董事會提案暨會務管理系統 The Board of Directors Management System
數位轉型董事會做起
會議紀錄作業時間由一整天縮短成幾秒鐘
新系統上線後，僅金控及銀行每年人力成本就可以節省上佰萬元，若以系統使用6年攤提計算估算可節省上千萬元，未來金控旗下其他子公司如人壽、證券與投信等亦可套用這樣思維與作法以提升效益。董事會為組織中最高治理單位，其業務數位化轉型後，不僅節省人力成本、提升同仁工作效率，對於董事會會議的業務將可提供更即時與準確的運作。
董事會提案&會務管理痛點與挑戰
  • 董事會提案格式不一，統整格式費時費力
  • 臨時插案須重新產製議程，費時費力
  • 提案資料補正，費時費力且無法追蹤歷程
  • 會議後逐案對照確認該案發言記要與決議，費時費力
  • 會議後待辦事項追蹤處理狀態，費時費力
  • 準備及提供會議節本，費時費力
  • 查找提案會議紀錄，費時費力
董事會提案暨會務管理系統效益
  • 提供瀏覽器版公文編輯器，統一提案單格式，減少議事人員檢核時間。
  • 提供提案單範本，以利提單人員參酌使用，加速提案效率並可以減少提案單錯誤的發生。
  • 快速產出議程、紀錄，大幅降低議事人員逐案上傳再整併文件時間。
  • 提供會議紀錄匯出Excel以利填寫，並使用匯入功能，大幅降低議事人員登打會議紀錄及逐案上傳時間。
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