AI智慧公文打造「光速感」 叡揚公文光速領先
以每年須辦理1萬件公文的企業為例，若有 AI 輔助，預估平均辦理每件公文可節省 2 小時，一年下來共可省 2萬小時，相當可觀，節省的時間可以專注在本業的生產力，也證明 AI 可以協助公文系統再進化，提升公文承辦人員的辦文效率。
從客戶需求發起 人工智慧加值公文系統
市面上的公文系統功能大多大同小異，其中也不乏提供智慧分文的系統，叡揚在發展公文系統的過程中，也常遭遇客戶提出許多如「能不能自動找錯字？」、「能不能不用人工分文」……等需求，在 AI 技術普及前，為滿足客戶需求，往往都土法煉鋼寫死在程式中的方式完成，雖然能達成客戶需求，但難免耗時費力。2013 年叡揚資訊開始投入 AI 的研究後， 便開始思考以往這些功能或需求能否以 AI 協助進而減少開發時程，提升功能的彈性，於是公文系統的 AI 應用便油然而生。智慧公文助理「小鯨」於 2019 年推出，「小鯨」為搭載 NLU (Natural Language Understanding，自然語言理解 ) 的聊天機器人，除了可發送待辦公文、公文稽催等通知給使用者，也能讓使用者打字向「小鯨」下指令，找尋相關公文……等，可掛載在 Microsoft Teams、叡揚資訊獨立開發的企業即時通 iota IM……通訊平台，讓同仁能隨時隨地辦理公文，不受時間及空間的限制。2020 年開始也在公文系統也陸續加入許多 AI 功能，如智慧分文、分類號推薦、撰稿建議、錯字偵測……等，叡揚期望客戶從收文、分文到撰文、發文，AI 都能協助提升效率與品質。
不僅是一般錯字，許多公文中特定的用詞，AI 也能準確判斷，如「申請」、「聲請羈押」。
AI 輔助 從各階段提升辦理公文效率
企業或組織的總收發處每天都會收到許多內容各異，承辦窗口都為不同部門同仁的公文，每天都需耗費許多時間分文，而過往分文的工作，通常會落在對公司及各部門職掌較熟悉的資深同仁身上；在利用 AI協助分文後，就好像有一位非常資深的總收發處同仁，針對以前公文內容及分文的標準，自動學習往後分文的邏輯，若公司的公文或業務類型較規律的情況，分文的準確率可超過 90%。
不熟悉公文，或剛開始撰寫公文的同仁常會遭遇許多諸如難以尋找範本、分類編號搜尋及專業的公文用詞……等困難，而這些問題都能透過 AI 人工智慧協助，如新人需要函復公文時，AI 可以針對過往同類型公文的函復案例推薦例稿，使用者只需將已撰寫好的例稿範本，修改最重要的公文內容即可。在搜尋分類號時，AI 也可自動學習過往分類號選擇的邏輯，自動推薦分類號，減少同仁搜尋分類號的時間。
公文是一個企業的門面，即使有層層關卡簽核，還是有出錯的風險，除了前述提到的分類號、例稿可由 AI 協助建議，在撰寫公文時最常出錯的「錯字」，AI 也能夠精準並快速的協助，由於公文的結構特殊，許多用詞都有特定的格式，必須按照政府機關的標準撰寫，如「請惠賜卓見」跟「請惠賜拙見」，同音但卻是相反意思，利用預先建立好的 AI NLP (Natural Language Processing，自然語言處理 )模型，即可從上下文判斷文字的正確與否，進而推薦 AI 認為是正確的字詞，模型的訓練資料也加入行政院公報，讓公文的詞彙校正準確率提升至 83.54%。
OCR 協助紙本轉電子作業
OCR (Optical Character Recognition，光學字元辨識 ) 同樣也被應用到公文系統中，雖然公文電子化推動多年，但有很多機關往來的對象都還是寄送紙本公文，紙本公文需要人工登打後才能進行分文，透過 OCR 能加速紙本公文處理速度，公文在掃描成電子檔後，AI 可學習公文固定格式，將掃描後的 PDF 或 TIF 檔，轉換成可被系統判讀、編輯的內容，加入 AI 的OCR 也可自動進行文字校正，提升辨識率，收到紙本來文，快速掃瞄後於電子公文系統當中處理，將紙本公文轉為線上簽核，提升公文辦理速度。曾有客戶向我們提出不僅是公文本文，若公文附件同樣可使用 OCR 判斷附件內容，更能協助同仁加速業務的處理，有了 AI 輔助的 OCR，針對各企業的情境不同，發展出不同加值應用，叡揚資訊可從中協助客戶擴展OCR 使用範圍並落地。
AI 驅動 打造行動辦公室
近年來智慧型手機的普及率及民眾對於人臉解鎖、指紋解鎖的接受度雙雙提高，內政部推出行動自然人憑證，取代以往需用晶片讀卡機插卡的方式，改以手機或平板生物辨識的方式就能快速識別自然人，與卡式自然人憑證擁有相同效力。而叡揚資訊率先於數位發展部導入，將行動自然人憑證整合至電子公文系統，長官外出時若需要簽章，只需用手機或平板即可利用行動自然人憑證進行電子簽章，不僅快速、方便，更兼顧資訊安全，產生符合電子簽章法的簽章，顯見政府部門會因應科技的進展，發布許多政策或工具，而作為與政府溝通的公文系統，也必須與時俱進。
叡揚資訊在 1998 年推出『S.P.E.E.D. 公文線上簽核管理系統』發展至今，在許多的客戶建議中，將其慢慢進步，2015 年也將公文系統發展成雲端服務 – 「Vital OD 雲端公文系統」，讓中小企業也能負擔以往只有大型企業才能採購的資訊系統，近年來也加入許多前瞻技術及功能。這幾年 AI的應用在快速擴展，從 ChatGPT 到 AI 繪圖，大眾對於「AI 能做到什麼」都充滿想像力，叡揚資訊也會持續思考如何將更多的 AI 技術應用於公文系統，或許光速辦理公文在未來也都將成為現實。叡揚資訊在近 30 年的公文系統建置經驗中，獲得客戶的許多建議，也讓叡揚能陪伴客戶一同成長，未來叡揚資訊也會繼續傾聽客戶的聲音，持續改進產品，一同在公文的路上持續進步！
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