執行力？先問有沒有辦法有系統的管理交辦、追蹤與提醒

有效的會議(Effective meeting) 是被大家關心的議題

在第55期論壇，我們談過會議管理與追蹤系統，我們認為這跟執行力有非常大的關係，的確引起很大的共鳴，我們在這裡也藉著在Google上找到的一組有趣的數據來進一步突顯會議的有效性的確是大家所關注的。相信大家一定覺得溝通是一門大學問也是一門藝術，同樣地有效的管理也是大家所注重的，我們試著在Google 打入如下的3個詞，以及相對得到的筆數，由這些數字我們可以感受到大家對於事情關心程度的差異性：
．effective meeting 5.49 億筆
．effective communication 3.90 億筆
．effective management 0.46 億筆

交辦的追蹤與管理是基本功夫– 3 分鐘就可上手的工作平台

我們都知道會議的有效與否直接地影響我們的執行力，如果我們再進一步剖析，就看到會議中所產生的「交辦」是否能夠有效的被執行，這是牽動著會議是否有效的因子，在實務上，「交辦」除了由會議所產生之外，可能有更多是由每一位動腦的人在經過思考後或是因著週遭環境觸動而有了想法所產生的「交辦」，當然這些「交辦」是否能被落實也就代表著執行力，然而困擾著我們的是，我們常有太多別人所「交辦」的事要去做，以及要去跟催自己想要做的事是否做好了，或是「交辦」出去的事，別人是否完成了？是否已回報？或是我們還得去提醒與跟催？事情總是多的讓我們容易有遺漏，這些現象也就是我們最新開發出來的產品「teamKube會辦活系統」最基本的交辦管理功能想要解決的問題，我們期許這功能的使用能非常直覺，讓任何使用者都可以在3分鐘內上手以交辦事情，而後就可以在這平台上非常直覺的看到自己的待辦與交辦事項，以提升執行力，因而在使用者操作介面與動線上花了相當多的功夫，為了讓大家容易了解，我們剪輯了幾個畫面如下頁圖例。

用起來很簡單，但卻複雜到可以將一個交辦往下展開的所有子子孫孫交辦串接起來

很有意思的是，最近我們開始跟一些客戶介紹，普遍的反應都是，這樣的工具的確是大家所需要的，但難道目前市場上沒有這樣的產品嗎？的確，當初我們也覺得這是很基本與重要的工具，難道沒有人開發嗎？ 但就是找不到，等到我們真的著手設計了之後，我們卻發現越來越深，真的比直覺以及想像中的困難度要大多了，例如，一個交辦可能會延伸出後續的2個交辦，而各自再往下延伸出交辦，那麼要怎麼勾稽？ 還有權限控管的精神要如何拿捏？後續是否可以用某交辦人的名字或是事情來做search，並展開前後左右相關資料之閱覽？這的確是有點複雜度，但實務上不就是這樣子的嗎？ 我們很高興這些功能在這個系統內都可以看到，我們以下列幾個圖方便大家了解這的確是一個很管用的工作平台。

每個人都用得上的系統，是我們第一個對外提供Hosting service 的應用

如此看似簡單的交辦管理工作平台，似乎也就顯得不是那麼簡單，但他卻是幾乎每個人都會用得到的，我們也相信這樣的平台的確能在執行力提升上帶來快速的成效，因此我們也以Hosting services方式提供給大家使用。

最後留一個問題供大家想想?

提到交辦好像是上對下的名詞？ 但在知識經濟時代，也常會看到下屬想請上面的主管幫忙處理一些處理不來的事情，或是在職務上主管較方便處理的事情，這些事情是否也可稱為交辦？