SGS、聯新國際醫療、新呈工業及叡揚資訊 分享知識管理經驗和永續減碳
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叡揚資訊 2023 年使用者大會，左至右起為叡揚資訊周吳丞資深經理、王瑞斌處長、新呈工業李秀媚協理、SGS 蕭壬惠產品經理、聯新國際醫療集團陳俐利總監、游國榮經理。
叡揚資訊舉行每年一度「Vitals ESP 知識管理使用者大會」，邀請 SGS、聯新國際醫療集團、新呈工業談企業知識管理與永續關聯的應用。創新協同事業處王瑞斌處長表示，作為推動知識管理系統的領導廠商，今年通過 ISO 30401 國際認證標準，為全球首家榮獲此證書的資訊服務業，我們日常運用 Vitals ESP 知識管理系統和 Vitals CMP 合規管理協作平台做驗證條文對應，以實際行動取得國際認證來保障合作夥伴，協助企業維持競爭力及達成永續經營的目標。近期將推出聰明智能新版本，協助企業轉型升級。
企業運用知識管理 創建企業的永續和價值創造流程
SGS 知識與管理事業群蕭壬惠產品經理引述國際標準組織( ISO )對知識定義為「一種人類或機構的資源，促進有效的決策與行動」，指出知識屬於個人、群體或機構，可以從學習經驗中獲取，善用知識促進價值的創造。ISO 30401 在 2018 年發佈，與 ISO 9001:2015 相同是遵循 ISO Directives Annex SL 高階管理架構。ISO 30401 是目前全球第一份針對知識管理的國際標準認證，主要為組織中的知識管理建立、實施、維護、審查和改進一個有效管理的系統要求並提供指導。每個組織都能根據自己的商業和營運環境制定知識管理方法，以反映其特定需求和預期結果。
蕭壬惠分享，近年在淨零碳排趨勢之下，許多企業導入 ESG 常遇到挑戰，轉型以後即便符合 ESG 仍可能面臨知識和人員的缺口，原因是知識管理並非侷限在特定的知識領域，還需相鄰學科做連結。但透過 Know how 知識工作者，運用工具與方法，把資訊、經驗與知識進行知識分享與經驗傳承，將無形的知識有形化，不斷地分享和擴散建立價值鏈，持續優化組織。
聯新國際醫療集團以標準化為知識管理的基礎 Vitals ESP + Vitals P.MAP 萃取關鍵驗證條文
聯新國際醫療集團在 2022 年榮獲全球首張醫療業 ISO 30401 知識管理證書，營運部陳俐利總監作為聯新集團知識管理的主要推動者，她回憶初期在組織內推動知識管理好比摸著石頭過河，篳路藍縷，辛苦不在話下；但為使知識管理能真正提升組織競爭力，聯新特地自 2018 年起將知識管理列入集團策略中，積極打造學習性組織，向領先企業標竿學習取經，並透過實務 PDCA 匯整出知識管理架構。2022 年集團策略明訂「以 ISO30401 知識管理系統為準則萃取關鍵知識」，藉由 ISO30401 導入助力聯新發展出「透過知識有效地提升與實現價值創造」的知識管理流程。每個部門從組織願景，承接年度策略，根據部門定位與職掌，擬定部門年度計畫，盤點知識缺口精準找出知識落差，進行內外部知識獲取發展，知識轉移轉化，並佐以高層支持，塑造聯新知識管理文化，投入內外部資源等促成因子淺移默化組織裡的每個人都成為知識工作者。此外，聯新也希望能與知識管理各界同好共同交流學習，打造知識同盟生態圈。
談及知識管理驗證準備的邏輯上，游國榮經理說，聯新在平時便以 Vitals ESP 儲存、分享知識文件，日積月累的成果相當豐碩，在準備驗證時，為使各單位能以清晰且有條理的方式掌握自身準備重點，優先進行重要標準化文件及各單位核心業務盤點，並於 Vitals ESP 設置專區彙整相關知識文件；利用 Vitals P.MAP 建置關鍵流程，並以此將知識「點」做作「線」性的串聯，清楚呈現流程各環節對應知識文件；最後於評鑑協同管理系統建置 ISO 30401 條文，使各部門能依 ISO 30401 條文要求進行全「面」性資料準備、稽核及呈現。
新呈工業用 Vitals ESP 勾稽 CMP 讓稽核快速且便利取得文件
新呈工業品保處李秀媚協理分享叡揚知識管理系統是一套非常強大且完善的系統。過往稽核常遇到缺少必要文件、簽名錯誤、文件過期、實際情況不符、文件不清晰等缺失。李協理提到，「文件不是做好歸檔放在櫃子鎖起來就好，知識管理是合規管理中非常重要的事」，有些記錄佐證需保存數十年，Vitals ESP 具權限機密性的設定，所有文件都能被妥善保護。而 CMP 合規管理協作平台管理還可以清楚掌握系統的進度、待辦事項，有效管理內部稽核活動資料。在稽核時只要打開 Vitals ESP 勾稽 CMP，即可快速取得文件，大幅省下查找時間和擺放空間。新呈工業就是運用 CMP 順利通過 ISO 50001 能源管理國際認證，不僅減少人力，還節能減碳，對於使用後的想法，李協理說:「沒有不好用的系統，就怕你不用」。
Vitals ESP 將釋出新版本 用智能技術優化使用體驗
關於產品的優勢，創新協同事業處周吳丞資深經理表示，第一版 Vitals ESP 自 2004 年上市至今，即將於 2024 年滿 20 周年。從第一代進化第六代的產品更迭，「多維度直覺文件分類主題」、「收放自如的文件權限控管」、「經典好用的全文搜尋引擎」、「便利安全線上檢視」、「協同分享的延伸閱讀」等功能深受顧客們的喜愛。
作為企業知識管理首選的系統，近期將推出更聰明智能的功能，強化內文個資加密機制功能、增加登入 2FA 雙因子認證、異常下載或閱讀行為警示，甚至內建 BERT 語言模型自動比對出高相似度的關鍵字，優化使用體驗。更加入「AI」計算使用者行為與深度內容分析，量身打造以「人」為本的智能工作圈，接合「即時通訊系統」提升互動方便性與協同作業能力，帶領企業進入智能辦公新紀元。