S.P.E.E.D.新世代文件管理系統─數位化科技加速公文處理效率

改進政府服務速度  資訊化已是全球趨勢

『公文處理條例』自民國17年國民政府制定公佈以來，公文往來一直是政府與政府之間，甚至是政府與民間之間溝通的橋樑。自民國91年，行政院推動『數位臺灣』計畫，更將『電子化政府』（e化政府）設定為計畫目標之一，使得加速公文電子化自然而然成為加速公務處理、大幅改進政府服務速度的首要任務。公文電子化的演進從簡化為無框新式公文、實施公文電子交換、到現今的公文橫式書寫，無一不是為了利用數位化資訊科技及網路通訊科技，以達成與國際接軌、提昇國家競爭力。

健全的法令制度是公務機關賴以執行的最基本需求。有鑒於國際間文書往來日漸頻繁，其書寫多以由左至右橫式排列，反觀國內公文書之製作均採由右而左直行格式書寫，特別是在直式公文中夾雜引用外文或數字時，不但容易顯得格格不入，也增加閱讀上的困難。再者，資訊化已是不可抵擋的全球趨勢，在政府積極推動中文、英文雙語的潮流下，使用英語的機會已日趨頻繁，加上電腦作業及相關軟體多以橫行編輯為主。基於上述種種原因，於民國93年5月4日立法院通過『公文程式條例修正案』，並於同年5月19日由總統公布施行，自民國94年1月1日起全面實施各類公文及政府文書改採『由左而右之橫式格式』，即『公文直書轉橫書』方式書寫。

時程內完成系統修正  轉換步驟詳細確實

正因為網際網路具備無遠弗屆的特性，使得政府「公文電子化作業」得以持續地推廣，並成為政府傳遞訊息與服務的最佳媒介。身為國內公文系統領導廠商的叡揚資訊，於93年5月接獲『公文程式條例修正案』頒布之訊息，同時得知行政院要求各公家機關必須於隔年1月1日前完成所屬機關公文系統修正之消息後，叡揚資訊的專業公文團隊便立即著手研擬如何協助所有客戶，務必於行政院限定時程內提前完成公文系統之修正。公文團隊針對相關修正案法規逐一研讀，並詳細列出系統修正項目，包括公文格式修正、相關子系統程式修正、電子交換模組修正、資料庫欄位修正等…，以提供政府機關最符合其需求、且時效性之公文管理系統。

為了讓數以萬計的政府機關、學校單位及相關機構，能同時於94年1月1日準時轉換系統，行政院自93年下半年開始，遂要求各機關除定期每月上網填報系統修改進度以外，並要求必須於10月底以前完成所有系統的測試。叡揚資訊公文團隊為配合所有客戶能在訂定之時程內完成主管機關交付之任務和「公文直書轉橫書」之使命，從9月份開始，便派遣工程人員至客戶端逐一安裝及進行測試，更為了不影響機關單位之文書人員現行作業及工作進度因轉換作業而受耽延，公文團隊自動地配合機關單位作業時間，在下班時間才開始進行系統轉換的安裝與測試作業，從橫式公文格式安裝，承辦人公文製作，發文取號及電子交換等，每一步驟均做到確實地測試與確認。

參數化設定  輕鬆達成使命

為了讓各機關公文承辦人員及長官能提早熟悉橫式公文的製作、簽署及用印的流程與方式。叡揚資訊公文團隊特地針對橫式公文於發文時，需將函轉為直式公文之情況，短時間內迅速開發相關配套程式元件以為因應。成功協助各機關單位於12月中旬前，便可提早熟悉橫式公文之製作及相關流程。同時，為讓所有客戶的系統均能準時於12月31日快速轉換完成，我們於設計初期便決定採“參數化設定”方式，各機關之資訊人員僅需透過簡單的參數設定，一夕之間，即可迅速進行系統的轉換，輕鬆達成上級主管機關交付之使命。

加強資訊應用的深度  新技術消除電腦化死角

此時政府正努力普及各項業務電腦化，以加強推動資訊應用的深度與廣度，更求藉此消除政府機關電腦化死角，檢討運用新的資訊技術，提昇各項已建置的行政資訊系統之功能，徹底發揮更高的資訊應用效益。叡揚資訊為客戶專案開發公文系統已有多年的建置經驗，累積多年文件管理系統領域的相關知識，所研發的『S.P.E.E.D.新世代文件管理系統』除包含公文製作外，更囊括流程控管、稽催管制、檔案管理、電子交換等功能，能協助您進一步控管公文流程，掌握公文稽催時效，是一全方位且開發成熟之公文管理產品。

加速資訊溝通  落實知識分享

身負超過250個重量級客戶的託付，我們並不以這樣的成績自滿，反之，不斷地鞭策自己務必提供最好的系統與服務品質給多年來支持我們的客戶。

S.P.E.E.D.系統提供強大完善的支援功能，協助縮短文件辦理時程，加速資訊溝通速度，達到辦公室無紙化的環境，更整合E-Mail、Fax、各種表單及記錄，能將資訊適時地提供給適當的單位，成為政府落實知識分享的最佳利器。

叡揚除提供予客戶最優質的系統服務外，同時亦致力於提供客戶有關公文流程改善等顧問諮詢，相信『S.P.E.E.D.新世代文件管理系統』實為各機關建置公文系統節省預算開銷與降低風險之最佳解決方案。—作者為叡揚資訊 文件管理暨商業智慧服務事業處 保固維護服務部 經理—