當產品先走進內部日常 數位工具才具備被推薦的條件

叡揚資訊是一家協助企業推動數位轉型的資訊服務廠商，在推出產品時，內部團隊本身就是第一位使用者。負責統整公司內部作業流程與制度落實的經營及品質管理辦公室，將自家產品Vitals P.map（作業程序學習地圖）實際導入行政作業流程，融入同仁的日常工作之中。對此，凃里俐處長直言「如果一套系統連內部同仁都不願意打開，那再完整的功能也沒有意義」。

行政相關作業本來就有制度，也有完整的作業程序，但在實際執行時，問題往往出現在情境判斷上。當流程選項很多、條件又彼此交錯，同仁其實不是不懂規範，而是不確定眼前這個狀況該套用哪一個流程。這樣的落差，使得SOP雖然存在，卻很難在第一時間發揮作用。

叡揚資訊長年投入知識管理的推動，行政相關文件與制度早已集中於知識管理平台進行管理。然而，隨著作業內容與流程日益複雜，單純以文件形式保存，逐漸難以回應實際作業時對效率與操作指引的需求。為進一步提升行政流程的執行效率，凃處長於兩年前帶領團隊思考如何讓SOP不只是被保存，而是能在實際工作中被使用，進而將各項行政流程轉化為作業程序學習地圖中的可視化操作步驟，讓同仁能輕鬆依循步驟指引完成任務。上線後，實際減少了同仁回應行政相關問題約3成的時間。

近年來生成式AI應用快速發展，團隊也開始思考，是否能進一步縮短同仁「有問題到找到答案」之間的距離。在既有行政流程已被階段化、步驟化的基礎上，團隊將Vitals P.Map中的流程內容同步至知識管理系統，並進一步結合Vitals GenAI智能生成，讓同仁能以提問的方式快速取得解答，並同時定位回對應的作業流程，更進一步降低重複詢問的情況。

在實際推動過程中，凃里俐處長也特別強調，AI回答是否精準，關鍵不只在於技術本身，而是在於背後是否累積了足夠貼近實際工作的資料基礎。每一個能被正確回應的問題，都來自長年持續整理的行政文件、流程經驗與SOP知識。也因此，行政智能的建置並非一次性的系統導入，而是一項需要隨著作業實際運作，不斷補充、修正與深化的長期工程。

透過將產品實際放進內部行政流程中反覆驗證，叡揚資訊也逐步累積了一套從制度、流程到AI應用的實踐經驗。系統是否好用，並非來自一次性的導入，而是在真實工作場景中不斷被驗證、修正的結果。這些來自內部日常運作的回饋，也成為叡揚持續優化產品、貼近實務需求的重要基礎。