公文時效計算方式這樣算！三大公文時效管理策略，避免回文逾期

因應無紙化作業的趨勢，以及快速遞送文書的需求，政府機關和民間企業應用電子公文系統辦公已是現今相當普遍的模式。由於準時回文攸關工作效率與進度安排，甚至影響政策的執行及履約的期限，因此對各單位來說，公文時效以及公文時效計算方式等，就成了不可不知的重要關鍵。以下提供三大時效管理策略，協助您的回文再也不逾時。

公文逾期會怎樣嗎？了解公文時效的重要性！

不論是身在政府單位或民間企業，對於承辦人員來說，如何精準掌握公文時效，是相當重要的技能。由於公文收發流程涉及收文、處理、簽辦、發文與歸檔等多個環節，只有在每個細節上都掌握得宜，才能確實提升整體組織的運作以及工作效率。
假如公文超過處理時限仍未辦結，即屬逾期案件。逾期的案件恐怕會帶來不少負面影響。因為公文逾期即意謂著原定的進度有所延宕，可能損及團隊的形象和聲譽，還可能需要承擔違約的風險，影響層面之廣大。除了會列入承辦人的考績評比外，也代表著團隊的專業度與執行力備受考驗。

文到七日內怎麼算？公文時效計算方式大解析！

要建立有效的時間管理策略，建議您從釐清公文時效計算方式著手。

根據國家發展委員會檔案管理局頒布的文書流程管理作業規範，清楚地說明公文處理時限，是依據不同的公文性質來區分。一般公文時限可分為1日內完成的最速件（並規範緊急公文須依個案指定的時限完成）、3日內完成的速件，以及6日內完成的普通件，天數須扣除假日，以工作天計算。

而限期公文的時限，則是依照來文所訂定的期限為準，天數須包含假日，以日曆天計算。倘若截止的最末日為例假日、國定假日或其他休息日者，依限辦結的日期將遞延至下一個工作日。

舉例來說，如果於112年6月15日收到要求「文到7日內見復」的公文，從收文次日16日起算，截止末日遇6月22日至25日的端午連續假期，因此限辦日期遞延至6月26日止。公文時效計算方式偶爾藏有小眉角，務必請各個承辦人員留心處理。

如何避免錯過政府的回文期限？三個實用策略大公開！

為了在公文時效內妥善安排進度，以下提供您三項管理策略，選擇專業系統、組織內部培訓或建立定期審核機制，快來實測哪種方法對您最有幫助！

 ▎選擇專業系統

專業系統整合了現行電子公文的優勢「資訊傳遞即時」，讓各部門之間的溝通更為順暢。而透過電子公文系統的協助，可以有效歸納經辦中的公文，且系統中的智慧分文與分類號推薦功能，能迅速查找所需的文件；自動提醒功能更可以按照截止時間排序，不再錯過任何回文期限。想體會高效率的辦公模式，就從改善專業系統做起。

 ▎組織內部培訓

為改善團隊的工作狀態，內部人員的培訓是否紮實，也將反映在組織經營與業務執行的層面。不論是基礎的公文流程及其時效規範，或是相關法規與政策等，都是不可或缺的課題。透過教育訓練提高團隊的專業能力，有望提升工作效率，並減少公文逾時的問題發生。

 ▎建立定期審核機制

有效的公文管理，應建立在定期審核的機制上，包含檢核公文的處理時間、回文率以及逾期狀況等，透過系統化的記錄與調整，能協助承辦人釐清自身的工作瓶頸，管理單位則可以更快速採取應對措施，適時解決疑難雜症，並創造良好的團隊運作模式。

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