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公文怎麼寫？公司發函給公家機關範例，用AI智慧撰稿輕鬆上手

撰文 | 叡揚資訊同仁

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公文怎麼寫？用AI智慧撰稿輕鬆上手

公文是政府或民間機構用來傳達訊息或辦理事務的正式文書，近年電子公文使用已成為趨勢，不僅是公家機關間的溝通作業會使用，與政府合作的民間企業、組織也會有公文撰寫的需求，例如申請計畫、補助等。如公司內部沒有公文撰寫經驗，合適的範例也難以獲取，可能會感到不知所措。其實，公司撰寫基本的公文並不難，不需要了解公務體系內部的流程術語或讀完公文用語大全。只要掌握一些基本知識和常用語，就能寫出符合要求的公文。

一、三步驟學會公文怎麼寫！(公司發函給公家機關範例)一次看

公文泛指與政府公務相關的文書，通常收發其中一方為政府單位。本文以民間企業或組織發函給公家機關做為範例，再結合各機構規範，來做為練習公文撰寫的參考。政府公文種類有令、呈、咨、函、公告等多種種類，不過民間單位與政府機關間的公文往來，僅需要「函」一種。因此，民間公司在撰寫公文時，只需參考「函」的格式和內容即可，其他類別的公文不必使用。民間發公文的格式結構依序有3個必填的區塊：

公文怎麼寫步驟一發文及受文單位：

發文的機構或單位名稱及聯絡資訊加上受文單位。

- 標題：格式固定為「○○○○○ 函」，填寫發文公司或機構完整的正式名稱。
- 聯絡資訊：右上角填寫發文單位的地址、承辦人姓名、電話號碼及電子信箱等資訊。
- 受文者欄位與下方正本：填寫接收公文的政府機構名稱。

公文怎麼寫步驟二公文狀態：

主要標註公文的狀態，其中「發文日期」和「發文字號」為必填。

- 發文日期：填寫公文發出的日期。
- 發文字號：依照公司組織的規則編號，常見的編號方式為「公司簡稱 + 民國年 + 流水號」。

公文怎麼寫步驟三本文主體：

公文的主要內容，由「主旨」、「說明」2部分組成。

- 主旨：起首語(開頭所用的發語詞例:關於、有關、為、檢陳、檢送、檢附)＋本案主要意旨＋期望語(最後用以表示請求及期望之語詞例:請鑑核、請備查、請核備、請查照等) *＜50個字
- 說明：是公文主體的核心，需要簡明扼要地說明公文的內容。在寫說明之前，要先確定公文的目的和要求，並收集相關資料。可條列說明事實、原因及結果，若有行文之主要依據，引據方法有依據來文、法令、會議決議、計畫或事實等也可列出作為說明的部分。民間公司發函政府，本文主體做到清楚表達即可。

二、公文怎麼寫？AI智慧撰稿協助使用者快速產出正確內容

叡揚資訊SPEED公文線上簽核管理系統，唯一率先將AI（Artificial Intelligence）人工智慧機器學習應用於公文系統，提供智慧分文、分類號推薦、撰稿建議、錯字偵測等功能可以大幅提升公文處理效率和品質。

公文怎麼寫？AI撰稿智慧化

AI可針對過往同類型公文的函復案例推薦例稿、在搜尋分類號時，AI也可自動學習過往分類號選擇的邏輯，自動推薦分類號，提升公文辦理品質與效率。在收文階段，AI可以自動學習公文分類的標準，並針對公司的公文或業務類型推薦準確的分類號，減少同仁搜尋分類號的時間。在撰稿階段，新人或不熟悉公文的同仁可以透過AI協助尋找範本、推薦例稿、選擇分類號以及校正公文詞彙，從而提高公文撰寫的效率和正確性。

撰稿智慧化-智能例稿推薦

公文怎麼寫？AI NLP智能公文詞彙校正

在撰寫的過程中，偶有錯字、語句不通暢等問題，影響公文品質。後續要花費大量時間進行校對，才能確保公文內容準確無誤。利用AI NLP (Natural Language Processing，自然語言處理) 模型，即可從檢視上下文，判斷文字的正確與否，例如「請惠賜卓見」和「請惠賜拙見」的差異，從而避免因用詞不當而引起的誤解或錯誤，提升公文的撰寫品質，加速公文辦理效率。以一單位一年近20萬件的公文量計算，每份文件平均縮短4小時的辦文時間，一年可減少80萬小時，相當於10萬人一天的工作時間。