臺銀人壽攜手叡揚資訊 數位優化發揚國營壽險價值

台灣一向以科技優勢聞名，壽險業的 數位進程隨法規開放進展快速且多 元，臺銀人壽為國內唯一國營的人壽保 險公司，唯有思維轉型及優化公司治理 才是保有企業競爭力的關鍵成功因素， 而金管會於 2020 年 8 月啟動公司治理 3.0 永續發展藍圖方案，五大主軸之一的 強化董事會運作及董事職能，更是公司 治理的基石。

臺銀人壽總稽核吳君誠表示:「壽險業是 金管會高度監理行業，臺銀人壽內部控 制有三道管理防線，從第一道業務單位 的自行查核，第二道風險管理部門與法 令遵循部門的督導，到獨立監督評估前 二道防線所設計程序有效性的第三道董 事會稽核室之稽核，以確保臺銀人壽秉 持國家品牌，保持與時俱進的專業與核 心競爭力」。

簡化庶務工作回歸稽核專責
數位優化帶動營運正向循環

稽核部門身兼主管機關聯繫窗口，對內溝 通傳達主管機關之監理指示，彙整各單位 改善措施向主管機關說明，臺銀人壽董事 會稽核室副主任王家池指出:「過往董事會 稽核室以 Excel、Word 等工具制定格式、 欄位後，再發送給備查單位填報，但備查 單位填報人員會因不同專責、改善事項， 而分屬不同人員填報，以臺銀人壽受查單 位 22 個，查核單位 5 個計算，董事會稽 核室同仁光辦理一季的追蹤審查基本要彙 整和檢查資料正確性的檔案就高達 110 個 以上。開檔案、各表單資料複製貼上，就 需花費更多人力、時間核對，且偶會發生 誤貼或遺漏的狀況。」。

除稽核工作專業性，總稽核吳君誠進一步 指出稽核工作常見的同仁滿意度問題:「彙 整和檢查資料屬高重複性低價值的重要庶 務工作，雖重要卻無法凸顯董事會稽核室 同仁的專業性，現在透過 Tracko 多源智慧 追蹤平台，提升效率與準確性，讓同仁可 更專注於辦理稽核項目上，發揮所長，為 臺銀人壽營運帶來正向的循環。」。

加速數位轉型
高階主管引領打造即戰力

臺銀人壽以打造高營運效率為目標，很早 之前就開始資訊化，並因應科技發展持續 數位優化。此次由累積數十年稽核經驗的副主任王家池為計畫執行者，加乘過往長 期擔任資訊單位主管之專業經驗，非常瞭 解臺銀人壽運行的資訊流全貌，才有辦法 針對現行運作模式快速數位優化，提供即 戰力。總稽核吳君誠表示:「資訊系統有 三點優點，分別為人力、時間、正確性。 只要將系統前端填報內容做好把關，後續 一鍵輸出，避免人為疏失，也減省人力， 降低作業時間。」。

導入期間叡揚服務團隊透過總公司實體教 育訓練，全台各服務據點須填報同仁線上 教育訓練，後續再由稽核室同仁擔任種子 教練，搭配工具雙軌制，讓受備查單位可 透 過 Tracko 及 Excel、Word 填 報， 協 助 同仁熟悉系統達到業務轉換無縫接軌，按 計劃逐步推廣。而系統自身採所見即所得 的編輯界面，降低使用者系統學習瓶頸， 導入 1 年多來，同仁操作愈發熟練，系統 操作流程與模式也不斷優化，已大幅降低 查核意見改善辦理情形所需時間及人力統 計作業。

以最高標準要求自身
Tracko 協助稽核流程與制度再造

壽險業是金管會高度監理行業，金融檢查 所提供的建議與意見，都應以更審慎的態 度去回應，從各部門所填報改善辦理情形 須上簽至總經理，核可後才能提供稽核 室，稽核室彙整後也須上簽至董事長，核 可確認後方能定案回覆監理機關、上級單 位金控，每一環節都需嚴格的層層把關，總稽核吳君誠表示:「董事會稽核室直屬董 事長，董事長對品質與資料精確度一直以 來皆採最高標準要求。現在透過工具簡化 作業與不斷優化流程，讓臺銀人壽得以不 斷精進。」。

