【知識協同專欄】積極管理協同工作 宏亞食品穩定中求創新

縱橫台灣三十五年的國民巧克力- 七七乳加，是許多人的童年回憶，記憶中的滋味也讓宏亞食品在國內巧克力市場占有不敗之地，並複製此成功經驗擴大事業版圖，不僅增加旗下品牌與產品線，內部專案數量也持續成長，要如何帶領宏亞進軍全球突破銷售，挑戰著經理人的經營策略與專案掌握度。

宏亞食品資訊部葉大山經理表示，公司專案量成長第一個面臨考驗的是資材部，因資材部身為內部專案火車頭的角色，一旦發生延誤都直接影響產品推動或上市的時間。目前資材部共三人（包含經理），在有限的人力下需同時管理上百個產品需求，每個專案會隨著合作對象不同而有各自的專案特性和複雜度，好的策略更需要內部執行力當後盾，因此迫切需要專案協同工具，改善人工進行專案管理而產生的疏漏。

改善資材部的專案管理方式是宏亞食品的首要目標，事實上，資訊部被賦予以全公司導入teamKube來提升整體效率為終極目標，故葉經理採漸進式的導入方式取得同事及管理階層的認同，第一階段資材部透過teamKube管理專案需求並回報進度；第二階段總經理透過teamKube追蹤重點工作，管理階層的支持扮演著起承轉合的關鍵，一方面驗收第一階段的導入成效，另一方面也成為第三階段的推廣助力；最後一個階段是推廣至全公司。

資材部應用

自動化專案控管取代人為控制 節省專案人力負荷

過去，資材部為了更主動管理專案進度，採用Microsoft Exchange Server 公用信箱記錄專案軌跡，執行同仁將各單位的回覆內容整理到公用信箱的Excel檔中，以Excel檔進行專案控管，但公用信箱沒有主動提醒、即時回覆、交流互動等功能。因此需要人為逐一檢查待辦事項， 哪些需優先處理、哪些需被追蹤或確認，葉經理明確指出，「以“人”進行專案管理可能因專案數量、專案期程或專案複雜度，在時效回報或進程掌握出現“ 時差” 。」“ 時差”就是管理專案的致命傷。

導入系統後， 資材部管理專案已不再有“ 時差” ， 用teamKube的到期日篩選功能，可快速判斷工作優先順序，依照到期日列出工作項目，省去人工逐筆查看的時間，當專案期程較長擔心日後忘記處理，系統會自動提醒專案參與者工作到期日，就像專屬個人秘書般貼心。

除此之外，teamKube 也改善跨部門協同效率，假設資材部與企劃部四個品牌、研發、物料、外部廠商等七個單位合作專案，各單位可在工作項進行回報或意見交流，系統自動形成有序的工作軌跡，取代過去與各單位往來信件後，仍需人工加以整理再回報到共用信箱的重複動作。

總經理與秘書應用

有效追蹤列管工作 即時掌握進程狀態

以往秘書需定期匯集各主管的工作進度呈報給總經理，由於詢問進度、匯整各主管的回報信件需一段作業時間，若總經理臨時想了解進度必須一一電話詢問，在進程掌握上就顯得不夠即時。對秘書而言，teamKube扮演的是集中列管工作的協同平台，以工作階層的概念將總經理交辦的工作分類，例如：以年份當作第一層工作向下分成『會議待辦』與『計劃型專案工作』兩類，依類型延伸工作項目，該工作負責人只需在這項工作回報進度，不僅可簡化匯整各主管工作進度的作業時間，結構化列管總經理交辦工作，也讓各工作項之間有清楚的關聯性，方便釐清整體全貌。總經理則以公司經營者的角度總覽交辦工作的進程，透過teamKube進度總覽表，可全盤檢視整體執行狀況是否符合公司策略與市場脈動，也可即時查看各項工作的執行細節，讓掌握進程具廣度與深度。

導入

歷程 Tips

種子教官得信賴 循序漸進不躁進

新系統導入時，難免會有適應上的過渡期，因此葉經理憑藉著在資訊部的豐富經驗，採取培育種子教官以及循序漸進的方式進行導入工程。以資訊部同仁進行先導作為種子教官，再對內進行教育訓練的好處有二，一方面了解公司內部作業流程；另一方面因為同事的身分可以直接宣導系統帶來的好處，較易取得信賴，降低排斥的心理。

謹慎評估IT投資

期待長期效益和作為

葉經理回憶，在雙方還沒有正式合作關係時，叡揚資訊的定期關懷留給他積極專業的第一印象，歷經兩年多的時間，待資材部的需求具體化，雙方才建立正式的合作關係，teamKube團隊更是積極提供系統服務與售後服務。葉經理以「積極管理」四個字點出宏亞對teamKube的期待與現況，也希望本次的IT投資在未來能發揮更積極的作為和運用。