無紙化趨勢擁有效率的管理模式，電子公文讓公部門溝通無紙化

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公文的無紙化趨勢：節能減碳、效率提升

近年來，隨著數位科技的發展，無紙化辦公室已成為全球企業的發展趨勢，更是政府政策推廣的方針之一，其中公文便是順應科技革新的主要目標，公文是現代企業與政府溝通的重要工具，舉凡承接標案或計畫案、申請許可證或執照、主管機關政策宣導等，都會使用到公文，公部門單位間與民間組織往來的公文電子化處理、線上簽核等，無紙化辦公實際上帶來的效率提升與節能減碳成績都能有立竿見影的成效。

六大無紙化公文步驟

公文收受方式分為紙本與電子交換兩種。公文電子交換是透過網路傳遞與收發電子公文，與傳統寄送紙本公文的方式相比，不僅可以省下郵資、紙張、人工處理等成本，還能提高公文傳遞的效率，據統計，現今全國可進行公文電子交換的非公務機關超過 15,000 家，包含私人企業、學校、醫院、財團法人等不同型態，疫情後，電子公文收發量比例大幅提升，無紙化的公文作業模式讓公文輕鬆辦理：

1. 無紙化公文步驟一：指定承辦單位

   總收文收到電子交換來文，登錄時皆設定為線上簽核，總收文不需列印電子來文資料，得直接分送承辦單位。

2. 無紙化公文步驟二：指定承辦人

   承辦單位可直接在電子公文上批示意見，再將公文轉給會辦單位。

3. 無紙化公文步驟三：簽辦陳核

   會辦單位可直接在電腦上登打意見或瀏覽公文。

4. 無紙化公文步驟四：批核、決行

   公文往上陳核，上級長官可直接在電腦上處理意見，即時簽核公文。

5. 無紙化公文步驟五：送發文、送歸檔

   若需回復函文，則轉交發文室，以電子交換公文的形式轉發出去。

6. 無紙化公文步驟六：點收

   所有公文中間會簽過程的意見以及要檢附的資料皆以電子化形式歸檔。

六大無紙化優點-公文線上簽核流程

無紙化公文後帶來的效益

無紙化公文的落實除了辦文時效大幅縮短外，更可有效管理與累積知識。所有公文電子化後，系統平台可提供公文數量、處理進度等資訊，方便查詢與追蹤，降低遺漏風險。此外，系統詳實記載公文處理流程，可確保無紙化公文辦理的完整性與責任歸屬。在電子公文管理導入服務上，叡揚資訊累積近 25 年的經驗，深知各企業與組織在電子公文管理與電子交換上的痛點，並不斷優化解決方案，讓企業組織能夠享有更好的無紙化辦公使用體驗。

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