臺銀人壽在導入 Tracko 系統前，除因人事 異動以及有些專案一年只執行一次，在經 驗傳承與查找資料上有一定難度，畢竟辦 理一季的追蹤審查會牽涉上百個回覆資料 檔案，開起檔案、找到所需資料總是耗費 許多時間。且先前稽核資料檔案是印製紙 本依照年度保管，後續很難查詢同一類別 案件參閱、比較。自導入 Tracko 系統後截 至目前累積之查核意見及相關改善情形資 料已達 700~800 筆，且每年約以 200 筆 的速度累積，而 Tracko 可依照查核單位、 層級等維度篩選所需資訊，並能依不同需求匯出相關查核意見報表，大幅提升此部 份作業之效能。

以定期向董事會提報之稽核業務報告為 例，陳報內容可分三層來逐一檢視項目和 陳述，第一層為提出查核發現之不同查核 單位，如金管會檢查局、金控稽核處、本 公司稽核室等。第二層是查核發現係屬意 見或建議，意見代表有缺失需要改善，而 建議不代表是缺失，而是建議該流程或方 式可以怎麼優化，增加效率降低風險等。 第三層為完成改善和未完成改善，如金管 會查核的意見中，前期查核未改善的項目 數量、在本期已改善的項目數量、未改善 完成的項目數量，及本期新增查核事項中 已改善與尚未改善完成的項目各有多少。

稽核室需摘錄三層次重點，包括統計資料、數據等，透過 Tracko 便能快速產生報表， 且其格式配合政府資料開放應用，採開放式 資料格式，如 ODT、XLS 等格式，匯入、 匯出皆無落差，節省許多人力與時間。

在權限控管方面，金管會發布行政命令，金 融檢查報告內容之原則及應辦理措施。金融 檢查報告係金管會檢查人員基於金融監理目 的撰寫之密件公文書，未經金管會同意者 不得閱覽。稽核意見與建議屬重要機敏性資 料，為確實執行資料防護避免外流，稽核室 同仁會根據金檢報告拆分該單位所屬意見與 建議。在類似的情境應用方面，Tracko 彈 性欄位篩選加上權限控管功能，可直接篩選 隸屬該單位之金檢意見與建議，派發給該處 室主管，由主管指派相關負責人員填報改善 辦理情形，快速又安全。

董事會稽核室目前有 11 位同仁，原本需 約 22 人天完成之業務報告，現在透過 Tracko 規範填寫格式可直接彙整列印報 表，樽節人力負荷僅需 4 人天資料校正， 即可產出稽核工作報告之查核意見改善辦 理情形附表，且催辦提醒填報之電子郵件 功能、追蹤覆查，讓同仁不再需要一一打 電話稽催，各單位佐證資料更全面 e 化掃 描成電子檔存入系統，輕鬆達到環保無紙化，更樽節人力負荷，提高作業時效及資 料正確性，讓同仁能更專注於稽核工作。

總稽核吳君誠表示:「現行董事會提報是每 半年一次，但我們期許自我不斷精進，運 用數位工具持續優化制度與流程，促使董 事會提報未來能縮短為三個月匯報一次， 讓董事會能更快速瞭解公司相關查核意見 的改善辦理情形，促使營運更穩健。」。

臺銀人壽持續精進
展現國營老字號活力及創新新形象

臺銀人壽透過 Tracko 持續精進，以稽核控 管資訊互通為例，稽核室每一季需橫向聯繫 各處室，將法遵相關的缺失改善辦理情形提 供給法遵室，目前是以關鍵字查詢，但稽核 室正研擬以專屬欄位做一次性判斷，該意見 是否屬於法遵類查核意見與建議，下一季 同仁只要透過欄位查詢就可快速撈出相關資 料。總稽核吳君誠表示:「此類做法只是稽 核室跟各部門運用激盪出的應用之一，期許 未來能有更多元且的深入應用綻放，並持續 與叡揚維持良好的夥伴關係，將系統發展成 更符合稽核需求，以利協助同樣有查核意見 追蹤需求的同業共同提升稽核業務之效能， 共創多贏的局面。」。

客戶簡介

臺銀人壽

臺銀人壽成立迄今已逾 80 年，以世代傳承永續經營之服務精神，提供符合時代及趨勢 之保險商品及服務，並協助建構社會安全網，使國人享有更完善的服務及更多元的保 障商品選擇方案。