BPM是什麼？了解新版與傳統BPM系統差異，全面提升工作效率！
企業組織的工作流程繁複，包括專案的進行、內部會議、報價等，都需要各部門或各管理層進行簽核及參與，要如何才能有效率的管理這些大大小小的工作流程呢？本篇文章將帶您深入探討專門用於管理企業流程的系統——BPM。
BPM是什麼？為什麼企業需要使用？接下來就跟我們一起了解傳統BPM系統的限制，以及如何利用新一代系統幫助企業強化營運模式，並提高整體效率與生產力！
BPM是什麼？企業為什麼需要BPM系統？
BPM是什麼？BPM（Business Process Management）是企業流程管理的縮寫，指在每個組織或企業中針對內部各方面流程（Wordkflow）進行管理的系統，這些流程通常包括提案、驗證、各部門簽核與實際應用等多個環節。
隨著牽涉的人與事項越多，組織的流程便會越複雜。而BPM企業流程管理，旨在研究如何利用建模（Model）、運算（Measure）、改良（Improve）、最佳化（Optimize）等手段來有效管理組織中的流程，幫助企業營運流程變得更加完善及全面。
傳統的BPM系統以「工作流程管理」為核心概念，利用標準化的模板、規則來處理及優化固定的工作流程。使用傳統BPM系統的好處有哪些呢？
流程透明、自動化
在企業中，許多流程錯綜複雜且重複率高，如業務報價、專案執行、客戶維護等。這些流程各自進行卻也需相互銜接，但可能會因負責的部門不同而出現資訊認知上的落差，進而影響工作流程，BPM系統可以將這些流程透明化且自動化，即時更新流程狀態，降低流程中的溝通與執行成本。
提升工作效率
通過整合公司所有流程及其進度，BPM系統從管理階層至基層員工皆可快速掌握，並即時回報工作進度降低公司內部員工使用通訊軟體溝通，導致訊息雜亂、流程進度不明確、檔案存取過期等狀況。
節省成本
自動化流程、工作效率提升，企業得以藉由使用BPM系統來降低事務運作的時間成本，使工作流程更有效率及條理。
傳統BPM系統有哪些限制？了解數位轉型時可能會遇到的困境！
自本世紀初以來，BPM系統就成為企業科技應用中最活躍的概念之一，在流程管理和效率提升提供了很大的幫助。然而，隨著科技的不斷進步和革新，傳統BPM系統也逐漸顯現出一些限制，在面對現代業務的複雜性和多變性時尤其明顯。接下來，讓我們來了解傳統BPM系統的4大限制：
應用單一，以簽核為中心，無法擴充應用
傳統的BPM系統以「簽核」作為軸心，缺乏功能上的擴充性，在進行任務追蹤時雖然可使用BPM系統，然而在涉及更多元的業務活動時，如儲存資料或製作報表，則不得不使用其他系統。此種缺乏整合性的方式不僅會增加操作的複雜度，也可能導致使用上的不便和混亂。
使用介面不友善、不直覺，需要IT人員協助
傳統BPM系統的另一限制在於設計複雜和不友善的使用介面，通常較缺乏直覺性，操作門檻也較高，導致一般使用者在操作上經常需要IT人員的協助，不僅會降低工作效率，還可能影響內部員工的使用意願和滿意度。
無法進行資料收集與彙整，需要個別人工處理
傳統BPM系統缺乏擴充應用的功能，無法直接在系統內部進行數據資料的收集與彙整，因此若需製作報表或進行數據分析時，用戶必須先從系統中將相關檔案下載出來，再借助第三方軟體如Excel或Google Sheets來進行後續處理，不僅會增加工作量，還可能會影響數據的準確性。
傳統BPM系統維護不易，常需費時費力費預算調整
傳統BPM系統通常需要定期進行維護工作，以確保系統的性能和安全性。然而，維護不僅費時又費力，且還需要額外的預算成本，使用後往往會成為企業在管理上一筆較高的固定支出。
<新一代>進階版企業流程優化系統，5大優勢一次掌握！
為了應對傳統BPM系統存在的各種問題，例如部署靈活性差、功能與模板固定，以及使用介面不人性化等，近期推出了新一代系統改進了絕大部分的問題，使企業流程管理系統更符合使用者需求。以下將介紹新一代系統的5大優勢，說明如何幫助提升營運效率。
系統多元運用
使用企業流程管理系統是為了管理企業組織中的所有工作流程，因此挑選時應著重於表單、流程的多元性；是否可以依照不同部門與用途進行客製化編輯，以及是否能夠整合內部所有表單、流程與待辦事項，讓企業可以針對不同需求來調整系統的設定是一大重點。
表單建立方便
流程複雜程度越高、參與部門越多，需要建立與管理的工作流程就更為重要，同時也需更加注意細節。若系統能提供一個更人性化的介面、並具備快速且彈性建立表單的功能，讓使用者能夠更直觀的進行設定，不僅可以減少出錯的機率，還能加速整個流程的建立和完善。
一鍵匯出報表與統計
傳統的BPM系統著重於透明化和自動化工作流程，並將其持續改良。然而，隨著組織結構逐漸複雜，企業內部需求也逐漸增多，一鍵匯出工作流程之報表也成為企業流程系統的重要功能。自訂報表功能允許使用者設定欄位組成各式模板，輸出報告時也只需一鍵點擊便能完成資料彙整及匯出。
自動追蹤提醒
會議、填表、簽核及專案追蹤等有時效性的待辦事項，都可以交給智能化的系統來管理。只要設定好週期，系統便會自動進行追蹤提醒。另外，通知功能也能針對各種情況，如案件審查完成、事項即將逾期或即時填報等進行提醒，不只可以節省人工稽催的時間，也能確保在時效內完成任務。
自訂簽核流程
工作流程或表單皆須進行簽核才算是完整賦予權限，然而每項工作流程的簽核單位皆不相同。系統需要有能夠自訂簽核流程的功能，才能滿足不同情境的應用。
企業流程優化系統推薦叡揚資訊Tracko多源智慧追蹤平台
叡揚資訊Tracko多源智慧追蹤平台，不只滿足傳統BPM系統的流程管理需求，更進一步提供使用者資料彙整、收集與即時追蹤案件等全面的管理功能，全方位顧及使用者體驗，致力於幫助企業達到更好的效益。
透過Tracko多源智慧追蹤平台可以滿足組織內部多樣化的需求，如各類資料收集、各式專案會議紀錄、主管交辦事項追蹤、稽核缺失與資安弱點管理等，還能針對簽核期限等有時效性的工作事項進行通知；Tracko系統能使企業順利實現無紙化作業，大幅減少人工通報、催辦及彙整作業的時間，有效提升內部的工作效率！
