跨出企業e化第一步　S公司〝搜尋引擎〞建立IT化環境

S公司的鐘錶事業部，是負責整間公司資源共有化開發運用管理，在早期使用公司自行研發的軟體作管理，1997年導入Louts Notes以儲存企業的技術性資料，但是隨著資料量的增加，卻無法有效地活用資料，不但不能跨資料庫檢索，查詢速度過慢，就連貼在Word、Excel文件內的資料也無法查詢。於是近年開始推展IT環境改革活動，由「企業數位化」、「Collaboration」、「KM」三個方向進行，而在「KM」知識管理這邊有了導入搜尋引擎的想法。

Know-how的傳承是每間公司的急欲解決的問題，如何透過一套有效的軟體達到資源儲存、共享、活用的目的，可快速正確檢索的搜尋引擎扮演了重要的角色。

系統需求

在導入搜尋引擎之前，S公司首先面臨到的是該如何將實體文件及需要簽名認可的文件數位化？文件安全如何控管？導入時間的長短和系統如何整合？此外成本要經濟，並提供彈性客製化等。

另外，S公司還需要快速查詢但不可增加伺服器負擔，可查詢多台伺服器資料，可查詢網站上檔案，搜尋結果希望在Web瀏覽器上一目了然。根據上述需求S企業開始著手收集在日本國內搜尋引擎情報。

解決方案

經過價格、效能、支援整合能力、操作易用性，以及日文Web介面等功能性比較後，S公司發現InfoGates最為優異。安全性方面，在建立索引庫時就需輸入管理者名稱和密碼，使用者則依照權限搜尋資料，文件安全獲得雙層管控。另外在電子簽章取代需要簽名認可的文件，即可透過Acrobat與OfficeWorkTop等軟體，與InfoGates密切整合；惱人的實體紙張文件，則利用OCR掃描，實現paperless，讓公司內部所有檔案均可數位化，並透過InfoGates達到知識共享。

導入效益

在員工評價方面，S公司非常滿意InfoGates查詢巨大資料量時，10萬筆資料不用1秒的效率，查詢時還可個別指定索引庫，不需繁複的檢索程序即可找到所需資料；Web畫面也易於閱讀。管理階層的評價則在於InfoGates能有效解決在導入前後所面臨的問題，而在擴張功能上也都可立即回應。所有的管理均可透過Web介面來完成，相當方便。S公司全體均認為因為搜尋引擎的幫助加快公司建立IT數位化環境。而在邁向全球化的同時，InfoGates可支援亞洲各國語系，更讓S企業無後顧之憂。