公文收發流程全解析！基本步驟一次掌握，提升效率就靠它！
公文收發流程全解析！基本步驟一次掌握，提升效率就靠它！
公文是企業與政府、或是企業內部各部門之間的正式溝通文件，因此，公文收發流程是企業運作及內外部溝通的重要環節。那麼公文收發流程的基本步驟有哪些？以下就來為您詳細解析！
公文收發流程的基本步驟一次掌握！
在一般政府單位或公司行號中，公文收發流程主要包含五大步驟： 收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理，以及歸檔。接下來將一一說明每個步驟的處理內容。
一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞
收文處理是指「企業內部及外部，以電子或紙本形式傳遞的各種公文書（含政府機關、其他公司行號、單位，或個人的公文）之簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞等相關流程」。
當收到傳統紙本公文時，需先進行簽收，並檢視文內發文日期與公文封上的郵戳日期是否相符，若相隔時間過長，需於文面註明實際收到日期。接著按照內文涉及的單位或事業處，將公文分發至相關單位。在分發之前，需將公文編制專屬編號，並進行系統登錄，完成以上步驟後，就可以將公文傳遞至指定單位。
二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定
在公文文書處理的流程中，「文件簽辦」與下文的「文稿擬判」絕不能輕忽，屬於核心處理流程。
文件簽辦是指公文承辦人在處理該公文時，進行陳述或解決問題之方案，然後上簽請長官核示。此過程包含擬辦、送會、陳核和核定。當中「擬辦」即是業務承辦人對該公文提出的建議或解決問題之方案草擬。
若該公文內容與其他單位相關，則需將公文送至相關單位進行會簽，此單位會提出意見，此流程即為「送會」。「陳核」是承辦人將已擬辦的公文，傳遞至相關主管進行核決的過程。當該案經最高層級的主管認可並同意擬辦，才會被「核定」。
三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行
文稿擬判是指承辦人將文稿撰擬為公文（函、書函、令、公告等）草本，並將「擬稿」草本送至相關單位進行發表意見或修改，此過程稱為「會稿」。接著，經權限主管「核稿」，確認內容無誤後，再由主管「判行」公文可以發布與否的流程。
在文稿擬判及文件簽辦中，均涉及公文用語的書寫，像是起首語、稱謂語、引述語、經辦語等。舉例來說，引述上級機關或首長公文時，我們會使用「奉」、「奉交下」作為引述語；回復上級機關來文或首長公文，於引敘完畢時使用「奉悉」；回復平行機關來文，則使用「敬悉」，而回復下級機關，我們會使用「已悉 」。
正確的公文用語不僅有特定的使用時機與格式，在對外往來的正式公文中，錯誤的使用也可能損害個人及公司的形象。
四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達
傳統的發文處理是指承辦人將已完成的公文，以紙本寄送方式傳達給受文者，以達到布達命令、公告訊息與聯繫的流程。
發文處理的流程包含「繕印」，即是將公文以繕寫、打字或印刷的方式製成正式文本；再由專人進行內容「校對」，確認無誤後，單位主管會進行「蓋印及簽署」確認；承辦人隨後會對公文執行「編號」和「登錄」，以確保順利存檔；要分發的公文會被封裝後進行「封發」，最後「送達」至受文者手中。
五、歸檔
歸檔是指公文承辦人將處理完成的公文案件，送至機關或單位檔案室的進行歸檔流程。
紙本公文收發流程中常會碰到的五個問題！
政府機關及公司多數已導入公文線上簽核及電子交換減化紙本作業的處理流程，數位化能加速公文各階段的處理效率。紙本公文從收文處理到歸檔的過程中，企業可能會遇到延遲、文件遺失等困擾。接下來，我們將為您解析五個常見的問題。
▎溝通延遲
有些公文需經過多個部門或人員審核及回復，在傳遞的過程中，可能需要花上好幾天、甚至好幾個星期才能送達至受文者手中。這不僅會延長處理時間，還會降低組織內外的溝通效率，大量的郵資及遞送費用、檔案儲存空間，長期累積下來費用相當可觀。
▎保密與安全性問題
紙本公文在傳遞的過程中，可能會發生被不當人員非法瀏覽或竊取的風險，容易因疏忽而導致公文機密外洩。相較可加密的電子簽核系統，紙本公文的安全保護措施較有限，因此若使用傳統方式收發紙本公文，需特別注意保密性與安全性。
▎公文遺失
紙本公文容易因多種原因而遺失。例如，當公文要傳遞至某單位時，若辦理人員剛好請假或出差，公文可能會被堆疊在案頭的文件中，反而會增加疏忽和遺失的風險。另外，公文也可能因送至錯誤的單位而被擱置，導致下落不明。
▎資料錯誤
紙本公文的資料大多由人工輸入，雖然有些企業設有專職人員負責處理公文，但面對大量的紙本公文時，難免會在分文、編號或登錄上出現疏失，造成資料輸入不正確。一旦資料輸入錯誤，可能需要花費更多時間進行修正。
▎流程追蹤困難
紙本公文的傳遞屬於單點對單點的方式，需要透過人工來確認公文的接收、傳遞和回應狀態，因此只要在任一單位卡關，公文承辦人就需付出更多時間來追蹤公文狀態，不僅增加工作量，也可能造成公文處理進度停滯。
繁瑣步驟OUT！電子公文系統再升級，公文處理不再是問題！
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