佈局數位轉型基礎建設 知識協同兼顧永續關鍵
今年在氣候變遷與疫情大爆發的雙重衝擊下，淨零碳排與分流辦公儼然成為全球企業共同努力的目標，許多企業因而加速數位轉型腳步，期望透過資訊工具達成節能減碳並且同步提升組織協同效率，邁向全面無紙化時代。
ISO 組織於2018 年推出了知識管理的認證系統 — ISO30401，再再顯示知識管理對於企業永續經營的重要性。SGS台灣檢驗科技與叡揚資訊攜手合作推動「知識管理標竿案例獎」，企圖促進國內知識管理領域先進彼此經驗交流，分享組織運用工具結合方法將組織Knowhow數位化，再將知識與經驗有效且永續的分享與傳承，產生知識創新的力量。
最新出爐的六組獲獎隊伍皆是採用叡揚 Vitals ESP 企業知識協作平台，這也體現出國內企業對於知識管理重視程度有高度的提升。許多企業為持續保有競爭力，不得不快速適應分區分流、多元辦公模式，在此基礎上，必須不斷優化作業效率，建構及深化知識管理應用，為數位轉型基礎打下良好根基。
以下列舉標竿企業 KM 深化應用方式暨成效，順序依字首筆畫排列：
台灣自來水公司
一起雄愛水隊
每年上百場的用水、愛水推廣活動及教師研習營，將相關業務的知識文件集中統一，透過文字與影像的說明與紀錄，建立「辦活動懶人包」，除了有效提升活動滿意度外，更縮新人學習曲線，新手籌備大型活動時間從一個月縮短為兩週，每年更減少約 40 位人力。
北斗水滴傳送隊
看似簡單的抄表資料傳輸作業，需要面對海量的用戶資料及各種用水狀況，降低人工錯誤率是提升服務品質的關鍵。利用系統連結最新法規與業務執行依據與標準，並建置抄表傳輸作業 SOP，有效提升 35% 作業效率，再以圖文化方式建立經驗案例、教育訓練、FAQ，平均減少交接人力約 13.5 小時。
SGS 台灣檢驗科技與叡揚資訊攜手合作推動「知識管理標竿案例獎」，企圖促進國內知識管理領域先進彼此經驗交流，分享組織運用工具結合方法將組織Know-how 數位化，再將知識與經驗有效且永續的分享與傳承，產生知識創新的力量。
SGS 知識管理標竿案例獎獲獎者合影
好山好水隊
為解決監造工程人力問題與提升流程效率，建立監造作業 SOP，結合網頁平台與行動化裝置，建置手機工程助理APP，取代紙本將作業流程數位化，將規範與經驗分類存放於平台，新進同仁整體縮短 50% 學習時間。
高雄市立大同醫院
因稽核成果不如預期， 護理部成立 KM 稽核小組，盤點各部門科室業務需求及知識文件，建立公版以及配合評鑑條文做資料夾分類，達成良好的知識管理文化，資料查找時間平均耗時15分鐘縮短至3 分鐘，KM 系統的使用者滿意度更是從 60% 提升至 90%，更進一步落實ESG 大幅減少紙本資料的使用。
高雄市立小港醫院
透過 KM 系統統整且數位化各單位散落各處的知識文件，平均每年減少10,000 張的紙張使用量，透過平台更提升溝通與資料搜集效率，以及建立防疫Dashboard ，快速整合相關資訊。
高雄醫學大學附設中和紀念醫院
高醫附醫將龐大的資訊量，利用 KM 系統進行有效的管理，透過內部獎勵機制，促進知識管理文化的推動，成功降低數據統計時間 78.5 %，縮短文件簽核時間 75%、縮短問題歸類時間 88.2 %，年度 ISO15189 評鑑提升 75 % 文件搜尋效率，減少文件儲存空間 85 %。
以上標竿企業已建立深厚知識管理文化底蘊，共同目標就是希望在各方面將經驗
與方法標準化、數位化，讓知識複製、傳承、永續，全面改善作業流程效率。除此之外，隨著近年 ESG 浪潮湧起，企業們體現了數位化的附加價值，無紙化作業模式以達成淨零、減碳目標。
數位佈局 ESG 知識管理為重要關鍵
近年的氣候變遷加劇與各國推行政策目標，加上大廠永續供應鏈管理，提升各產業對 ESG 議題的關注。又因疫情肆虐，知識管理更顯重要；叡揚資訊輔導上百家中大型企業，皆將推動知識管理納入企業永續經營之重點策略。在輔導過程中，歸納出四大成功要素，為永續經濟打穩數位基礎建設。
一、跨組織協同作業
許多企業可能廠區分佈在北、中、南甚至跨國等不同區域，加上現行的多元辦公模式，導致同事工作分散在各地，企業需要建立一個協作平台將文件數位化並有規則的進行分類共享，讓組織能以相同步調協作，整體營運流程得以高度標準化。
過去長年累積龐大的紙本文件，如會議記錄、合約書、操作手冊等，也必須藉由光學文字辨識 (OCR)，將重要且大量的紙本文字，能透過全文檢索關鍵字被找到，甚至部分圖像需要進行傾斜校正、去雜訊，內文才能更好的被識別，發揮知識最大價值。
透過API 跨系統整合企業內多元資訊與流程
叡揚資訊輔導上百家中大型企業，皆將推動知識管理納入企業永續經營之重點策略。在輔導過程中，歸納出
- 跨組織協同作業、2. 建立智能化知識社群、3. 行動化零時差應用、4. 強化整合串接與資訊安全，四大成功要素。
二、建立智能化知識社群
除了文件數位化外，員工工作習慣必須跟著數位化，建立知識社群提升員工交流黏著度，透過智能 AI 演算法推播個人工作上感興趣或有用的資訊，討論區的留言、Mention 等方式讓同仁能在線上進行討論交流，養成數位工作文化。
三、行動化零時差應用
隨著科技演進以及遠距辦公的助力，工作流程行動化是企業持續關注的趨勢，除了能夠更靈活應對異地辦公外，同仁也能在各地即時存取、回饋資訊，結合IM （Instant Message 即時訊息）與對話機器人小幫手，提升行動辦公便利性。
四、強化整合串接與資訊安全
企業數位轉型日漸成熟，資訊孤島將會是企業面對的一大挑戰，因此在導入數位工具時，系統架構是否足夠彈性？是否有提供 API 方便與既有系統串接將會是考量一大要點。此外，在高度數位化時代，需要更加重視資訊安全的落實，企業需要重新檢視登入驗證、浮水印、異常通報、資料權限設定等防護機制是否完善。