宜蘭縣政府數位優化 以 Tracko 再造管考流程

宜蘭縣政府為打造有感施政，以拚出宜蘭好生 活、民生經濟最優先為願景，聚焦民生福祉、 經濟發展和環境永續三大主軸，從資訊和通訊科技發 展扎根，在城市治理與服務提供上結合各種智慧化解 決方案，並媒合縣內產業，號召在地社群加入，共同 參與數位轉型，佈局智慧城市未來，也讓宜蘭成企業 發展各項智慧創新應用的最佳實驗場域 Living Lab。

縣政發展刻不容緩
數位優化改革勢在必行

縣政發展刻不容緩，但事情仍須分輕重緩急辦理，為 掌控業務及時性，府內重要事務透過重大工程及重要 施政督導會報、議會施政報告及總質詢、新聞輿情、 墊付案、地方座談、縣務會議等各項會議進行，首長 要求由計畫處管制考核科 ( 以下簡稱管考科 ) 辦理立 案及追蹤最新辦理執行情形或進度。

過去 10 多年，宜蘭縣政府已經透過資訊系統協助追 蹤管考作業，但科技日新益新，舊系統已無法負荷縣 府施政效能，不僅無法篩選案件，功能也相較簡易、 單一，輸出報表如遇合併欄位無法篩選及排序，管考 科需耗費許多時間調整與修改輸出格式與校對內容，並視不同主管和會議需求調整報表以符合 所需。宜蘭縣政府計畫處管制考核科科 長李家鋐表示:「管考科所需追蹤管考的 案件量多且管考週期不同，如議會期間議 員總質詢案每年約 300 件 ( 按月追蹤 )、 宜蘭縣內 12 個鄉鎮地方座談案件每年約 400~500 件 ( 按月追蹤 )、新聞輿情每日 召開會議並 2 週須陳報一次(按 2 週追蹤) 等，為確保施政績效與服務品質，我們需 要透過完整且便利的平台協助與日俱增的 追蹤管考業務，數位優化改革勢在必行。」

新舊系統轉換僅 2 個月
多重配套上線無縫接軌

在產品導入階段，舊系統資料轉檔至 Tracko 上線，時間只有 2 個月，叡揚資 訊產品服務團隊除透過教育訓練，並於通 訊軟體設置專案群組，運用多重配套措施於第一時間解決宜蘭縣政府同仁操作上的 問題;管考科更是透過系統操作路徑，按 部就班教導，讓填報人員能儘快上手。有 資深同仁回饋與協助，新系統一切從零開 始，新系統畫面直覺化，相較舊系統， Tracko 真的太便利太好用了。

另一方面，管考科更透過教育訓練和 Tracko 操作手冊借鑑內容，自行編撰一 本屬於宜蘭縣政府的管考操作手冊，科員 邱貴珠表示:「教育訓練課程與操作手冊 如同學校的通識課程，是為同仁打基礎， 但不同單位的運用與表單設計思維，仍需 要手把手一步驟一步驟教起，且有些功能 A單位常用，不代表 B 單位會常用，故 編撰專屬宜蘭縣政府的管考操作手冊，不 僅能詳實紀錄行政程序與其架構，還能藉 此不斷優化管考流程與開創更佳的使用體 驗。」

宜蘭縣政府精進應用
管考流程優化再造

除數位優化，配合國家發展委員會推動行 政機關管考作業簡化，大幅簡化同仁書面 表報，提升行政效能也是必然，科長李家 鋐表示:「導入優質系統最主要是希望讓同 仁便利，減少人力負擔，讓管考作業更有 效率，聚焦縣政服務與民眾服務。相較舊 系統制式化缺乏彈性，Tracko 多源智慧追 蹤平台最明顯的效益莫過於具有填報便利 性、報表多樣性和可調控的週期性。」

彈性化欄位 填報最便利

填報便利和彈性化不僅讓作業時間縮短， 不同的報表需求，可透過自行設計欄位， 一鍵就可產出新報表。依據報表重要性及 流程化作業，設計報表時可將重要欄位設 計為「必填」欄位，如填報人姓名、聯繫 方式，若未填寫就無法至下一階段，間接 培養使用者填報習慣，也讓管考同仁發現 問題時能迅速找到填報人員溝通。管考科 在議會質詢期間時更延伸應用新系統之彈 性化，為了因應議員共有 34 位，若逐一 人工繕打議員姓名，錯誤率相對較高，所 以管考科在議會開會前半個月到一個月前 透過 Tracko 多源智慧追蹤平台設計表單架 構，以「下拉式選單」或「複選框」方式 預設欄位議員姓名及質詢類別;並以下載 系統範本方式提供管考人員做一次匯入系 統完成立案作業，而毋須人工一筆筆登錄 建檔。Tracko 新系統著實節省登錄立案時間及降低錯誤率，加快管考行政效率。

