善用 JIRA Dashboard，打造自己的 Free Style

【GSS Engineering Blog 成立即將滿一年，我就來個 free style 來幫Blog暖個壽】

話說公司的 JIRA 從2006年底導入至今已超過10年，2015年加入了Agile模組讓JIRA的使用也更廣泛，舉凡開發工作規劃、派工、問題釐清、留言紀錄、工時填報、Release plan、Commit log... 都可在JIRA上完成，已經和每個人的工作息息相關。近來在和同仁聊天的時候發現，有些人似乎不知道JIRA 上可以設計自己的 Dashboard，而要同仁另外準備一些彙整的報表，甚至要請秘書額外定期彙整JIRA上的資料。因此整理一下常用的 Dashboard gadget 幫助大家有效的取得自己關心的資訊。

以下將以個人、PM、部門主管的三個角色為例，每個角色想知道的資訊不同，建立的Dashboard也會不同。

【個人】

對一個開發人員來說，每天進公司打開電腦後，最需要知道的就是手上有哪些問題單、處理這些單子的優先順序為何、近期還有多少問題單要處理，以便於做好自己的時間分配；工作進行中也可以隨時知道自己的工作動態；另外也可能想知道自己處理問題的能量。（簡易版本如下圖）

1. 是列出自己被Assign的JIRA單，每天早上先檢視手上還有多少JIRA待處理。
   可以在 Dashboard 上按下 Add Gadget 跳出以下選單，在右上角文字框輸入 filter, 選擇下方Filter result 的 Gadget，按下 Add it Now
   
   就會出現下面的設定視窗，在紅框處的Quick Find 輸入：我負責的且尚未結案，即可按下Save鍵。其中如果針對顯示的欄位需要增減，也可以在Fields to display中進行增減或安排顯示順序。
   
2. 這些問題單目前的狀態以及分屬哪些專案，這時會需要一個二維的矩陣。
   一樣按下Add Gadget後在右上角文字框輸入 two 出現 Two Dimensional Filter Statistics 的Gadget, 按下Add it Now 進入設定畫面。
   
   下圖中先在Quick Find中輸入：我負責的且尚未結案
   並依序設定紅框中的選項。
   其中如果個人只參與一個專案， YAxis 可以選擇其它欄位，如：嚴重度。
   
3. 以日曆呈現這些問題單的Due Date，
   一樣按下Add Gadget後在右上角文字框輸入 cal出現JIRA Issues Calendar 的Gadget, 按下Add it Now 進入設定畫面。
   
   在Quick Find中輸入：我負責的
   在Date to Display 輸入 Due Date （視專案約定以什麼日期為準，如果專案內是以預計完成日為主，則此處設定時需改為預計完成日）
   
4. 同上，如果把 Date to Display 改成確認日，表示分派給我的單子被關閉的日期，可以看到自己處理問題的速度。
5. Activity Stream：在此處可用來呈現自己在JIRA中的所有活動，如果自己每個工作都有詳實透過JIRA來記錄，就可以清楚看到自己的一整天的在處理哪些工作。
   一樣按下Add Gadget後在右上角文字框輸入 act 出現 Activity Stream 的Gadget, 按下Add it Now 進入設定畫面。
   
   點選Add a filter 設定 Username is 自己
   另外建議在右上角點選List view呈現。
   
   以上是對於個人的Dashboard 建議。

【PM】
對PM來說，關心的不外乎：

• 專案目前的派工處理狀態，是否有人工作量太重，有人快沒事做了，是否需資源撫平
• JIRA單消化的趨勢如何
• 每天需完成的工作量以及實際完成的JIRA單量
• 團隊內每個人每天在做什麼

1. 這裡可以放前面介紹過的 Two Dimensional Filter Statistics 的Gadget，由於專案通常不只一個人，所以YAxis可以設定 Assignee, 掌握每個人的派工量。另外，YAxis還可以設定其它的欄位，如：Component, Reporter...
2. 了解團隊消化JIRA單的狀況，有綠色區塊表示消化的速度大於開單的速度，有紅色的區塊表示開單速度大於消化的速度。
   在 Dashboard 上按下 Add Gadget 跳出以下選單，在右上角文字框輸入 create, 選擇下方Created vs. Resolved Chart 的 Gadget，按下 Add it Now
   
   先設定專案名稱，Period可以設為Daily, Weekly... 視專案的長短，Days Previously 則是由希望呈現從系統日往前推到多少天以內的趨勢。其它設定可參考下圖。
   
3. 以視覺化方式呈現JIRA單的到期日與確認日，設定方式與個人一樣，唯一差別是在Project or Saved filter 的地方要輸入專案名稱。
4. 可以看到專案成員的活動紀錄，如果同仁的工作都有對應的JIRA單，就不必再請同仁另外準備工作報告。（如果想同時看多個專案，可以輸入多筆）
   

 
【主管】

主管的角度至少包含（但不限於）以下：

• 部門內的成員投入在哪些專案
• 工作量是否足夠或過多
• 最近里程碑與完成的狀況

1. 在此之前需先建立一個新的Filter, 讓JIRA知道部門成員有哪些人，設定方式如下：
   在Search issue的輸入框中輸入：assignee in memberOf("@your_department")
   其中@your_department 是您所要看的部門，如：DC1_TDS
   （一般是 部門代碼_BU代碼）
   
   如果想知道自己在哪個Group, 也可以在JIRA右上角的個人圖像下，點選Profile
   即可看到自己在哪些Group裡。
   
2. 上圖中左側的3個Gadget 都可以透過前面介紹的 Two Dimensional Filter Statistics 的Gadget 來設定，而左下方的設定是 XAxis: Assignee, YAxis: Project，可以呈現每個人在每個案子的分配狀況，人數較多的時候可以放大為全螢幕。
3. 右側兩個Gadget都可以透過前面介紹的JIRA Issues Calendar 的Gadget, 看到部門內即將到期以及已經解決的JIRA單狀況。

以上大致介紹各種常用的JIRA Dashboard用法，利用幾個簡單的gadget 依自己所需要的維度搭配組合，打造自己的Free style dashboard就是這麼簡單。