【知識協作專欄】一年近300個專案的25人團隊 teamKube化繁為簡

你看，像義隆電子等五間上市櫃IC 設計 公司、以及KKBOX、兔將創意、奇銳 等數位內容公司都在我們育成中心努力招商 下，設立南部辦公室！」國立中山大學南區促 進產業發展研究中心執行長王嘉淳，指著走廊 的成績笑笑地說。 中山南區產發中心成績亮麗　 從5人茁壯到25人 從98 年成立至今，中心團隊從5 人茁壯到25人。王執行長自信地說，產業界需要「精準、 快速、實用」，故在經營上須有別於傳統學校 研究中心的營運模式，反而積極走出校園，於 高雄軟體園區設立南部產業推動據點。「我們 直接接軌產業，明顯把效益做出來，一攤出來 大家都看得到成績，會產生出良性的連鎖效 益。伴隨逐年的績效成長，但逐漸也衍生管理 的效率的提升迫切性。「我們現在一年就有 200 ～ 300 個工作專案在進行，如果沒有一套專案管理工具輔助真的會天昏地暗!

中山大學南區促進產業發展 研究中心小檔案

整合南部地區有益於產業發展之資源能量，協助促進在地產業發展，並接受各公私立機構之委託，執行南部地區產業 發展營運的推動輔導任務。 共分為五大領域產業推動，包含：IC 設計產業推動、通訊產業推動、雲端產業 推動、綠色能源產業推動、數位內容產業推動等。

一年就有近300個工作專案在進行 用teamKube執行管理制度

管理背景出身的王執行長，很清楚知道，身 為一名專業管理人，面對愈趨龐大的團隊， 沒辦法像過去口頭樣樣看條條盯各各追，他 也不可諱言地表示：「專案難免Delay，但重 點是要知道這中間有甚麼原因，而不是被動 地接受結果，然後問題又一而再再而三地重 演！」這也是為何中心需要導入teamKube 來 做專案及團隊管理，盼能建立一套有系統有 脈絡可循的工作模式，「清楚工作原貌，並 有效建立公正客觀可信度高的量化指標！」 他補充說明。

使用動機

1. 建立一套專案模式 。
2. 有脈絡可循回溯參考過往經驗及專案 。
3. 組織變大需要更有效率的管理 。
4. 比較過市面上的產品或是ERP 不一定功 能越多越複雜更好而是要適合組織 。

當員工的導師！每一次review時 更清楚團隊運作及進度　

「知識服務類型本來就很抽象，很難具體明 確化， 在teamKube 平台上， 更清楚團隊運 作，在每一次review 時，更清楚團隊運作及進度，並可以快速協助團隊找出隱而不顯的癥結 點。」從管理角度面來談，「主管要當員工的 導師」故王執行長利用teamKube 可細緻拆解 專案工作任務之特性，把一個大專案分成數個小工作，協助引導同仁Step by Step 遵循進度， 避免專案一拖再拖或是問題一再重演的窘境。

客訪報告紀錄及專案規劃都上傳　 建立中心能量庫

又者，中心每年計畫來自各產業及各類型， 「也是因為這樣的特性，因此沒辦法用幾套 SOP 來定義計畫，所以我們利用teamKube 來做管理，並建立中心能量庫，像是客訪報告紀 錄及專案規劃都會上傳至teamKube，累積並轉化成能量」王執行長解釋說明。再者，隨著中心逐漸龐大，難免會有人事異動，「藉由工 作進度及專案計畫都放在teamKube，不論是交接或是回溯查詢，甚至經驗分享都有脈絡可 循，節省新人上手及搜尋資料之時間。」同時，重要資訊也不會只藏在個人的email、隨身碟、電腦裡，資料也不會散亂。

拆解工作進度　 專案執行更順利

使用半年下來，teamKube 最大的效能就是扮 演好一個工具平台來幫助中心運作模式， 雖然 溝通進度通常還是面對面進行，但teamKube 可以協助團隊在初期溝通時，一步步細分工作 計畫，討論好取得共識之後，承辦人就可以依 照teamKube 上面的交辦來執行工作，而主管 則藉由teamKube 來追蹤團隊成員之進度。

「teamKube 另一方面是可以提醒工作逾期!」 王執行長說，雖然專案難免會落後，但這樣 的功能，一方面是可以提醒成員，另一方面則 是希望團隊可以在逾期 前，可以事先告知落後 之原因並想辦法修正， 「有時候環境的變化的 確很難歸咎，但是我希 望teamKube 的提醒能讓 團隊更具警覺心，並能 養成未雨綢繆心態，遇 到挑戰時也可以更彈性 應對!」他笑笑地說。