【知識協作專欄】管大不管小 台橡A+管理研發專案哲學
一分鐘看問題
專案挑戰
- email 往返，不易追蹤掌握
- 專案複雜時程冗長，需要系統呈現過程及全貌。
- 檢討回溯研發過程時，難以真實呈現。
導入產品
- teamKube 工作管理平台
導入效益
- 自從導入系統後，工作進度方便與專案成員溝通討論，完整記錄事件始末，並即時掌握最新資訊，可有效減少電話溝通或稽催次數，對於平日工作處理有明顯助益。
- 明確設定工作限辦日後，系統化提醒負責人需在時間內回報工作進度避免延宕，且相關的討論記錄及檔案能夠有效的被留存，是最主要的優點。
- 以每月收集專案月報為例，未導入系統前，秘書需時常以電話或是 outlook 方式跟成員催繳月報，在導入系統後，由系統自動寄送提醒信給成員，秘書直接總覽月報繳交情形，減少催收文件的 loading。
身為亞太地區合成橡膠的領導者—台橡，其競爭優勢有三大面向：其一是不斷的在技術上創新，透過技術上的改良，符合高端客戶需求。其二在於導入專案管理的模式，執行『專業分工、團隊作戰』的經營方式。其三在於往海外擴展企業版圖，佈局全球化並與國際市場接軌。
「原物料價格波動的確是一個具影響力的不確定因素，所以台橡矢志於前瞻研發為了就是保持市場領先地位及制衡波動所帶來的衝擊。」「研發的真諦就在提高競爭門檻及高附加價值，故最前線的研發管理是攸關成敗的關鍵」。
隨著組織、研究專案日漸龐大，加上總公司與研發中心北高兩地相隔，在面臨會議繁多，會議中的決議事項需要確保有人會去執行及回報工作進度下，「我們開始思索信件如何不會飛來飛去？交辦執行的事件如何落實？跨國跨區的團隊合作如何如齒輪般完美默契地轉動？」台橡研究開發處強調，最後會選擇叡揚teamKube 工作管理平台，主因是可協助專案進度控管，統整組織溝通管道，讓成員間訊息傳遞無死角，並減少開會次數。
「往往，當我們回過頭要去審視專案工作時，必須在七零八散的email、或片段殘缺記憶裡拼拼湊湊而成。」台橡研究開發處表示，email 缺乏結構式追蹤與整體性呈現，往往事件複雜或期程拉長後，難以追溯待辦事項、會議、負責人之間的來龍去脈。藉由 teamKube 工作管理系統，運用在日常的工作事務、專案、會議所衍伸的待辦事項，組成以線上進行指派、工作回報、進度追蹤、溝通討論、知識經驗傳承的協同平台，再輔以系統自動化提醒、稽催等方式，可節省人力時間，提高工作效率。
舉例來說，目前台橡主要運用的層面為：
例1 催繳周月報高效率
系統自動統計逾期未結案的案件，目前每天早上定期寄送稽催信件給負責人，提醒負責人尚有逾期案件需儘快處理。
例2 協同好溝通高匯整
到目前為止我們將系統運用在專案相關的工作上較為頻繁，成為與相關人員的一個協同互動平台，在集思廣益解決問題的同時，也系統化保留經驗足跡與智慧。
例3 回溯找資料易搜尋
在專案執行時，以工作為主軸串連專案所有的文件資料、工作紀錄及會議討論過程，將人、事、時、文件結構化留存，有助未來組織的知識傳承。
「teamKube 其實也是訓練同仁Plan 的重要性。」台橡研究開發處強調，因為這是一套360 度的管理平台，在啟動專案的同時，分工流程及各項子交辦都應有整體輪廓，「經過規劃並拆解後的專案可以用teamKube 清楚表達各工作的層次性，利用系統可以有效整合專案資訊，對專案負責人來說，不僅掌握專案執行進度( 含專案細項工作) 也可了解衍生議題的處理狀況，另外，對專案成員來說，透過系統回報工作項目進度或討論問題，可讓主管了解因果後做出最適當的決策。」再者，透過teamKube，專案成員可針對專案工作即時發表意見，系統會自動形成討論串，方便瀏覽事件全貌，不用再從outlook 中開啟一封封email去追查，簡化釐清事件歷程的時間。
「自從導入系統後，工作進度高透明清晰化，有助 team member 瞭解事件始末，以及最新資訊的掌握，可有效減少電話溝通或稽催次數，對於平日效率有明顯助益。」台橡研究開發處表示，現在召開會議、收集月報或其他相關資料都透過teamKube 運作， 相當具有效率，擺脫電話、mail催資料找人的窘境，更可以養成同仁高自律的好習慣。
「專案逾期是難免的，但是有了 teamKube， 紀錄工作過程都一清二楚，重點是之後我們檢討回溯時，這些經驗過程中教了我們甚麼？有甚麼是我們可以改進的!」台橡研究開發處強調，剛開始導入teamKube 同仁難免會有所反彈，但是一旦養成習慣發現系統好處之後，主動使用甚至依賴。「最近甚至有國外顧問主動提出用 teamKube 來 run Brainstorming， 因為 teamKube 可以很容易 tracking、歸納各方意見、討論及交辦事務，相關資料也可上傳供搜尋，脈絡一清二楚，相當好用！」
研發本身就是嚴謹的工作，「稍有成分比例調整，可能這看似平凡的橡膠會變成神奇的膠黏劑、彈性膜等等。」 研發過程的實證也嚴重關乎生產力， 導入teamKube 就是為了讓三十多年來在研發創新所打下的良好根基更發光發熱，擦亮全球事業版圖。
