財團法人車輛研究測試中心-KM導入經驗分享

專訪：陳良忠【財團法人車輛研究測試中心協理】

KM導入經驗分享

讓核心知識得以不斷增進及強化，讓同仁查詢文件時間得以縮短，讓知識文件能夠做到跨單位的分享，並確保全中心的知識文件得以獲得適當的管理。

財團法人車輛研究測試中心（以下簡稱車輛中心）主要是從事車輛相關之技術研發與產品品質改善業務，提供具國際公信力之車輛及零組件檢測與驗證服務，以促進車輛產業升級發展，並協助政府規劃車輛產業發展政策與管理制度、研擬法規與標準，以保障行車安全、環保及節能，維護消費者權益為目的。成為「車輛研發創新與知識服務的領導者」是車輛中心發展的願景，而成為車輛（產業）研發創新資源中心及知識服務中心是目前努力的方針之外，持續精進研發及驗證能力，成為亞洲一流工程技術中心更是車輛中心持續發展的目標。

成立專案小組、建立完整推動機制

車輛中心為能進一步提供更深更廣的車輛知識服務，於2006年7月成立知識管理工作推動專案小組，並以Team（專案團隊）、Scope（知識物件界定及分類）、Process（流程規劃）及Platform（管理平台建置）四大方向來加以推動，包括如何彙整中心內部各類資料及知識物件，以及如何建立管理平台來達成知識管理及分享等，期能建置一套完整的彙整、分享與管理機制及平台來進行系統化的知識管理工作，讓核心知識得以不斷增進及強化，讓同仁查詢文件時間得以縮短，讓知識文件能夠做到跨單位的分享，並確保全中心的知識文件得以獲得適當的管理、儲存及保全，進而累積知識、傳承經驗及加值應用，達成知識服務的工作願景。

在循序漸進的原則及分階段推進的規劃下，車輛中心在正式建置知識系統管理平台之前，已先行於既有的資訊系統NAS（Network Attach Storage）中開立「知識管理資料庫」資料夾，試行資料搜集及分享。隨即在2007年8月開始建置導入Vitals/KM知識管理系統，並整合EIP 單一入口網站、成立知識社群、建立知識分享機制及產品設計開發知識庫等規劃，讓中心的同仁能更即時有系統的更新知識文件，積極運用組織知識的創新發展。

文件流通經驗留存　避免重工創新應用

未導入知識管理系統時，各項業務承辦同仁，大都將所經手的檔案資料存放在個人電腦中，以E-mail或紙本呈主管存參，有些資料也僅存放在虛擬硬碟中，資料沒流通公開，各單位管理方式及成效良莠不齊，很多寶貴經驗或歷史性資料也就無法有系統化的留存，且難以追蹤文件版本異動記錄及資料更新等問題，有時也會發生資料重工製作的情況。但在2007年12月正式上線使用Vitals/KM知識管理系統後，資料可以透過公開平台公佈資訊，在文件適度的權限控管下，也可以讓有需要的同仁從平台上搜尋參考，確實已逐步達到知識分享及傳承的訴求。

Vitals/KM知識管理系統中的「自然語言機制」，可以自動提供上傳文件的摘要及關鍵字，讓上傳者減少了許多時間及打字工作；另外系統本身的文件保全功能，讓資訊可以透過權限控管上的保障，讓同仁更願意分享，且可避免知識物件的不當外露；透過文件訂閱功能，同仁能及時閱讀新知；再加上叡揚資訊協助客製化的原始文件調閱功能，讓知識可以在適度的管理下，更有效率的提供同仁進行加值或創新應用。

同仁共識減少磨合期　KM系統成為分享溝通管道

2008年8月，車輛中心也對同仁進行一項知識管理系統的使用滿意度調查，超過七成五以上的同仁，都點選過EIP首頁的「最新文件」及「熱門文件」，進入智庫系統參閱資料，同仁平均每天瀏覽中心知識管理系統1～3次，在知識管理系統上經常瀏覽的是「品質文件」及「技術類」文件，而且半數以上同仁都曾用過知識管理系統的檢索功能。足見知識管理系統已逐漸成為同仁們工作中不可或缺的資訊來源及知識分享溝通管道。

在推動知識管理時，高階主管的支持及取得同仁的共識都是很重要的成功關鍵，另外就是要建立良好的管理機制及容易上手的平台，並透過多梯次的操作說明及實機示範，讓同仁在新系統上線時，就能實際動手操作，逐步熟悉系統的各項功能，才能普及化及深化同仁的接受度，形成工作習慣。系統正式導入後，雖然同仁偶而會不清楚哪些文件才可稱為知識文件等問題，但透過系統平台的管理機制設計，藉由文件審核機制進行把關，進一步提高文件品質，提昇知識文件的應用價值。

獎勵知識分享及加值運用　強化對外知識服務

車輛中心在系統未上線時就開始推動一系列的「知識發表」獎勵活動，每個月並輔以「電子報」宣導，增加優良文章的點選及曝光，逐步醞釀知識分享及學習的氛圍。在系統上線後，則每半年統計上傳量並頒發個人獎及團體獎，藉由獎金的頒發，讓同仁獲得實質的獎勵。

未來，車輛中心將把推動重心著重在專業知識社群的推動，透過同仁的經驗交流分享，期能燃起更加優質化的思考點子及創新想法，並加強提升知識傳承及分享的文化，進而成為一個學習型組織。同時也將結合研發技術與產品改良、外銷驗證、輔導及培訓等高值化的服務能量，強化對外服務平台，持續推動與中心網站結合推廣對外模式，發行電子報、規劃E化數位課程，整合中心關鍵技術轉化為訓練教材，累積專家黃頁及教材庫，期能加速、加廣、加深同仁知識能力之養成，促使同仁發揮所長、樂於分享及加值運用，不斷創新與學習，共同朝向「車輛研發創新與知識服務的領導者」之願景目標邁進。