Tracko多源智慧追蹤平台協助校園數位轉型，提升校務資料彙整效率

在校內單位-研究發展處的校園數位化應用中，透過Tracko協助提升行政效率，實現資料自動化收集與即時追蹤，可以減少人工作業時間。消除校務評鑑跨單位資料收集的困難，也強化行政效率運作！

校內單位-研究發展處在資料收集上常面臨的挑戰

在準備校務評鑑之前，需要做大量的資料收集、整理，舉例來說，研究發展處的日常業務之一為調查教員的學術著作、獎補助計畫申請。但在學術著作的收集過程中，常常面臨許多痛點，尤其是當同一份學術著作、計畫案需要被多個單位（如學務處、教務處等）使用時更是如此，行政單位在資料收集上常會遇到一些挑戰。

● 重複收集資料：

對教授來說，同一份學術著作、獎補助計畫資料可能需要提交給不同調查單位，導致相同資料多次提交，造成調查單位重複收集的窘境，此情況不僅增加工作量，亦降低行政效率。

● 資料是否具有一致性：

收集資料的過程中，調查單位會要求提交不同檔案格式，校內行政單位和老師往往需要花費額外的時間和精力來調整、彙整資料。當內部缺乏統一的標準流程，難以確保資料的一致性和完整性。

● 造成資訊孤島問題：

所謂的資料孤島是指在組織或系統中，缺乏有效的資料共享和整合機制，不同部門或個體之間無法有效地共享和利用資料。由於校內組織單位眾多，通常會各自管理不同資料，資料孤島問題導致難以有效地協作和共享資源。透過平台的好處之一是能將資料都保存於統一系統，資料的調閱、查找會更加容易。

● 安全和隱私風險：

在校園行政單位收集資料的過程中，當資料多次轉交、共享，很可能造成資料安全和隱私風險，除了敏感資訊洩露外，在傳輸過程中也可能被竄改或遺失。

● 溝通和協調困難：

校內行政單位眾多，跨單位合作常需要溝通協調，並制定標準流程。當溝通協調不足時，可能導致資料收集過程中的延誤和混淆，進而影響學校整體運作效率。

解決這些問題的關鍵在於引入一套資料管理系統和制訂標準流程，加強跨單位間的資訊共享和整合。而研發處作為管理學術著作、校內外各類大大小小的獎補助計畫案的重要單位，需要定期收集校務評鑑所需的資料，時常面臨這些問題。

範例：填寫模式，教員填報學術著作調查

Tracko多源智慧追蹤平台，如何協助研究發展處數位化

有許多校內外的學術著作、獎補助計畫，都是由教員各自登錄到不同的計畫系統進行作業，其中最具備指標性的系統代表為國科會研究計畫系統。在執行校務評鑑前，研究發展處需要收集、統計這些學術著作、獎補助計畫，礙於資料散落於不同系統中，業務單位難以統整散落在不同系統當中的資料，以下案例將介紹Tracko如何協助研發處收集、彙整學術著作、獎補助計畫資料。

範例：表單彙整模式，由研發處發起調查，平台彙整教員的學術著作

透過平台彙整校務評鑑所需資料，省時省力完成校園數位化！

上述舉例研發處透過系統進行學術著作、獎補助計畫資料收集，讓研發處快速針對學術著作彙整資料。透過權限設定，可控管查詢的單位，並減少重複收集資料的行政工作，確保回收資料的一致性。

Tracko的統一資料收集流程，可以快速收集校務評鑑所需要的資料，以提升整體校務行政效率。除了學術著作的資料收集外，也可用於各項校園內部的資料收集，包含研究人員的管理、精密儀器的盤點等…，透過系統協助，學校可以大幅提升校務評鑑資料收集的效率，達成校園數位化！

範例：填寫模式，教員填報獎補助計畫

範例：表單彙整模式，由研發處發起調查，平台彙整教員的獎補助計畫