【知識協作專欄】達成績效目標的第一步 會議管理學

「這個人不是正要去參加會議，就是 剛從會議室出來，要不然就是正 在開會。」嘉威企管顧問有限公司經營績效 改善部門曾俊超協理一說出口，立刻引起台下 心有戚戚焉的笑聲回應。根據Net Meeting 統 計，美國上班族一週至少要開10 個以上的會 議，經理人每週約有一半的時間在開會，且 有半數人認為有一半的會議是無效的。

重新審視會議　經理人追求績效守則

「會議是管理的重要工具之一，每位主管若能將會開好，不但個人管理效能增強，同時也 能協助公司整體營運的提昇。」曾俊超表示， 當績效表現不佳時，經理人往往會召開檢討 會議來作修正，而最怕就是不見起色，「此 時應該回過頭來檢討三件事情：1. 開對的會議？ 2. 會議開的對？ 3. 執行力？」又由於大 多數組織內部並無建立明確落實的策略制度， 故他建議利用「工欲善其事、必先利其器」 的方式，找尋一套具有執行力的會議工具來 協助經理人達成目標績效。  

不是開完會就拍拍屁股走人 會前中後各有管理學

「追蹤執行進度、掌握團隊工作、決策方向及分派工作是開會靈魂。」叡揚資訊張嘉真經 理表示，往往為了確定上次會議進度而又開 了N 個小會討論，如此就像是無止境又費時 費力的低落循環。「這也是線上會議逐漸崛 起的原因，因為可以徹底幫企業省下龐大的 商務成本及提高效率。」簡單來說，會議分成會前、會中及會後，如：會前的規劃、資 料收集；會中的分配工作及查詢資料；會後 的追蹤管理等等，如果是在傳統的面對面會議上，這些執行傳遞就顯得相對複雜（尤其 是大型或跨部門會議），但拉到e化會議， 透過系統可以輕鬆完成所有工作（如：層層交派、檢視最新執行進度、資料分享、決策 討論、稽催查詢等等），對於重視高效的經 理人來說，無疑是最佳會議平台及管理工具。

找一個開會紀錄稽催行動化智慧效能平台

凡走過必留下痕跡，決議執行的過程中所產 生的附件檔案、工作建議等資料也都清楚記 錄在系統中，除了可供使用者查詢傳承外， 主管也可利用相關的統計分析資料來做為績 效考核的依據，實質提升的團隊工作效能與效率。