本文轉載自TechOrange：https://buzzorange.com/techorange/2021/07/07/tglobal-use-vital-knowledge-system/
疫情在全球造成的影響甚鉅，在一票受到衝擊的產業當中，製造業所受的影響可說尤為嚴重。但對於高柏科技而言，這場疫情似乎反成為一大轉捩點，不但不畏衝擊，反而創下了業績逆勢成長的好成績。而這背後的成功因素似乎能回推到三年前，高柏開始投入數位轉型的決定。
數年前的一場病，讓蕭酩献體會到健康才是人生最重要的資產。後來的他，成為積極改善工作環境、增加員工福利，也更重視環境永續發展的企業代表 ，不但讓員工能在工作與生活中找到最佳平衡，也期盼企業獲利與環境永續能夠相輔相成，這樣的轉變不只讓高柏科技在 2015 年獲頒幸福企業標章，2016 年又獲頒 B Corp 認證。
在善盡企業社會責任之餘，高柏科技也不忘跟上數位轉型趨勢，除了導入叡揚資訊的 Vital CRM 來集中管理客戶的往來狀況，還用 Vital Knowledge 系統來留存內部寶貴經驗與知識，藉此維持企業競爭力不墜。
高柏科技產顧處長暨行銷長范綱原表示，高柏目前在台灣、大陸和英國皆設有業務團隊，早期是開放各地業務團隊自行製作報表，在格式不一致的情況下，報表中所記載的資訊也不盡相同，管理者難以掌握客戶全貌，且各地業務也很難跨區支援服務客戶，加上近年來業績不斷成長，更是加深業務管理的複雜度。
高柏科技於 2019 年導入 Vital CRM 系統，透過資訊集中存放、報表格式標準化的方式，解決過往所遇到的難題，同時也為高柏的經營管理、業務開發及行銷推廣帶來助益。
高柏科技產顧處長暨行銷長范綱原表示，2019 年導入 Vital CRM 系統後解決了過往客戶表格不一的管理難題
就經營管理面來看，Vital CRM 的分析報表，可以讓管理者更清楚全球客戶的樣貌，例如：各個市場的業績變化或客戶類型，從而制定相應的業務發展策略。再就業務開發而言，因為 Vital CRM 系統集中紀錄與客戶的往來狀況，讓各地業務團隊便能相互支援服務在地客戶，降低時差與地理距離對服務品質的影響。最後在行銷推廣上，由於高柏產品應用廣泛，涵蓋車用、軍用、醫療設備、3C 產品、面板…等不同領域，透過 CRM 可以清楚地將客戶分類分群，根據不同類型客戶寄送符合其需求的產品 eDM 或電子報，降低行銷人員篩選客戶的時間，輕鬆實現精準行銷的目標。
高柏科技產顧處長暨行銷長范綱原表示，2019 年導入 Vital CRM 系統後，解決了過往客戶表格不一的管理難題
除了 Vital CRM， 高柏科技也引進叡揚 Vital Knowledge 知識管理系統，將原本只存在員工腦海中的寶貴知識和豐富經驗，系統性地紀錄下來，成為公司永續經營的重要資產。
高柏科技執行長特助暨數位長周家源指出，過往工作相關的資料都是存在 NAS（網路儲存裝置）裡，經年累積下來，形成一個龐大且複雜的資料源，但同仁們不知道每份文件的重要性與版本先後次序，遇到問題只能四處重複詢問，效率低下更耗費許多時間成本。因此高柏導入了 Vital Knowledge 讓知識能夠結構化的留存下來，也讓同仁可以不用一再重複詢問、口述相同的事情，利用數位工具來提升同仁的工作效率，同時又能將工作中知識留存下來，成為日後知識學習與分享的來源。
然而，許多企業在知識管理系統導入時期，難免會有作業不同的衝撞期。因為每個部門的資料形式都不一樣，該如何統整文件一致性變成有用的知識？這些都對剛開始導入 Vital Knowledge 的高柏來說有極大的挑戰。而藉由叡揚導入顧問的經驗來帶領同仁盤點知識地圖並建構知識內容的標準化，對於改善現行作業的不便有莫大幫助。
在 Vital Knowledge 的導入過程中，高柏首先從工作 SOP、工作技巧知識開始，將隱性知識外顯化，透過 Vital Knowledge 平台將同仁工作中常用或重要的知識建構起來，就以總務部門來說，周家源表示：過去各部門的採買事項、或因應公司發展時持續購入的資產等採購程序，這些作業重複卻沒有標準，也無法有效統管採購作業。導入 Vital Knowledge 後，每個單位的請購單都能依照用途、時間、流程等分類建置在平台上，對總務單位來說，不僅管理便容易了，請購作業流程也標準化了，能更快速掌握各單位請購需求。新進同仁也可透過 Vital Knowledge 平台來快速了解作業程序，並可在工作上進行自主學習，各方各面都提升了同仁們的工作效率。
周家源相信，當各部門的資料價值都被萃取至 Vital Knowledge 系統後，Vital Knowledge 就能進一步化身為學習知識庫，幫助高柏科技培育更多人才，進而在未來公司發展上能夠持續提昇競爭力。
提及當初選擇叡揚做為合作夥伴的原因，周家源表示，不只是功能符合需求、價格合理，更重要的是服務品質，這一點在導入過程中便有相當明顯的感受。
「在與叡揚互動的過程中，可以感受到叡揚有心要解決我們的使用問題，而不是只想賣一套系統，」范綱原笑著形容當初導入時的感受。
他記得在導入初期，因為高柏需求的報表欄位比較特別，特別找叡揚一起與財務、行政及業務人員多次開會討論，設計出符合需求的報表欄位，不只幫助高柏科技無痛轉移資料，也降低行政人員日後在計算業績時的工作負擔。
此外，雖然導入 Vital CRM 與 Vital Knowledge 系統已獲得決策者的充分支持，但在導入過程中，仍免不了面臨員工的抗拒，而叡揚過往累積的經驗能夠給予實質建議，甚至還邀請專案負責人參與客戶分享會，實際聆聽其他企業的導入經驗，從中找出克服挑戰的方法，更有助於高柏科技未來推動導入更多數位系統，用數位化提昇服務能量與品質，在全球散熱產品市場上更進一步。
（本文提供合作夥伴轉載，圖片來源：TechOrange 拍攝）
註 1： ESG（Environment、Social responsibility、Corporate Governance）是近年來熱門的國際議題，在管理上越是符合 ESG 永續發展精神的企業，就越有機會成為投資人或消費者心中的熱門標的。