文章來源:數位管理與 ESG：上市櫃公司啟動電子公文交換系統，實現無紙化高效管理_科技報橘
近年來，隨著數位轉型加速與監管法規日益嚴格，上市櫃公司面臨的挑戰日益增加，如何在強化內控的同時提升營運效率，已成為當前的關鍵課題。在此背景下，叡揚資訊的電子公文交換系統脫穎而出，成為台灣首家將 AI 人工智慧與機器學習應用於公文管理的解決方案。該系統目前已吸引超過 20 萬名使用者，並在近 2,000 家政府機關、金融機構及民間企業中廣泛採用。在環保方面，成功節省了 44 億張 A4 紙，減少 4.4 億噸二氧化碳排放，相當於保護了 20 萬顆樹木。
隨著數位轉型加速，上市櫃公司面對資訊治理、數位化需求、市場競爭及 ESG 永續發展等多重挑戰。同時，主管機關對企業治理及資訊透明度的要求日益提高，促使企業必須強化資訊治理並符合 ESG 標準。在這樣的背景下，企業與主管機關的公文往來日趨頻繁，導入電子公文交換系統，對外可透過電子交換即時收發公文，不僅能大幅降低郵寄成本與時間延遲問題，還可以透過系統確認對方是否已經收到，確保時效性文件不會逾期，減少行政風險；對內則能提升管理效率，進而推動無紙化辦公，成為落實 ESG 基礎建設的關鍵工具。
上市櫃公司需遵守《公司法》、金融監理機構的規範，妥善保存財務報表、股東會紀錄等關鍵文件，以確保符合法律規範和監管要求。然而，傳統紙本處理繁瑣，耗時高且易發生文件遺失、篡改或查找困難等問題。隨著業務規模擴大，紙本公文管理的風險也隨之增加。叡揚資訊的電子公文交換系統提供全面的安全防護，透過權限設定保護機密文件，降低資料外洩風險，提升運營效率。系統能完整記錄公文處理歷程，確保審批流程透明，避免決策延誤。
叡揚資訊公文系統內建數位簽章功能，加速審批流程，減少紙張及儲存成本，符合 ESG 環保趨勢並提升企業形象。同時，系統也支援行動自然人憑證，讓使用者可透過手機或平板安全存取與簽核公文，實現數位化、行動化辦公，突破地域限制，靈活應對監管要求及市場變化。
應對智慧化公文管理的需求，叡揚公文系統創新推出 AI 公文智慧助理「小鯨」，整合了智慧分文、智慧收文、智慧搜尋和智慧撰稿等功能，它能自動識別公文類型並偵測格式錯誤，大幅縮短公文辦理時間，同時確保文件內容的正確性與一致性。透過「小鯨」，企業不僅能降低人力成本，還能提升公文品質，優化內部作業效率，進一步提升整體管理流程。
叡揚資訊的電子公文交換系統致力於為企業創建透明、高效且安全的公文管理環境，確保流程的順暢運行。立即預約免費體驗，讓您的企業邁向智慧管理的新時代！