800人團隊全台高效數位協作 榮工全台跨據點，一個月內超速完成公文上雲

文章來源：800人團隊全台高效數位協作 榮工全台跨據點，一個月內超速完成公文上雲-工商時報

榮工工程是台灣公共工程先趨，民營化前是由退輔會所成立的榮工處，參與國內各大重大公共工程，近期如高雄車站地下化、台9線蘇花改、桃園機場T3航廈，也因此累積專業的工程技術與工程專家。民營化後納入亞翔工程集團，隨時代演變，近年來也積極推動公司治理與永續減碳，為了解決分布在各地工程單位公文簽核問題，五年前即自行開發公文簽核系統，然而，該系統建置於內部網路環境，同仁外出時無法連線使用，影響簽核效率。

榮工工程總經理薛憲征說，他常跟同仁抱怨：「為什麼有公文系統，還要再印出紙本公文呢？為什麼我每次都要批兩次呢？」薛憲征總經理擔憂地指出，紙本公文除了需實體空間保存，業務遍及全台的榮工工程，調閱施工文件資料即是一大工作挑戰。

導入六個月消化3萬件公文，郵寄費省70％、印刷成本減半

去（114）年底，榮工工程總務單位洽詢市面上三至四家公文系統資訊廠商，經過評核後，決定採用叡揚資訊的Vital OD公文管理。從去年12月開始導入，至今半年間效益已陸續顯現，除解決榮工兩大訴求：公文保存與邁向無紙化理想外，還為公司省下龐大公文郵寄費。總務組組長沈昌達說，營建工程單位最大往來公文量是地方政府部門，從導入到現今短短半年間，榮工的公文量高達30,000多件，系統已為公司省下了70％郵寄費，50％的紙張印刷成本。

比起原有公文系統，薛憲征總經理說，一開始使用Vital OD公文管理有驚艷感覺，跟過去經驗差很多，系統可直接對照批文內容與簽核意見，附件同步顯示於畫面旁側，讓相關資料一目了然；搭配完整的電子交換功能，也讓公文收發不再受時間與地點限制。他笑說：「唯一麻煩是急件公文，雖休假仍會被部屬要求緊急批文，無法真正休假是缺點。」

榮工工程管理處處長董欣琪對紙本公文保存感受最深，她說大量的公文對管理處是很大挑戰，大台北地區寸土寸金，挪用辦公空間存放又會影響到同仁工作場域，現今已找不到地方儲存，還曾經想過到外縣市租貨櫃屋來存放。此外，紙本公文還有一項缺點，它還必須有專門人力進行收發、寄送、掃描、歸檔。

董欣琪處長分享，雲端系統還能加速公文處理時程，讓各單位長官掌握公文簽核狀況及流程跑到哪裡。其次，它的「加會」特定人或特定單位功能更讓人覺得彈性使用。在調閱功能上，這套系統可以完完全全保留公文所有簽核流程與歷史修改軌跡，未來查詢時，可做到1秒就把這份公文給調出來了，對榮工數位化幫助非常大。

榮工、叡揚合作無間，系統轉化快速升級

榮工工程業務據點橫跨北中南、花東及全台十多個工務所，公文往返涉及不同區域、職能與作業節奏。對超過800人規模的團隊而言，導入雲端公文系統並非單純的系統切換，而是一場橫跨組織、流程與使用習慣的同步轉換。董欣琪處長說，自去年底啟動專案後，叡揚資訊產品導入顧問即深入榮工全台工程單位，陪同執行教育訓練，並依據第一線同仁實際情境，協助調整操作方式與流程銜接。克服多據點同步上線的高複雜度，在短短一個月內完成全面導入，成功縮短各工務所之間因紙本公文傳遞所造成的時間落差。

叡揚團隊表示，此次合作印象特別深刻的，在於榮工工程展現高度組織動員力。透過設置第一線種子人員，為現場同仁提供即時協助，種子人員也持續與叡揚團隊保持緊密溝通，形成穩定的分層支援機制。不僅降低800人同步導入的磨合成本，也讓系統得以快速發揮價值，成為大型工程企業推動行政流程升級的典範案例。