完整紀錄歷年案件
查詢、篩選一鍵搞定

因應縣務推動，透過填報週期可以自行設定 期間，畢竟每個專案週期性不同，如新聞輿 情每 2 週就要陳報，而有些專案是一個月、 三個月為週期，甚至有一年一週期的，承辦 人員往往要花費許多時間翻找資料，若遇人 員異動，查找資料更顯困難。而 Tracko 完 整記錄所有設立案件，不管是調閱舊案，複 製欄位並視需求局部修改成立新案，或是篩 選相同類型案件參閱分析，都只要一鍵即可 完成。科長李家鋐表示:「各單位承辦業務 眾多，每位議員所關注的重點與項目各有不 同，甚至提問的內容是前幾年的業務後續發 展，導致各單位會前總是要準備一堆資料， 現在 Tracko 完整紀錄所有案件，搭配快速 查詢、篩選功能，間接讓各單位備詢從容許 多。」

填報狀態即時追蹤
預覽填報方向更聚焦

過去各業務單位透過紙本作業陳報單位主管 後，再填報舊系統，使管考科無法掌握目前 填報進度及填報方向，導致不斷透過電話 稽催填報與修正。Tracko 多源智慧追蹤平 台設計填報進度區分「不需填報」、「已填 報」、「未填報」三階段之填報狀況，透過 Tracko，除可確認線上各單位填報進度，還 可以預覽已填報但尚未送出的資料，為即時 掌握填報方向的正確性，透過提前溝通，協 助填報單位回覆內容更聚焦，跟過往相比節省 50% 以上的時間。

通訊錄整併
新立案、稽催通知零時差

過往稽催以電話通知為主，如遇人員異 動，便會花費更多時間，試想宜蘭縣政府 共有 22 個局處，單一管考項目就要打 22 通，就議會總質詢案件每年就高達 300 件，管考單位電話打都打不完，怎有辦法 聚焦在更重要的事情。透過 Tracko 的通 訊錄功能，只要新立案系統就會以 E-mail 通知各單位負責人員管考內容，讓業務單 位及時掌控;另外後續新的管考作業立案 時，也可複製已經立案的通訊錄作為新專 案的通訊錄，並視專案內容局部修改人員 資料，不用整個重新設定，通訊錄設定快 速又方便。

Tracko 應用延伸
審查併案免重複填報

管考追蹤可分為立案、填報、審查三個 階段，立案階段若遇相同議題，即可用 Tracko 併案功能合併，以交通部推動高鐵 延伸到宜蘭的北宜新線為例，此重大項目 就會在縣務會議、新聞輿情、議會和鄉鎮 座談等追蹤項目中重複立案，為避免各單 位重複填報，管考科除立案時可做併案作業，審查階段也可透過併案將後續重複議 題的案件合併，是運用數位解決方案再造 流程達到管考精進的最好例子。

科長李家鋐進一步指出:「各單位填報人 員也可自行列印案件清冊陳報主管，未填 報、已填報數量便一目瞭然，帶動單位填 報案件比例正向成長。且印製時 Tracko 可 選擇要印製的欄位，不用像過往只能印製 所有欄位後再人工調整，降低人工疏漏與 滿足不同主管與會議需求。當填報便捷， 填報狀況透明，主管決策速度當然變快， 會議次數也跟著降低，進而提升宜蘭縣政 府整體行政效率。」

叡揚服務零時差
精準解決問題共創美好體驗

科員邱貴珠表示:「感謝叡揚服務團隊與 客服的協助，在導入與運行階段都能順利 進行，即使遇到問題，也都能精準解決。」 科長李家鋐補充:「從導入開始，叡揚就將 相關人員設置對話群組，讓問題能立即反 應，快速回覆，在一些重要的時間點或遭 遇問題時，即使到了下班時間，我們仍能 隨時保持聯繫，攜手克服難關，是一同共 進退的好戰友。」

客戶簡介

宜蘭縣政府

以拚出宜蘭好生活、民生經濟最優先為願景，發展民生福祉:幼齡照護、高齡照護、 婦女權益、社會福利、優質教育、青年起飛、原住民族 ; 經濟發展包括:特色農業、 產業活化、觀光、城鄉發展、交通 ; 環境永續包括:文化、智慧環境、環境安全、水 故鄉、防災三大主軸。