電子公文申請入門指南：企業必讀！申請流程與常見問題大公開
電子公文申請入門指南：企業必讀！申請流程與常見問題大公開
為了響應節能減碳，行政院自民國97年起，陸續推動電子公文等無紙化試辦作業，期望達到省電10%、省水20%、省紙30%的目標。而民間企業為配合政策調整，勢必要做出相應的改變，想知道電子公文申請有哪些步驟嗎？使用電子公文又有哪些好處呢？企業必讀的電子公文入門指南，常見問題一次解答！
電子公文是什麼？企業必看！電子公文申請的五大優勢
簡而言之，電子公文是一種取代傳統紙本聯繫，並以數位形式存在的文件，能透過電子化的交換與傳輸，有效提高溝通及行政效率。
電子公文目前已是政府機關和企業運營的重要工具，也是對外正式的溝通工具。對政府單位來說，電子公文能整合機關內部的業務，發揮互通與共享資訊的功能，並對外傳遞政令及溝通；對民間企業來說，無論是承接標案、申請執照或對內業務辦理簽核流程，電子公文簽核都能留有完整紀錄，讓橫向溝通及意見表達更為便捷。
而電子公文申請又具備哪些優勢呢？以下五大亮點不要錯過。
▎環保、節省成本
透過傳送或轉寄電子公文，企業不再需要影印或掃描紙本文件，有效減少紙張浪費與印刷成本。友善環境之餘，使用者也可以保留電子文件的檔案完整性。
▎作業效率提升
公文可以透過雲端一鍵寄出，大幅縮短文書遞送的時間，也能降低人工處理的錯誤率，提高行政效能與資料使用彈性。
▎檔案保存便利
相較於傳統紙本公文，電子公文的保存、調借與歸檔更為便利，也能避免紙本不慎遺失或遭銷毀的風險，令使用者安心加倍。
▎公文追蹤方便
電子公文另一好處是方便追蹤進度，即時掌握公文收發的詳細狀況，也可避免缺漏。
▎安全性提高
政府推動公文電子交換透過憑證以電子認證的方式辦理，並全程進行加密。企業能夠確保在傳遞電子公文的過程中擁有高度安全性。不僅能保護文件不易被破解，也能減少資料外洩的風險。
企業要如何收發電子公文？電子公文申請流程一次看！
只要遵循以下電子公文申請的步驟，企業即可輕鬆收發電子公文，讓行政作業變得快速又便利：
- 取得憑證 IC 卡，企業（如為公司商號者）逕洽經濟部申請「工商憑證 IC 卡」。
- 憑證 IC 卡取得後，若收發文量少，可至經濟部「商工電子公文交換服務」(網址為 https://g2b-edoc.gcis.nat.gov.tw/g2b-edoc/index.php)，依其指示下載安裝相關免費軟體；若收發量大時，可選用公文系統所提供的電子交換平台， 嗣後再以前述憑證 IC 卡登錄，即可順利接收電子公文。
- 若欲進行電子發文，逕洽經濟部商業發展署諮詢專線客服人員(電話：4121166，毋需加區碼)，即有專人提供相關諮詢，並指導申請程序。
電子公文常見相關問題大解析！
在使用電子公文系統的過程不免會有些疑惑，以下整理三個企業常見問題，逐一解答。
Q：電子公文交換是什麼？
電子公文交換指的是將公文及附件等文件資料，透過電腦與電信網路等雲端方式，不需經由實體紙本遞送，便能快速且無時差的傳給收受者，現今已廣泛用於政府機關與民間單位。
Q：電子公文逾期怎麼辦？
若是電子公文逾期，建議企業主動與發文單位聯繫，並檢查簽核流程是否有調整空間。善用系統中逾期提醒功能，可有效管理文件時效，必要時採取展延措施。
Q：電子公文儲存期限多久？
公文的儲存期限會根據公文的性質和重要性分為永久、定期、短期等不同的儲存期限。為避免文件繁多、區分不易，多加利用分類功能，可適時整理與歸檔文件。
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