務項目眾多,包含展覽聯合行銷、協助會員取得政府專案資源、籌組同業聯盟、人才培訓課程、會議場地的租借優惠,以及彙集會員建議,建言政府改善產業發展的環境與提供法律諮詢服務等等,其中一項重要業務則是專案,承接了包括工業局、商業司、中小企業處、法務部、財政部、台北市政府等等的政府專案,擁有豐富的專案經驗。

系統支援不同業務發文需求標準化流程適用公會型組織

TCA成立的最大宗旨就是服務會員,而由於承接很多計畫案,公文一來一往的作業量大,加上經常用公文與眾多廠商溝通,因此需要公文系統輔助作業。

專員劉依芬說明TCA原本的作業方式,收文由資訊中心寫的系統,以及另外發文使用衛福部提供的WebjAgent來處理,透過兩套系統併行進行公文電子化作業,紙本發文則由同仁自行作業,所以早期是沒有單一系統可作業的。專員謝怡文補充之前在資策會的經驗,當時因資策會人數較多,有專責的文書人員在處理公文作業,而TCA則會回歸到同仁各自本身,希望可以透過系統輔助減少同仁人工作業。

當初TCA評估公文系統項目包含費用考量、便利性、可用度高不高等,過程中綜合參考資訊中心與各主管的意見,最終選定叡揚雲端公文管理系統VitalOD,不僅因為雲端服務導入時程快、完善的公文使用介面,提供的標準化流程,適用公會的組織及業務,也支援大量發文需求,同時叡揚也是雲端服務的指標廠商,所以選擇叡揚成為合作夥伴。

專員劉依芬分享導入之後的使用狀況,由於收發都是一人作業,起初使用雲端公文時面對大量的來文,收文作業的登打非常耗時,所以過程中有與資訊中心提出需要類似OCR的功能,可以減少人工作業時間,叡揚提供API介接方式以達成使用者端需求,經過雙方討論與合作,順利完成電子來文掃描,因叡揚提供彈性介接的方式,讓導入更順利。

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導入過程不需一個月遠距辦公也不影響公文作業

台北市電腦商業同業公會面臨組織合併沒有一套完善且健全的簽核公文系統來整合,叡揚了解客戶問題後,積極提供解決方案,透過彈性的系統設計讓TCA的簽核流程更順暢,TCA與廠商間的大量發文作業,也在系統的輔助下,減少很多人工作業的時間,例如不用逐份公文蓋章、製作大宗郵件掛號清單等,TCA也因導入新的公文系統,進行組織單位內部流程的改造,面對不同的組織整合後的作業流程,整個導入過程不到一個月就順利完成。叡揚的標準化流程,讓組織重新思考內部作業,將組織內行事整合一致,目前遠距辦公時期,也不會影響公文作業。

免費試用快速上手專業顧問與客服協助排除問題

專員謝怡文提到因為VitalOD提供線上開通測試服務,方便使用者先試用了解系統功能,後續操作不會覺得陌生。此外,在幾個比較常用的功能中,特別提到叡揚服務讓人很滿意,並提供很多不錯的功能,像內文分繕列印、套印等都非常方便,雖然中間多少還是會有適應系統的磨合期,不過使用過程中與叡揚顧問、客服進行多次的討論,逐一解決遇到的問題狀況,並且透過彈性的系統設計讓TCA的簽核流程更順暢,目前使用六個月已是相當熟悉,期待未來與叡揚更密切的合作,持續提升TCA的營運效率!