【知識協作專欄】中油探採所的智慧高效會議

台灣中油為提昇探採技術研究水準，提高探勘成功率，油氣採收率，以降低鑽採成本，支援解決油氣探採問題，以期發現更有價值之油氣田，因此成立探採研究所。

延續知識薪火 需未雨綢繆

因探採技術涉略層面廣泛且專精，故高階人才之研究經驗與技術運用都必須有系統地管理，尤其在面臨人才接棒的交叉口上。『目前，我們面臨到兩個問題：

1. 所內20 位中高階主管，有近1/3 將在五∼十年內退休。

2. 主管會議需要龐大的文件做參考輔助決策，但資料散落，缺乏統整，可以想像如果沒有解決之道，那麼即將退休的高階主管know-how 及重要決策資料將可能慢慢失落，中油探採所最擔心就是經驗斷層。』探採研究所 羅秘書文杰指出為何亟需導入teamKube 會議管理追蹤系統的迫切性。

發現會議管理系統化之重要性後，羅秘書以協同合作的角度來盤點需求，包含：

• 需有重要業務訊息傳遞平台
• 簡化行政業務會報的前置工作
• 系統化列管追蹤交辦事項
• 便利性共同作業平台，取代資料上傳但搜尋不到的窘境
• 工作經驗學習與傳承

重新省思開會方式 大大提升會議品質

『過去，光是一場會議裡有17 個單位主管要依序報告，加上大家習慣用口述方式報告，較少準備簡報資料，但內容有很多探採相關專有名詞或攸關經營重點數據，常有主管無法理解報告重點或是偏離主題的窘境。』羅秘書認為搜、整會議資料是不可或缺的環節，故導入teamKube 後，利用系統設定提前寄發提醒與會者提供會議資料之通知信，在彙整收集各單位上載teamKube 之報告資料後整理成一份簡報，於開會時大家可快速抓到重點，解決過去口述難以理解的問題。

系統化管理會議 首重解決重工問題

實務應用上，以固定在每月第三週的星期三召開的主管業務會報為例，teamKube 能依年、月、星期、時間彈性設定重複的週期性會議。另外，一般來說主管會報的議程變動性不大，只要透過建立會議模板即可每次會議都承襲相同的議程、討論事項，對秘書來說可減少會議前置作業。

打造面面俱到的 會議平台

回顧導入之初，羅秘書笑笑地說：『所內導入teamKube 時是2012 年，當時UI 介面確實不是很直覺化，所以剛開始導入的推廣應用不是很理想，但teamKube 工作團隊非常關心客戶需求，不斷搜集客戶的使用建議與回饋，持續改版以優化客戶的使用體驗。』於是在2013 年更版後，會議管理部分以簡單直覺的三欄式設計為基礎，一個頁面開展所有會議資訊，並由議程驅動討論重點、參考資料跟待辦事項。

自動化管理 研考事項執行進度

另外，主管業務會報上如需回報進度，teamKube的會議列管表可列出歷次主管會報上的決議事項且查看進度，並依主席裁示修改列管狀態( 持續追蹤或解除)，亦或匯出excel 檔提供給主管，不需人工管理列管事項記錄表，同樣地也適用公家機關的研考事項追蹤工作上。

會議不是單一事件 而是會延伸後續行動

『會議就像一個event tree，一般我們看到的事件樹都是往下延伸，但它終究會向源頭回溯，再由源頭作出決策後向外開展，事件都是環環相扣的，因此必須仰賴teamKube 幫我們管理這一段。』羅秘書指出teamKube 總覽表在此處發揮很大作用，不僅掌握會議決議的架構，還可掌握工作執行的進度，甚至直接撰寫工作紀錄，對於回溯歷程及探討案例相當有幫助。

發現意外效益 大大縮短查找時間

此外，許多秘書常常會面臨到需要歸納同一議案在不同場會議的指裁示決議，一方面為了歸納原委，一方面協助檢視主席指示是否有抵觸，但光想到用人工查找就頭痛！羅秘書解釋：『過去會議資料放在內網平台中沒有像teamKube 一樣強大的搜尋引擎，所以不知道關於這個議案的決議出現在哪幾份會議紀錄裡，故必須每一份會議紀錄都進去查找，花費不少時間，但是透過teamKube 的全文檢索功能，不僅找出文件，連會議、工作、列管表與處理紀錄等均一併列出，非常方便查找。』他滿意地說。

從會議管理進階到工作管理 發揮最大綜效

『現在我們有很多專案型的工作小組，例如在非洲重點礦區有個專案工作小組，所有的跨區、跨點會議與文件或相關專業技術評估資料需要一個跨地區平台的話，teamKube 是能夠提供幫助的。』羅秘書表示下一階段會以專案任務管理為導入重點，讓研究員在研究過程中的寶貴經驗都能記錄在系統中，並透過系統強化自我工作管理。

無論teamKube 解決的是會議或工作，它在機關裡的角色只是輔助工具，工具要用的好還是要依賴使用的人，羅秘書誠懇地說：『評估系統之引進必須適所、適用，並以操作使用者的角度出發，才能共同統整且發揮和諧合作的最大綜效。』