媒體刊登：DIGITIMES刊登日期：2012/09/5
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從手工撰寫、打字、文件管理到目前已被多數醫院採用知識管理系統，最終是回歸減少過程中的差異化，控管醫療品質。而KM之所以成為近幾年標準化作業顯學，乃因藉由e化管理之便利，如：全文檢索、版本更新、標籤設計及討論互動，把學習、品管、傳承等的努力、持續精進的討論互動和軌跡存參等做完整的保存，讓工作與傳承自然結合，也讓無紙的評鑑活動得以落實。
因此，中、大型醫院就透過類似KM這樣的工具，將醫療過程中成功及失敗的經驗都完整保存下來，快速討論分享並傳承，如此不斷反覆演化後，使醫療技術、服務、品質更為精實。
放大 藉由PDCA的推動，可以讓知識管理架構更完善。 過去，只要面臨醫院各類評鑑、認證、訪查，需要將經年累月的紙本資料全數搬到大會議室中，事前耗費大量人力與時間彙整更新歷年資料並整理分類，就是為了因應評鑑時的抽查與備詢，這是一項長達整年的全院性活動，對於人才嚴重不足的醫界更是一項大考驗。
現在，多數中、大型醫院已經藉由web化的知識管理系統，把所有資料分門別類地建置在知識文件庫中，只要透過簡單的關鍵字或分類搜尋，在系統中馬上就可以找到需要的資料，取代傳統的人工紙本及大量影印作業，為組織留下方便使用之資產，提升行政效率，也兼顧環境保護。
同時，隨著科技日新月異，新知識、新技術、新儀器不斷推陳出新，有效運用KM收集、彙整、訂閱及社群功能，協助醫護人員即時獲得這些新知識資訊。藉由社群討論做心得回應，不但節省開會時間，更可凝聚團隊協同合作力。
就醫院整體而言，以往各部門都用自己的方式管理資料，造成各部門文件難以維持一致化，重覆存儲、重覆影印也是問題。院內人員的異動或業務交接，常會發生知識資產的流失。藉由KM的收集、傳播、統整、創新，不單將知識有效的管理與傳承，同時可擴及醫療評鑑及臨床教學研究的運用與創新。
KM也建有權限管理、浮水印管理機制、行動裝置功能，提供組織成員更細緻的安全控管與運用模式，協助解決醫院最關切的資安；使用者可透過手機、平板電腦瀏覽使用；又有多面向搜尋結果分群統計功能，針對時間、作者、類別等將查詢結果再做細分群，讓資料更易使用。
舉例來說，就護理品質方面，包含了品質監測與護理創新，護理師會以專業及經驗思研(如：癌症病患照護、預防病人跌倒等等)，如何從流程面讓照護更順暢、從防預面讓病人更安全、從醫療面讓病人更快痊癒，透過記錄實際執行情形，進而與同仁分享成果。營養部則聚焦於病人供膳的品質提升，如病人膳食意見的調查、口感色香味的測試、意見的分析整理發現其需求進而研創改善。
醫療部門則從提升化療藥物用藥安全、重要提示、標準作業等彙存知識庫，讓新進者藉此整理過的組套，獲得基本且一致性的自學訓練，改善傳統教學方式，能夠迅速有效的投入服務。若把醫療經驗及醫學研究成果登載於知識庫，透過KM系統傳達給院內同仁，讓內隱知識轉換為外顯知識，達到分享之目的並可進一步做激盪創新。 針對緊急災害應變作業規劃，透過知識管理系統，可完整分析全院各項應變環節與知識產出，並找出各緊急應變業務較內隱之經驗與知識缺口，將散落之片段經驗進行整理，進而強化全院各單位之緊急應變能力。
總結而論，知識管理對於醫療體系至少可以顯著提升三大面項：
一、提升工作績效：無須另費人力去比對每個ISO/JCI/醫院評鑑…等管理文件的版本是否正確，是否足以因應各項評鑑，是否有部門間落差必需進行修改，因此可提升相關同仁的工作績效。
二、降低紙本浪費：任何一項評鑑都有數百條的條文要遵守，每一條文所對應的管理文件甚至會多過10種，若每次都列印出紙本，勢將耗費許多人力和資源，如今改以知識管理平台存放，以醫院評鑑模組審閱檢核，可以大幅減少成本，也為環境保護盡份心力。
三、經驗傳承。
由於醫院各部門都有很嚴謹的標準作業流程(SOP)，當院內同仁欲處理某項跨部門的業務工作時(如器官捐贈等)，系統上羅列的ISO文件及標準作業流程，能導引同仁作業落實品質掌控。
建立各單位的知識管理系統，留住相關的資訊，例如：記錄跟患者互動情形、問診要項、病患常有的疑慮等等。遇有人員異動，據以交接可以更順利，新手也有前人寶貴的經驗作為自學素材，確保醫療服務之品質。 (本文由叡揚資訊執行長特助唐大鈿提供，吳冠儀整理)