【特別企劃】唯一獲獎的地方政府 宜蘭縣公文管理系統

簽核公文， 宜蘭縣走向線上處理、無紙化。目前全縣有186 個機關學校、約6千5百名公務員使用「公文管理整合系統」， 全年可因此減少330萬張A4紙張耗用，節省 2 百多萬元紙張及碳粉匣經費支出，既環保又節能，榮獲內政部100 年度「自然人憑證應用 系統評比活動」公務應用系統組優良獎，也是這項評比公務組中唯一獲獎的地方政府。

宜蘭縣政府從民國98 年起，規劃導入具備線上簽核功能的新一代公文系統，整合文書、檔管、公文製作三大功能，並使用自然人憑證作為線上簽核的電子簽章憑據，不僅提升公文處理時效、達成節省紙張耗用和減省經費等多重功效，也能突破辦理公文的地域限制，宜蘭縣境公務人員不必到辦公室，也能在家辦理公文，大幅提昇業務處理的靈活性及機動性。

宜蘭縣政府公文系統特色

年省330 萬A4紙張耗用

「預估101 全年我們達成之效益為：減少 3,334,212 張A4 紙張耗用；減少399 株樹木被砍划；減少4026 kg 碳排放量」宜 蘭縣政府計畫處處長周慶安嚴肅地說，推動線上公文簽核機制，單單一年就可以節 省堆起來368 公尺的紙張，1 年半下來可 省下比台北101 還高的紙，而這只是最保 守的預估，實際數字可能為兩到三倍，線 上簽核機制不僅提高行政效率，更呼應宜 蘭縣對低碳家園的堅持，及達成中央「電 子公文節能減紙」政策，一舉數得！

全面性推動、一步到位導入： 6,500 名使用者、186 個單位

不過，導入線上公文簽核系統，真的是一 個龐大的工程。「6,500 名使用者，含縣政 府各單位、所屬一、二級機關、衛生所及 慢防所、鄉鎮市公所、代表會及學校，共 計186 個單位完成導入。」資訊管理科科 長藍建智細數耗時近一年的導入成果，而 且宜蘭縣政府又是推動線上公文簽核的打頭陣部隊，「一路走來，真的就是邊學邊 做邊修正。坦白說，因為無類似案例可參考，很多成果真的是同仁、合作團隊們一 步步小心摸索而習得。」藍科長補充說明， 因為宜蘭縣政府公文招標走得很前面，又 是全面性推動線上簽核作業，再考量縣府 各機關作業量又大又雜情形下，每一個環 節的考慮都要相當周延。

公文系統特色

同一套公文系統三種不同簽核流程，同仁 轉調重新上手門檻低。

1. 施行「公文線上簽核」機制，達到公文 少（無）紙化、節能減碳。

2. 透過線上簽核，公文傳遞時間，由以往的耗時耗人傳送，提升至即時的電子檔 案傳輸，提高公文傳送（處理）效率。

3. 線上簽核之公文製作、傳遞皆須以自然 人憑證加簽處理，透過憑證保護，杜絕 傳統紙本公文職名章偽造問題，確保公 文製作（傳遞）過程中完整性及不可否 認性。

4. 收文端結合 OCR（文字辨識）機制， 降低收文登打作業時間。

5. 實施線上簽核範圍內之紙本來文掃描後 轉為線上簽核電子檔，解決紙本公文歸 檔後須再掃描問題。

6. 公文之製作、簽核，提供文字追蹤修訂 功能，明確記錄承辦人與各級主管簽辦 核示文字修改軌跡，以釐清責任歸屬。

7. 提供已掃描之紙本簽核線上即時影像檢 視功能。

8. 介面人性化，同仁易上手。